Wann ist ein Einkommensnachweis für Selbstständige erforderlich?
Vielen Gründern fallen die Schwierigkeiten, die Selbstständige mit dem Nachweis des Einkommens haben, erst mit der Unternehmensgründung auf. Weil es keine Gehaltsabrechnungen für Selbstständige gibt, fehlen plötzlich in früher unkomplizierten Lebenslagen die Nachweise. Besonders spüren die fehlende Lohnabrechnung Selbstständige, wenn folgende Situationen eintreten:
- Kreditaufnahme (privat oder geschäftlich)
- Anmietung von Wohn- oder Geschäftsräumen
- Autofinanzierung oder Leasing
- Kauf einer Immobilie (privat oder geschäftlich)
In allen diesen Fällen fordern die Vertragspartner die Vorlage von Einkommensnachweisen für die selbstständige Tätigkeit. Dazu kommen in der Regel Abfragen über Bonität und Zahlungsverhalten bei Kredit- und Wirtschaftsauskunfteien wie der SCHUFA, infoscore Consumer Data, CRIF oder Creditreform Boniversum.
Da es keine Gehaltsabrechnungen für Selbstständige gibt, müssen Freiberufler und andere Unternehmer auf Alternativen zurückgreifen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, fehlende Arbeitsverträge und Abrechnungen zu ersetzen. Dazu zählen:
- Einkommensteuerbescheide der letzten zwei bis drei Jahre
- Kontoauszüge, die neben den Einnahmen einen Blick auf die Ausgabenseite erlauben
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Abfrage der Bonität bei Auskunfteien
Zeit als wichtiger Faktor für den Nachweis des Einkommens
Für Vertragspartner wie Vermieter und Kreditgeber stellen Freiberufler und selbstständige Einzelunternehmer ein schwer kalkulierbares Risiko dar. Anders als bei Kapitalgesellschaften besteht kein Stammkapital, auf das Gläubiger zugreifen könnten. Das Einkommen des Selbstständigen ergibt sich direkt aus den Gewinnen seiner Arbeit. Sind Sie bereits eine längere Zeit erfolgreich als Ihr eigener Chef tätig, belegt das nicht nur die Tragfähigkeit Ihrer Unternehmung. Sie können die fehlende Lohnabrechnung für selbstständige Tätigkeiten auch durch Einkommensteuerbescheide des Finanzamts kompensieren.
- Die amtlichen Nachweise belegen zumindest rückwirkend, wie viel Einkommen Sie erzielen.
- Können Sie diese Unterlagen nicht für ein, sondern besser für zwei oder gar drei Jahre einreichen, erleichtert das Ihrem Vertragspartner die Entscheidung.
- Zwar geben die Steuerbescheide keine Auskunft über den Geschäftserfolg der Zukunft, doch auch Arbeitnehmer können arbeitslos werden oder dauerhaft arbeitsunfähig erkranken.
Können Sie (noch) nicht auf Steuerbescheide zurückgreifen, akzeptieren einige Vermieter oder Banken auch eine BWA oder EÜR. Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Anfrage abgelehnt wird oder dass Sie erheblich schlechtere Konditionen erhalten.
Gründer profitieren daher besonders von Sicherheiten wie einer (weitgehend) abbezahlten Immobilie, Sparvermögen oder alternativen Finanzierungsformen wie Privatdarlehen von Familie oder Freunden, Fördermitteln, Partnern zur Start-up-Finanzierung, Crowdfunding und ähnlichen Optionen. Dann kommt es allerdings auf einen überzeugenden Businessplan an. DATEV empfiehlt dazu das umfassende Angebot von Gründerplan, das für viele Branchen zeigt, wie ambitionierte (Neu-)Selbstständige ohne Gehaltsabrechnung überzeugen.
Eine Alternative ist die nebenberufliche Gründung. Durch die zusätzliche Tätigkeit als Arbeitnehmer können Selbstständige Gehaltsabrechnungen vorlegen und zeigen, dass sichere Einnahmen vorhanden sind.
