FAQ für Software-Hersteller

Richtig ist, dass der Gesetzgeber vorauss. bis 2028 keine Vorgaben zum Übertragungskanal für E-Rechnungen machen wird. Rein rechtlich wäre es also ausreichend, ausschließlich auf die E-Mail zu setzen. Die E-Mail ist zwar ein verbreitetes und etabliertes Medium, aber gleichzeitig auch mit Unsicherheiten belastet: ohne Verschlüsselung erfolgt die Übertragung grds. offen; Veränderungen des Inhalts sind möglich; ob die E-Mail tatsächlich empfangen wurde, ist bis zum Zeitpunkt der Zahlung für den Versender unklar; der Empfänger kann sich nicht sicher sein, alle Rechnungen erhalten zu haben; eine E-Mail kann an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen eingehen, sich einen Überblick über alle Rechnungen zu verschaffen ist ggf. nur schwer möglich. Größere Unternehmen setzen daher heute schon häufig nicht mehr auf die E-Mail und können das ihren Geschäftspartnern gegenüber auch durchsetzen. Mit der DATEV E-Rechnungsplattform können die genannten Probleme von Anfang an vermieden werden und man setzt gleich auf den zukünftigen Prozess.

Es kommt nicht darauf an, wo die Geschäftspartner registriert sind, sondern ob die jeweiligen Plattformen auch heute schon miteinander kommunizieren können. Nutzt der Geschäftspartner eine Plattform im TRAFFIQX- oder PEPPOL-Netzwerk, ist eine Kommunikation mit der DATEV E-Rechnungsplattform problemlos möglich. Spätestens mit der Einführung des Umsatzsteuer-Meldesystems wird der Staat Vorgaben zur Plattform-zu-Plattform-Kommunikation machen.

Grundsätzlich steht es allen Software-Herstellern und auch anderen frei, die Schnittstelle zur E-Rechnungsplattform umzusetzen. DATEV führt auch entsprechende Gespräche. Rechtlich ist es so, dass Rechnungen (in das Postfach des Empfängers) zugestellt werden müssen, d.h. die Nutzung von Lieferantenportalen bedarf einer einzelvertraglichen oder AGB-Regelung. Spätestens mit der Einführung des USt-Meldesystems wird nach unserer Kenntnis dieser Weg nicht mehr funktionieren.

Im ersten Schritt stehen der Versand und der Empfang von E-Rechnungen im Fokus. Es ist geplant die Plattform sukzessive, um attraktive Mehrwertdienste zu ergänzen, welche eine Optimierung der Prozesse ermöglichen.

Beispiel: Der Rechnungssteller kann nur eine XRechnung erzeugen, der Rechnungsempfänger kann nur ZUGFeRD verarbeiten.

Grundsätzlich besteht ab dem 01.01.2025 eine Empfangsverpflichtung für alle EN 16931-konformen Formate. D.h. eine Ablehnung ist nicht ohne weiteres möglich. DATEV plant jedoch im Rahmen von Komfortfunktionen bspw. eine Konvertierung in das Empfänger-Zielformat anzubieten.

Mit dem Produkt "E-Rechnungsplattform" adressieren wir grundsätzlich den deutschen Markt. Ein Versand ins Ausland ist möglich, wenn der Empfänger ein ZUGFeRD-Format, eine XRechnung oder zukünftig Peppol BIS Billing 3.x akzeptiert und über Peppol, das TRAFFIQX-Netzwerk oder ggf. E-Mail erreichbar ist. Andere Formate und Übertragungskanäle und damit auch Länder können heute schon über DATEV SmartTransfer umgesetzt werden.

DATEV wird verschiedene Bereitstellungskanäle für die nachgelagerten Prozesse, z.B. im ERP-System, vorsehen. U.a. wird die Möglichkeit bestehen, eine Schnittstelle (REST/API) zu implementieren und die Daten so automatisiert zu übertragen.

Sofern keine allgemeine Störung vorliegt, wird der Nutzer anhand der zurückerhaltenen Statusmeldungen prüfen müssen, ob Versand und Zustellung erfolgt sind. Wurde eine valide EN 16931-konforme E-Rechnung erfolgreich zugestellt, kann der Empfänger diese rechtlich gesehen nicht ablehnen. Tut er das doch wird der Rechnungssteller dies mit dem Empfänger klären müssen.

Mit der DATEV-E-Rechnungsplattform konzentrieren wir uns derzeit auf den B2B-Kontext. Jedoch ist uns bewusst, dass sich Kunden einen einheitlichen Prozess für alle Rechnungen wünschen. Für Privatkunden wäre das ZUGFeRD-Format eine Möglichkeit, da es ein hybrides Format mit einer Sichtkomponente in Form eines PDF bietet. Rein strukturierte Datenformate werden im B2C-Bereich nicht funktionieren. Bei Rechnungen an den Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Es gibt von Seiten des Gesetzgebers keine finalen Vorgaben zum Meldesystem. Da aber die wesentliche Motivation zum Thema E-Rechnung die Umsatzsteuerbetrugsprävention ist, gehen wir fest von der zeitnahen Einführung eines solchen Meldesystems aus.

