Gesetzliche Regelungen

Diese können von der empfangenden Anwendung automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden. Ein manueller Erfassungsaufwand entfällt. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland eine gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz eingeführt. Demnach müssen E-Rechnungen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931.Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung mitbringt, müssen die Inhalte für den/die Anwender:in visualisiert werden: Dies geschieht durch einen sogenannten Viewer in der empfangenden Software, der den "strukturierten Datensatz" der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x. besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.

Es handelt sich um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist per Definition eine „sonstige Rechnung“:Sonstige Rechnungen sind Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (nicht EN 16931) oder in Papierform ausgestellt, übermittelt und empfangen werden (der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt).
Sonstige Rechnungen sind spätestens ab 2028 im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Bereich „Unternehmen zu Unternehmen“ nicht mehr zulässig.

Pflicht zur E-Rechnung ab 1.01.2025

Generell gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027. Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die sie an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business - von Unternehmen zu Unternehmen). Nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.

Übergangsregelungen für den Versand vom 01.01.2025 bis 31.12.2027

01.01.2025 - 31.12.2026

Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027 - 31.12.2027

Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen oder - mit Zustimmung des Rechnungsempfängers - ein anderes elektronisches Rechnungsformat, sogenannte „sonstige Rechnungen“, die nicht der EN 16931 entsprechen (PDF etc.), versenden. Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

01.01.2028

Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.

Was bedeutet dies konkret für Sie?

Unabhängig davon, wann Sie Ihre Rechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen möchten, müssen Sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und in Ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten. Je früher Sie dies tun, desto früher können Sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungsprozesse profitieren. Die DATEV-Programme verfügen bereits heute über die Funktion „E-Rechnung“ und können die gesetzlich geforderten Formate gemäß der Norm EN 16931 empfangen, erstellen, versenden und verarbeiten. Wir bieten Ihnen ein breites Spektrum an Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnung.

Ausblick für Deutschland

Die geplante Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist Voraussetzung für die zukünftig geplante Verpflichtung der Unternehmen, steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im B2B-Bereich an ein bundesweit einheitliches elektronisches System der Finanzverwaltung zu melden (sog. transaktionsbezogenes Meldesystem). Sinn und Zweck dieses Meldesystems ist die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs im Inland. Die obligatorische E-Rechnung ist bereits jetzt im Vorgriff auf die Einführung des Meldesystems verpflichtend, auch um die hierfür erforderlichen technischen und organisatorischen Umstellungsarbeiten in den Unternehmen zeitlich zu entzerren.

Die EU-Kommission veröffentlichte am 8. Dezember 2022 ihren Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG) und der dazugehörigen Durchführungsverordnungen im Rahmen der Initiative "VAT in the Digital Age", kurz ViDA.

Der Vorschlag für das Gesetzgebungspaket besteht aus drei Säulen und beinhaltet Regelungen zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen und die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen. Darüber hinaus beinhaltet der Entwurf Erleichterungen bei der Erklärung des grenzüberscheitenden Waren- und Dienstleistungsverkehrs innerhalb der EU sowie die Einbeziehung von Online-Portalen in die Dienstleistungskette in den Bereichen der kurzfristigen Personenbeförderung und der Vermietung.

Die erste Säule “Modernisierung der Mehrwertsteuerpflichten" hat im Kontext E-Rechnung die größte Relevanz. Sie beinhaltet im Allgemeinen Regelungen zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen und die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen und wird deshalb im Nachgang näher beleuchtet.

E-Rechnung wird zum Standard

Die E-Rechnung wird ab 2028 zum Standard in Europa. Das bedeutet, dass Rechnungen gem. Artikel 218 Satz 1 MwStSystRL-E ab dem 1. Januar 2028 in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der EN 16931 auszustellen sind. Von den Mitgliedsstaaten kann die E-Rechnung bereits ab 2024 verpflichtend eingeführt werden.

Fristen für Rechnungsstellung und -empfang

Die E-Rechnung ist spätestens zwei Tage nach der Entstehung des Geschäftsvorfalls auszustellen. Anschließend müssen die meldepflichtigen Informationen der E-Rechnung innerhalb von zwei Tagen an eine zentrale EU-Plattform gemeldet werden.

Der Rechnungsempfänger hat nach Empfang der Rechnung ebenfalls zwei Tage Zeit, die meldepflichtigen Informationen an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Die verkürzte Meldefrist erleichtert dem Fiskus den Abgleich zwischen den Daten des Rechnungsstellers und denen des Rechnungsempfängers und sorgt für die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug.

