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FAQ E-Rechnung
Häufige Fragen zum Thema E-Rechnung
Allgemeine Fragen
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch wird eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Bekannte E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.
Eine XRechnung ist ein rein strukturiertes E-Rechnungsformat und besteht aus einer reinen XML-Datei. Sie ist nicht mit dem menschlichen Auge lesbar. ZUGFeRD ist ein sog. hybrides Format, weil es neben den strukturierten Daten (XML-Datei) ein lesbares PDF enthält.
Wichtig ist, dass eine E-Rechnung der Norm EN 16931 entsprechen muss.
Eine reine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten und ist keine E-Rechnung. Sie kann daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. PDF-Rechnungen sind zukünftig nicht mehr zulässig.
Die E-Rechnung bildet die Grundlage für durchgängig digitale und automatisierte Prozesse im Rechnungsein- und -ausgang.
Durch den Wegfall von Medienbrüchen müssen die Rechnungen nicht mehr manuell erfasst werden und es werden Fehler, bspw. beim Abtippen vermieden. Die Bearbeitungszeiten verkürzen sich erheblich - im Rechnungseingang um bis zu 60%.
Die Nachvollziehbarkeit des elektronischen Übermittlungswegs steigt und elektronische Rechnungen können nicht „auf dem Postweg“ verloren gehen.
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein Anspruch auf eine PDF- oder Papierrechnung besteht nicht.
Darunter fallen Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Daher sind bspw. auch Freiberufler betroffen.
Vereine sind E-Rechnungspflichtig, sofern sie als Auftragnehmer für die öffentliche Hand tätig sind oder für Bereiche, in denen sie unternehmerisch tätig sind.
Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen und Ausnahmen.
So müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von > € 800.000,00 ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen für Leistungen an Unternehmen verschicken.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von ≤ € 800.000,00 müssen spätestens ab dem 01.01.2028 E-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist.
Rechnungen an private Kunden sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Ausnahmen gibt es für Kleinunternehmer gem § 19 UStG sowie für Kleinbetragsrechnungen unter € 250,00 und Fahrausweise.
Auch steuerfreie Leistungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Eine gesetzliche Festlegung für den Versand von E-Rechnungen gibt es nicht. Daher können sich die Geschäftspartner auf einen Übertragungsweg einigen.
Viele Unternehmen setzen dabei heute auf E-Mail. Ein E-Mail-Postfach ist grds. in jedem Unternehmen verfügbar. Allerdings ist die E-Mail mit einigen Nachteilen verbunden.
Als Versender weiß ich nie, ob eine E-Mail wirklich angekommen ist und ich habe die Verpflichtung mich um die Sicherheit, z.B. Verschlüsselung, zu kümmern.
Als Empfänger muss ich mich um den Schutz vor Viren kümmern und muss außerdem größeren Wert auf die Rechnungsprüfung legen, weil eine Manipulation auf dem Weg nicht ausgeschlossen werden kann.
Eine Alternative dazu stellen Netzwerke wie TRAFFIQX oder Peppol dar. Die Netzwerke kümmern sich um die sichere und zuverlässige Übertragung und bieten Schutz vor Betrügern. Der Versender erhält die Sicherheit, dass seine Rechnung angekommen ist und der Empfänger, dass keine Manipulation stattgefunden hat.
Die Prozesse werden dadurch schneller und schlanker und die Rechnungen werden in der Regel früher bezahlt.
Mit der DATEV E-Rechnungsplattform kann mit dem DATEV E-Rechnungspostfach können E-Rechnungen über die Netzwerke TRAFFIQX und Peppol und per E-Mail ausgetauscht werden.
Mit der E-Rechnungspflicht werden verschiedene Ziele verfolgt.
Zum einen soll die Digitalisierung der Wirtschaft vorangetrieben werden. Durch die E-Rechnung werden Doppelarbeiten und Fehler vermieden und der Automatisierungsgrad im Rechnungswesen wird gesteigert. Dies führt zu erheblichen Einsparungen.
Zum anderen ist die E-Rechnung der erste Schritt in Richtung eines Systems zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung im Bereich der Umsatzsteuer. Mitunter wird hier auch von einem Umsatzsteuer-Meldesystem gesprochen.
Auf Ebene der EU ist ein solches System mit einem Start zum 01.07.2030 beschlossen. D.h. ab dem 01.07.2030 müssen alle Rechnungen, die zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten ausgetauscht werden an eine zentrale Stelle gemeldet werden.
Deutschland plant die Einführung eines solchen Systems für Rechnungen, die zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland ausgetauscht werden.
Sofern eine Versandpflicht besteht (insbes. nach Ablauf der Übergangsregelungen) besteht das Risiko, dass der Empfänger die (Papier- oder PDF-)Rechnung nicht als ordnungsgemäß anerkennt und nicht bezahlt. In der Regel erhält man dann eine Aufforderung eine ordnungsgemäße Rechnung zu schicken.