Einkommensnachweis für Selbstständige beim Privatkredit
Genau wie Arbeitnehmer finanzieren auch Selbstständige einen Teil ihres Konsums oftmals auf Kredit. Ob Möbel, Einbauküche oder neue Elektrogeräte – gelegentlich reichen die Rücklagen nicht aus, um Wünsche und Bedürfnisse sofort zu erfüllen. Das Ansparen ist nicht immer möglich und sinnvoll. Da aber eine Gehaltsabrechnung für Selbstständige fehlt, sind andere Dokumente erforderlich. Hier helfen bei vielen Banken nicht einmal zuverlässige Einkommensnachweise für Selbstständige. Denn Verbraucherkredite sind meist ebenso schnell genehmigt wie abgelehnt. Die Mitarbeiter haben feste Vorgaben und oft nur minimalen Entscheidungsspielraum.
- Viele Banken und Sparkassen bieten keine Privatkredite für Selbstständige ohne Gehaltsnachweise aus einer zusätzlichen Tätigkeit im Angestelltenverhältnis an.
- Nur wenige Kreditgeber akzeptieren Einkommensteuernachweise, BWA und EÜR werden nicht anerkannt.
Einkommensnachweise für Selbstständige zur Unternehmensfinanzierung
Um ein Darlehen zur Finanzierung von Betriebsausgaben (z. B. Anschaffung neuer Maschinen oder Büroausstattung) zu erhalten, wünschen sich die meisten Kreditgeber harte Fakten sowohl zur bisherigen als auch zur prognostizierten Einkommenssituation. Idealerweise legen Sie folgende Unterlagen vor:
- Einkommensteuerbescheide der letzten zwei bis drei Jahre
- EÜR
- BWA
Wichtig ist, dass die Bank das Zahlenwerk kompetent auswerten kann. Viele klassische Hausbanken für Arbeitnehmer und Beamte wie die Sparkassen und Volksbanken lehnen den Antrag schnell ab. Sinnvoller ist es, sich an Kreditinstitute zu wenden, die sich auf die Unternehmensfinanzierung spezialisiert haben.
Das gilt insbesondere für Gründer, die nur mit ihrem Businessplan überzeugen können. Bitte beachten Sie: Wenn Sie aus der Arbeitslosigkeit mit Leistungen wie ALG 1 oder Bürgergeld (früher ALG 2, „Hartz IV“) gründen, gelten diese Bezüge für Selbstständige nicht als Ersatz für eine Gehaltsabrechnung. Auch hier kommt es allein auf einen überzeugenden Businessplan an. Reichen Sie in diesem Fall nicht nur den Plan selbst ein, sondern geben Sie den Bankern auch Einsicht in die Prüfung des Plans durch eine fachkundige Stelle wie einen Steuerberater.
Einkommensnachweise für Selbstständige zur Vorlage beim Vermieter
Vermieter tun sich meist schwer mit Selbstständigen. Das gilt sowohl für gewerbliche als auch für private Mieträume. Schließlich ist ihnen bewusst, dass es neben Jahren mit sehr hohen Einnahmen auch Durststrecken geben kann. Daher lehnen viele Privatvermieter Anfragen oft generell ab und Anbieter von Gewerbeimmobilien prüfen den potenziellen Vertragspartner genau. Treffen Sie hier auf einen aufgeschlossenen Ansprechpartner, legen Sie möglichst folgende Unterlagen vor:
- Einkommensteuernachweise der letzten zwei bis drei Jahre
- BWA
Eine EÜR, die Sie selbst erstellen können, wird dagegen meist nicht berücksichtigt. Neugründer und Selbstständige mit geringen Einnahmen bleibt manchmal nur die Möglichkeit, einen Mietvertrag mithilfe eines Bürgen (z. B. Ehepartner, Eltern, Freunde) abzuschließen.