Sammelrechnungen

Laut aktuellem Richtlinienvorschlag soll ab dem 1. Januar 2028 die Möglichkeit entfallen, zusammenfassende Rechnungen (Sammelrechnungen) auszustellen.

USt-Meldesystem ab 2028

Meldung USt-relevanter Informationen

Ab 2028 soll ein EU-weites USt-Meldesystem für innergemeinschaftliche Transaktionen eingeführt werden. Erhoben werden die Daten von den einzelnen Mitgliedstaaten. Anschließend werden die Daten automatisch an eine zentrale EU-Stelle (VAT Information Exchange System, kurz VIES) übermittelt, wo ein Abgleich stattfindet.

Zusammenfassende Meldung

Da die Zusammenfassende Meldung nach Ansicht der Kommission nicht ausreichend zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs beiträgt, soll diese im Zuge des Meldesystem ab 2028 abgeschafft werden.

Mitgliedstaaten müssen zustimmen

Damit dieses Gesetzgebungspaket verabschiedet werden kann, müssen alle 27 Mitgliedstaaten zustimmen - eine Herausforderung angesichts der notwendigen Anpassungen der bestehenden nationalen Systeme. Es ist zu erwarten, dass Änderungen im Vorschlag vorgenommen werden. DATEV bringt sich aktiv im Rahmen der Gremienarbeit in die Gesetzgebung ein.

Details finden Sie unter: VAT in the Digital Age

Hintergrund ist, dass sowohl jedes Bundesland als auch der Bund eigene Rechnungsverordnungen haben und darin die entsprechenden Verpflichtungen geregelt sind.

Derzeit bestehen im B2G-Bereich folgende Verpflichtungen:

• Verpflichtung zum Empfang: Öffentliche Auftraggeber entsprechend den jeweiligen Landesanforderungen im Kontext des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen
• Verpflichtung zur Erstellung: Derzeit unterliegen der Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung ausschließlich Rechnungssteller mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene und in den Ländern:
  • Baden-Württemberg
  • Bremen
  • Hamburg
  • Saarland
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Hessen
  • Ab 1. April 2025: Rheinland-Pfalz

Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen.

Zielsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Die EU-Richtlinie fördert primär den elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung bietet enorme Kosteneinsparungspotentiale im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsstellung, da sie medienbruchfrei und aufgrund der Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten automatisiert erfolgen kann. Manuelle Prozessschritte können dadurch bei der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung minimiert werden.

E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung auf Bundesebene

Am 1. Dezember 2016 wurde das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen verabschiedet und am 10. April 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Mit dem E-Rechnungsgesetz des Bundes werden die beschriebenen Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Das E-Rechnungsgesetz des Bundes schafft die Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes. Ergänzend wurde am 6. September 2017 die E-Rechnungsverordnung des Bundes beschlossen, welche am 18. Oktober 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde.

Während die EU-Richtlinie die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ausschließlich für den sogenannten oberschwelligen Vergabebereich regelt, bezieht das E-Rechnungsgesetz des Bundes betragsunabhängig alle Rechnungen ein. Dies gilt auch für unterschwellige Vergaben, unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags.

Zusätzlich ergibt sich aufgrund der E-Rechnungsverordnung des Bundes nun auch für den Rechnungssteller die Verpflichtung, elektronische Rechnungen einzureichen. Von definierten Ausnahmen abgesehen, wird die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen in vorgegebenen Rechnungsformaten und Übertragungskanälen festgelegt. Damit betrifft die Neuregelung auch Rechnungssteller an die öffentliche Verwaltung.

Die Verpflichtung des Bundes zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen trat nach § 11 Abs. 1 E-RechV grundsätzlich am 27. November 2018 in Kraft. Für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber galt die Verordnung erst ein Jahr später, seit 27. November 2019. Die Pflicht zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen trat hingegen erst zum 27. November 2020 in Kraft.

Umsetzung der Richtlinie durch die Bundesländer

Auch Bundesländer und Kommunen sind seit 18. April 2020 verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie anzunehmen. Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland ist die Richtlinie 2014/55/EU von den einzelnen Bundesländern selbstständig umzusetzen. Hierbei kann es durchaus zu Abweichungen im Vergleich zur Umsetzung des Bundes kommen. Eine Verpflichtung gegenüber den Lieferanten, eine E-Rechnung zu stellen, gibt es noch nicht flächendeckend. Allerdings fordern einzelne Bundesländer (z. B. Bremen) bereits seit dem 27.11.2020, E-Rechnungen in EU Richtlinien-konformen Formaten, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0, zu übermitteln.

Mehr zum Thema

• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

• Verband elektronische Rechnung (VeR)