Im Rahmen der Übergangsregelungen besteht die Möglichkeit, den Versender zu bitten, eine Papier- oder PDF-Rechnung zu schicken. Ein Anspruch darauf besteht allerdings nicht.
Führt die Nicht-Annahme der E-Rechnung dazu, dass die Rechnung nicht bezahlt wird, ergeben sich üblichen Konsequenzen, wie z.B. Mahnung, Mahnverfahren oder Auslistung bei dem Lieferanten.
Die Möglichkeit, eine Papier- oder PDF-Rechnung zu erhalten, entfällt zum 01.01.2027 bzw. 2028. Nach diesen Daten ist ein Vorsteuerabzug auf PDF- oder Papier-Rechnungen nicht mehr möglich, es sei denn, es greift eine Ausnahme.
DATEV Unternehmen online bietet heute bereits die Möglichkeit, E-Rechnungen gesetzeskonform weiterzuverarbeiten.
Die Finanzverwaltung legt in mehreren sog. BMF-Schreiben fest, wie mit E-Rechnungen umzugehen ist.
Dazu gehört bspw., dass die strukturierten Daten (XML-Datei) maßgeblich sind für den Vorsteuerabzug.
Auch die Rechnungsprüfung sollte daher auf Basis der strukturierten Daten erfolgen.
Weiterhin legen die sog. GoBD z.B. fest, wie E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren sind.
Werden diese Regeln nicht eingehalten, besteht das Risiko, dass der Vorsteuerabzug versagt wird. Spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung könnte es dann zu einer Steuernachzahlung kommen.
DATEV Unternehmen online bietet heute bereits die Möglichkeit, E-Rechnungen gesetzeskonform weiterzuverarbeiten und zu archivieren.
- DATEV Unternehmen online
Eine E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen. Ohne technische Hilfsmittel ist eine E-Rechnung nicht von einer anderen XML-Datei zu unterscheiden.
Zukünftig ist der Vorsteuerabzug nur auf normkonforme E-Rechnungen möglich.
Daher muss die verwendete Software anzeigen, ob es sich bei der empfangenen Rechnung um eine normkonforme E-Rechnung handelt.
Das DATEV E-Rechnungspostfach in/oder auf der DATEV E-Rechnungsplattform validiert eingehende Rechnungen und zeigt das Ergebnis an.
Die strukturierten Daten einer E-Rechnung bilden die Basis für die Vorsteuerabzug. Sie sollten für die weitere Verarbeitung, Prüfung, Buchung oder Bezahlung herangezogen werden, v.a. weil es immer wieder vorkommt, dass das PDF von den Daten abweicht.
In den DATEV-Programmen ist es so, dass grds. mit den Daten gearbeitet wird. D.h. werden die Daten einer E-Rechnung z.B. in Belege online oder Belegfreigabe angezeigt, handelt es sich um die Daten aus der XML-Datei.
Zusätzlich wird eine sog. Datenvisualisierung angezeigt. Diese enthält alle Daten aus der XML-Datei.
Dies ist deutlich umfangreicher als die im Programm vorbelegten Daten und in der Regel auch umfangreicher, als die frühere PDF-Rechnung, da E-Rechnungen mehr Daten enthalten.
Da die Datenvisualisierung von der empfangenden Software, z.B. DATEV E-Rechnungsplattform, erstellt wird, sieht sie für alle Rechnungen gleich aus, unabhängig davon, von welchem Lieferanten sie kommen.
Produktbezogene Fragen
Alle DATEV-Lösungen können normkonforme E-Rechnungen verarbeiten bzw. erstellen und versenden.
Durch die Validierung der ausgehenden Rechnungen können wir sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen erfüllt werden.
Mit DATEV Unternehmen online arbeiten Sie in Ihren kaufmännischen Prozessen digital mit Ihrem Steuerberater zusammen.
Mithilfe der jeweiligen Module können Sie E-Rechnungen gesetzeskonform weiterverarbeiten und archivieren.
Die DATEV E-Rechnungsplattform ist eine innovative Lösung, die den digitalen Rechnungsaustausch ermöglichst. Mit dem auf der Plattform integrierten DATEV E-Rechnungspostfach können Rechnungen sicher, effizient und komfortabel mit Geschäftspartnern ausgetauscht werden.
Das Postfach ist an die etablierten Rechnungsnetzwerke TRAFFIQX und Peppol angebunden.
Das vereinfacht und beschleunigt Ihre Prozesse, stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und sorgt für ein hohes Sicherheitsniveau.
Das E-Rechnungspostfach wird sukzessive um weitere Leistungen erweitert.
DATEV SmartTransfer ist die richtige Lösung für Unternehmen, deren Anforderungen über die Leistungen des E-Rechnungspostfachs hinausgehen, z.B. weil eine komplexe IT-Landschaft angebunden werden muss oder weil bestimmte Formate benötigt werden.