Hauskauf für Selbstständige ohne Gehaltsabrechnung
Möchten Sie eine Immobilie erwerben, stehen die Chancen für eine Baufinanzierung für Selbstständige ohne Lohnabrechnung gar nicht schlecht. Schließlich stellt das Objekt selbst eine große Sicherheit für die Finanzierung dar. Daher haben Sie nach einigen Jahren konstant erfolgreicher Selbstständigkeit Chancen auf eine Immobilienfinanzierung zu fairen Konditionen. Beachten Sie dabei Folgendes:
- Legen Sie Einkommensteuerbescheide und eine BWA vor.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie mindestens die Kaufnebenkosten aus Eigenkapital bestreiten können.
Auto finanzieren oder leasen als Selbstständiger ohne Gehaltsabrechnung
Für das Auto gelten ähnliche Bedingungen wie für den Hauskauf. Da der Wagen selbst als Sicherheit für den Kredit- oder Leasinggeber dient, ist ein Vertragsabschluss meist ohne Schwierigkeiten möglich. Voraussetzung ist, dass Ihre Einkommensteuerbescheide zeigen, dass Sie die Raten aus Ihrem durchschnittlichen Einkommen stemmen können.
Einkommensnachweise für Selbstständige: die BWA
Mit einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) ist es möglich, die Entwicklung eines Unternehmens zu beurteilen. Die BWA entsteht aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und stellt die wichtigsten Kennzahlen einer Firma kompakt zusammen. Auf Wunsch erstellt Ihnen Ihr Steuerberater eine BWA. Allerdings ist es sinnvoll, diese Auswertung selbst anzufertigen. Im Idealfall stellen Sie für jeden Monat ein solches Dokument zusammen und nicht nur, wenn Sie einen Einkommensnachweis für Selbstständige benötigen. Denn die BWA ist ein wertvolles Instrument zur Erfolgskontrolle.
Tipp
Mit den leistungsstarken Softwarelösungen für die Buchführung von DATEV ist es mit wenigen Klicks möglich, eine BWA auszugeben. Ihr Spezialist für Buchhaltung und Steuern bietet für jedes Unternehmen und für Kanzleien die ideale Lösung, so z. B:
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Einkommensnachweise für Selbstständige: die EÜR
Freiberufler, Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro und einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe, die eine Gewinngrenze von 60.000 Euro und einen Wert der Nutzfläche von 25.000 Euro nicht überschreiten, können statt einer doppelten Buchführung die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen. Das Prinzip zur Gewinnermittlung ist einfach. Die Summe aller Einnahmen abzüglich der Summe aller Ausgaben ergibt den Überschuss. Auch diese Werte berechnen Sie mit einer DATEV Buchführungslösung mit wenigen Klicks.
Gehaltsabrechnung für Selbstständige: der Gesellschafter-Geschäftsführer
Es gibt eine Ausnahme, wie eine Gehaltsabrechnung für Selbstständige möglich ist, ohne dass Sie einen anderen Arbeitgeber haben. Sie gründen allein oder gemeinsam mit mehreren Gesellschaftern eine GmbH. Dann stellt die GmbH Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer an und zahlt Ihnen ein regelmäßiges Gehalt. In dieser Konstellation ist es leicht, Gehaltsabrechnungen als Einkommensnachweis für Selbstständige vorzulegen. Aber es gibt Folgendes zu beachten:
- Die Auszahlung eines Gehalts schmälert die Gewinne der GmbH.
- Das führt zu einer geringeren Steuerlast für das Unternehmen.
- Daher schaut das Finanzamt ganz genau hin.
Achten Sie darauf, dass die Höhe des vereinbarten Gehalts im Verhältnis zu den Umsätzen und Gewinnen der GmbH angemessen und nicht überhöht ist. Denn eine sogenannte verdeckte Gewinnausschüttung über das Gehalt ist nicht erlaubt. Lassen Sie sich daher unbedingt vorab von Ihrem Steuerberater oder einem Rechtsanwalt beraten.