E-Rechnung – neue Entwicklungen und aktuelle gesetzliche Regelungen

Das Bundesfinanzministerium unterscheidet dabei zwischen E-Rechnungen (gemäß der Norm EN 16931) und sonstigen Rechnungen (nicht-normkonformen Rechnungen). Normkonforme Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 besitzen das Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x. Eine sonstige Rechnung ist eine E-Rechnung, die nicht der Norm EN 16931 entspricht und damit in einem anderen elektronischen Format übermittelt wird. Auch jede andere Rechnung, die keine E-Rechnung ist und zum Beispiel als PDF oder auf Papier übermittelt wird, wird in diesem Zusammenhang als sonstige Rechnung definiert.

PDF-Rechnungen sind rein bildhafte Rechnungen. Sie sind keine E-Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 und können nicht automatisiert beim Rechnungsempfänger verarbeitet werden. Sie entsprechen dem Belegbild der Originalrechnung und unterscheiden sich von einer Papierrechnung nur dadurch, dass sie als Bilddatei elektronisch per E-Mail verschickt werden. Für die Verarbeitung besteht kein Unterschied: beide Rechnungen werden behandelt wie digitalisierte Papierrechnungen.