E-Rechnung mit DATEV

Diese können von der empfangenden Anwendung automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden. Ein manueller Erfassungsaufwand entfällt. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland eine gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz eingeführt. Demnach müssen E-Rechnungen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

E-Rechnung: Formate

Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931.Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung mitbringt, müssen die Inhalte für den/die Anwender:in visualisiert werden: Dies geschieht durch einen sogenannten Viewer in der empfangenden Software, der den "strukturierten Datensatz" der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x. besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.

Kurzgefasst

E-Rechnung 2025: Die digitale Transformation des Rechnungswesens

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile und wird ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Die E-Rechnung ermöglicht eine effiziente, papierlose Abwicklung von Rechnungsprozessen, die nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch zur Umweltfreundlichkeit beiträgt. Mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die den europäischen Normen entsprechen, können Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch erstellen, versenden, empfangen und weiterverarbeiten. Dies fördert die Automatisierung und Digitalisierung des Rechnungswesens und trägt zu einer schnelleren Verarbeitung und einem reduzierten Verwaltungsaufwand bei.

Vorbereitung auf die E-Rechnung: Stammdaten und Prozessanpassung

Für die Umstellung ist es wichtig, die Stammdaten der Kundschaft zu aktualisieren und sicherzustellen, dass die notwendigen E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand hinterlegt sind. Mit der Einführung der E-Rechnung entfällt auch die Notwendigkeit einer vorherigen Zustimmung zum digitalen Rechnungsversand im B2B-Bereich. Dies erleichtert den Übergang zu einem vollständig digitalisierten Rechnungsprozess erheblich.

Maximale Effizienz durch universelle Umstellung auf E-Rechnungen

Um eine möglichst hohe Akzeptanz und Effizienz zu erreichen, empfiehlt es sich, alle Kundengruppen auf die E-Rechnung umzustellen. Das hybride Format ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass es sowohl einen maschinenlesbaren Datensatz als auch eine für Menschen lesbare PDF-Version enthält, wodurch es besonders flexibel einsetzbar ist. Bei der Umstellung sollte auch der Rechnungseingangsprozess und der Rechnungsausgangsprozess angepasst und Möglichkeiten zur Automatisierung genutzt werden, um von den vollen Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.

DATEV als Partner für eine reibungslose E-Rechnungsumstellung

Die DATEV unterstützt bei dieser Umstellung mit passenden Lösungen, die eine reibungslose Implementierung der E-Rechnung ermöglichen und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sicherstellen. Dadurch können Kanzleien und ihre Mandanten nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Prozesse effizienter gestalten und zukunftssicher aufstellen.