Häufige Fragen zum Thema E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die in einem strukturiertem Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.x und die XRechnung.

Um eine E-Rechnung im Format XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zu übermitteln, ist eine eindeutige Adressierung des Rechnungsempfängers notwendig. Die Leitweg-ID ermöglicht diese eindeutige Adressierung eines Rechnungsempfängers der öffentlichen Verwaltung.

Bei einer XRechnung ist die Angabe der Kunden-Referenznummer (Leitweg ID) verpflichtend.

Mehr Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center, "E-Rechnung Leitweg-ID".

Ist zwischen den Geschäftspartnern der elektronische Rechnungsversand vereinbart, gilt die E-Rechnung als zugegangen, sobald sie in der Mailbox des Empfängers oder seines Providers abrufbar gespeichert ist.

Ja, die Begriffe "E-Rechnung" und "E-Invoicing" werden oft synonym verwendet, um den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern zu beschreiben. Beide Ausdrücke beziehen sich auf den Prozess, bei dem Rechnungen in elektronischer Form erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Übertragungskanal für Dokumente im Beschaffungswesen, der u.a. die standardisierte Übermittlung von E-Rechnungen in Deutschland und Europa ermöglicht.

Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland werden mehrere Rechnungseingangsportale betrieben, u.a. auf Bundesebene das ZRE und das OZG-RE. Die Portale dienen der Übermittlung von XRechnungen (oder anderen zugelassenen E-Rechnungsformaten) an öffentliche Auftraggeber. Hierfür stehen mehrere Übermittlungswege zur Verfügung, u.a. PEPPOL, aber auch E-Mail oder Weberfassung. Die Portale bieten Unternehmen einen sicheren und effizienten Versand von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für die Behörden bedeutet der zentrale Rechnungseingang eine Vereinfachung und Effizienzsteigerung. Über welches Portal die Rechnungen zu versenden sind, wird vom Auftraggeber festgelegt.

Ja, die konkrete Ausgestaltung hängt vom eingesetzten DATEV-Programm ab.

Ein umfassendes Verständnis der Verfahrensdokumentation ist notwendig, um die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Die Verknüpfung von Verfahrensdokumentation und E-Rechnung stellt somit nicht nur die Rechtskonformität sicher, sondern optimiert auch die Effizienz und Transparenz der Buchhaltungsprozesse im digitalen Zeitalter.

Sie umfasst eine detaillierte Beschreibung aller Prozesse, die mit der elektronischen Rechnungsstellung in einem Unternehmen verbunden sind. Dies umfasst die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen.

Die Verfahrensdokumentation dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Sie legt fest, wie elektronische Rechnungen empfangen, geprüft und verbucht werden. Darüber hinaus werden Schnittstellen zu anderen relevanten Systemen sowie interne Kontrollmechanismen dokumentiert.

Mit den DATEV-Programmen 17.0 ist dieses Verhalten angepasst worden. Es ist dann keine manuelle Bestätigung mehr notwendig, wenn keine Kundenreferenz erfasst ist.

Der Leistungsnachweis ist eine Aufstellung über alle erfassten Aufwendungen. Er kann zusammen mit einer Rechnung oder einem Probedruck, Rechnungsvorschlag, Angebot als Anhang ausgedruckt werden. Die Anzahl der gedruckten Z/M/A-Sätze ergibt sich aus dem Umfang der abzurechnenden Aufträge bzw. Teilaufträge.

Neuerungen ZUGFeRD/ Digitale Rechnung:

• Leistungsnachweis zur ZUGFeRD/ Digitale Rechnung drucken

Ob und mit welchen Inhalten (Zeiten, Materialien, Auslagen, Notizen, Bewertung, etc.) der Z/M/A-Leistungsnachweis gedruckt werden soll, können Sie über die Kontrollkästchen einstellen.

DATEV SmartTransfer ist grundsätzlich branchenunabhängig für jedes Unternehmen mit Interesse an elektronischer Rechnungsverarbeitung im Ein- und Ausgang geeignet. Insbesondere für Unternehmen mit individuellen Anforderungen (z.B. Versand von E-Rechnungen ins Ausland oder in speziellen E-Rechnungsformaten, Verwendung einer Drittsoftware für die Rechnungsstellung etc.) ist DATEV SmartTransfer eine Lösung.

Bei DATEV SmartTransfer bestimmt der Rechnungsempfänger das Auslieferungsformat. D.h. Ihre Rechnungsempfänger und Sie erhalten alle Belege in dem Format, das Sie für die automatisierte Weiterverarbeitung benötigen. Dazu zählen E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT, IDoc uvm.

Nein, Sie können Ihre gewohnte Rechnungsschreibungssoftware weiterhin nutzen und trotzdem DATEV SmartTransfer für den Rechnungsausgang einsetzen.