Nein. Nach jetzigem Stand wird die EU Meldesysteme vorschreiben und dezentrale Plattformen (wie in Frankreich) zulassen. Ein zentrales Clearance-System wie in Italien stellt einen starken Eingriff in den Datenaustausch der Wirtschaft dar mit entsprechenden Risiken.

Über eindeutige Identifier erkennt die E-Rechnungsplattform über welchen Kanal der Empfänger die E-Rechnung erhalten möchte. Im B2G-Bereich erfolgt dies z.B. über die Leitweg-ID. Im Bereich B2B z.B. über die Peppol-ID oder die USt-ID. Ggf. wird der Gesetzgeber im weiteren Verlauf Vorgaben zu verpflichtend zu verwendenden Identifiern machen.

Die DATEV E-Rechnungsplattform verfügt über Anbindungen an das TRAFFIQX- und das Peppol-Netzwerk und wird zukünftig Anbindungen an alle entstehenden Plattformen im Zuge der Einführung des USt-Meldesystems sicherstellen. Verfügt der Empfänger über keine dieser Anbindungen werden die Rechnungen in der Übergangsphase zum Meldesystem per E-Mail zugestellt.

Ja, ein Peppol-Access-Point ist vorhanden. Der Versand und Empfang über Peppol sind möglich.

Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland (B2G). Die Leitweg-ID wird im Feld "Käuferreferenz" (BT-10) angegeben.

Die Leitweg-ID ermöglicht eine Zustellung über das TRAFFIQX- oder Peppol-Netzwerk, je nach Präferenz des Empfängers. Ist weder TRAFFIQX noch Peppol hinterlegt, wird per E-Mail zugestellt.

Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Ja, es wird weitere elektronische Rechnungsformate geben. Diese müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Es sind alle normkonformen E-Rechnungsformate zulässig (conform und extended).

ZUGFeRD 2.2 ist ein Hybridformat und besteht aus einer Sichtkomponente (PDF-Datei) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei). Eine XRechnung besteht aus einem rein strukturierten Datensatz (XML-Datei).

Ja, wir setzen die jeweils aktuelle XRechnungs-Version fristgerecht um.

Alle normkonformen E-Rechnungsformate sind zulässig. In Deutschland sind das ZUGFeRD und XRechnung. Aber auch andere, bspw. ausländische Formate, sind nicht ausgeschlossen.

Der Gesetzgeber macht derzeit keine Vorgaben zum Übertragungskanal (E-Mail, PEPPOL, etc.) Dies wird vorauss. mit Einführung des USt-Meldesystems erfolgen.

Beide „Sprachen" sind im Kontext der EN 16931 zulässig. Aktuell setzt sich aber eher UBL durch. Wir haben keine Informationen dazu, dass es dazu Vorgaben geben wird.

Über EDI-Verfahren wird das rein strukturierte Rechnungsformat EDIFACT gesendet. EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 unverändert genutzt werden. Ab 01.01.2028 kann EDIFACT weiterhin genutzt werden, sofern die erforderlichen Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, sodass das Ergebnis der EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.

Auf europäischer Ebene wird aktuell diskutiert, ob Sammelrechnungen weiterhin eingesetzt werden können. Hierzu gibt es noch keine klare Aussage.

Empfehlung ist eine Anbindung des rechnungsschreibenden Warenwirtschaftssystems an die DATEV E-Rechnungsplattform.

Die API zur Anbindung an die E-Rechnungsplattform ersetzt nicht die bestehenden Datenservices (z.B. Buchungsdatenservice). Sollen beispielsweise vollständige Buchungssätze aus dem rechnungsgenerierenden System in das DATEV-Ökosystem übertragen werden, ist neben der API-Anbindung der E-Rechnungsplattform der Buchungsdatenservice umzusetzen. Bevor Sie mit der Implementierung einzelner APIs bzw. Datenservices starten, empfehlen wir eine Allgemeine Konzeptberatung. Hier können Sie einen Termin dafür buchen.

In der ersten Ausbaustufe der Plattform muss das rechnungsschreibende Systeme EN16931-konforme E-Rechnungen an die Plattform übermitteln. In einer Ausbaustufe wird die Plattform auch Rechnungsrohdaten empfangen und in ein gültiges Format konvertieren können.

Nein, die APIs ergänzen sich. Der Versand sowie der Empfang einer E-Rechnung über die DATEV E-Rechnungsplattform wird über die (in der Entwicklung befindliche) Traffiqx Invoice API realisiert. Die bisherigen Datenservices sind weiterhin für die Rechnungs- und Datenübermittlung nach DATEV Unternehmen online bzw. Kanzlei Rechnungswesen zu nutzen (Archivierung der Belege und Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung).

Im Regelfall ist das nicht sinnvoll, da

a) nicht alle Kunden die DATEV E-Rechnungsplattform nutzen werden.

b) nicht alle Rechnungen (z.B. B2C-Rechnungen) über die DATEV E-Rechnungsplattform versendet werden.

c) keine über die E-Rechnungsdaten hinausgehenden Daten wie z.B. Buchungsinformationen (z.B. Konto und Gegenkonto), SEPA- und Kassendaten transportiert werden können.

Alle Datenservices können heute bereits E-Rechnungen (ZUGFeRD und X-Rechnung) transportieren. Unterschiede ergeben sich in der Verarbeitung der Daten.

Belegbilderservice

Die Daten aus den E-Rechnungsformaten werden in Belege online vorbelegt. Wenn die E-Rechnung nicht valide ist, übernimmt automatisch der DATEV Buchungsassistent online (OCR) die Vorbelegung der Erfassungsfelder und der Buchungszeile.

Rechnungsdatenservice 1.0

Die Daten in den E-Rechnungsformaten können den strukturierten Daten des RDS 1.0 beigefügt und nach Belege online Bearbeitungsform Erweitert übernommen werden.

Rechnungsdatenservice 2.0

E-Rechnungsformate können als Anhang zu den Rechnungsdaten über den Belegbilderservice ergänzend mitgesendet werden. Die in den E-Rechnungsformaten enthaltenen Daten werden nicht ausgelesen bzw. weiterbverarbeitet.

Buchungsdatenservice

E-Rechnungsformate können als Anhang zu den Buchungsdaten über den Belegbilderservice ergänzend mitgesendet werden. Die in den E-Rechnungsformaten enthaltenen Daten werden nicht ausgelesen bzw. weiterbverarbeitet.

X-Rechnung

Die von DATEV generierte Sichtkomponente wird angezeigt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD-Rechnungen (pdf) werden sowohl in Belege online als auch im Rechnungswesen Programm angezeigt. Perspektivisch wird DATEV auch bei ZUGFeRD eine Sichtkomponente erzeugen.

Wir informieren bewusst in einer frühen Phase. Aktuell stehen die Preise noch nicht endgültig fest. Ziel ist ein attraktives Preismodell und Geschäftsmodell für alle Beteiligten zu bieten. Dieses werden wir in den nächsten Monaten gemeinsam mit allen Beteiligten konkretisieren.

Die DATEV E-Rechnungsplattform ist als offenes Ökosystem konzipiert. Jedes Unternehmen kann die Plattform nutzen - unabhängig davon, ob das Unternehmen Mandant eines DATEV-Steuerberaters ist. Im Zuge der Registrierung auf der Plattform wird das Unternehmen DATEV-Kunde. Die Anbindung der eigenen Lösung an die Plattform per API steht allen Lösungsanbietern zur Verfügung.

Die Plattform richtet sich an alle Unternehmen. Egal ob Kleinstunternehmen mit geringem Rechnungsaufkommen oder Unternehmen mit sehr großem Belegvolumen.

Die Pilotierung der APIs ist für Ende 2024 vorgesehen. Zu diesem Zeitpunkt wird DATEV entsprechende Schnittstellendokumentationen zur Verfügung stellen.

Nein, der Empfang wird zwar verpflichtend. Nicht aber der Austausch über Plattformen.

Ja, DATEV stellt allen Software-Herstellern, die sich in die DATEV E-Rechnungsplattform integrieren, für deren Kommunikation ein Label bereit, das die Anbindung der Lösung an die Plattform widerspiegelt.

Eine Listung im DATEV-Marktplatz mit einem eigenen Profil erfolgt nur bei einer vertraglichen Partnerschaft mit DATEV. Software-Hersteller können sich für eine Partnerschaft als DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner bewerben.

DATEV wird Partner, die sich in die DATEV E-Rechnungsplattform integrieren, auf der Trefferliste im DATEV-Marktplatz speziell kennzeichnen. Über Filteroptionen werden Marktplatz-Nutzer außerdem nach entsprechenden Partnern filtern können. Darüber hinaus wird auf dem jeweiligen Partnerprofil ausgewiesen, dass der Partner die DATEV E-Rechnungsplattform unterstützt. Partner, die E-Rechnungen erstellen oder empfangen können (ohne Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform) sind ebenfalls im DATEV-Marktplatz entsprechend gekennzeichnet bzw. filterbar.