Steuerwissen kompakt
Freiberuflichkeit ist eine besondere Form der Selbstständigkeit, bei der Unternehmen kein Gewerbe anmelden müssen. Daher gelten bei der Steuer für Freiberufler etwas andere Regeln als für die klassischen Gewerbetreibenden.
Was ist ein Freiberufler?
Die freien Berufe zählen zwar zur Selbstständigkeit, sie unterscheiden sich aber von den gewerblichen Unternehmen. Denn während jeder ein Gewerbe beim zuständigen Amt seiner Gemeinde anmelden kann, ist die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit von der Anerkennung durch das Finanzamt abhängig.
§ 18 EStG (Einkommensteuergesetz) regelt in Absatz 1, dass eine freiberufliche Tätigkeit die „selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ sowie die selbstständige Tätigkeit zahlreicher einzeln aufgeführter Berufe wie Ärzte/Ärztinnen, Zahnärzte/Zahnärztinnen, Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen, Apotheker/Apotherinnen, Journalisten/Journalistinnen, Dolmetscher/Dolmetscherinnen etc. ist.
Für die Entscheidung, ob eine selbstständige Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich einzustufen ist, greifen das Finanzamt einerseits auf die Auflistung der sogenannten Katalogberufe, die im Gesetz genannt werden, als auch auf die Liste der Tätigkeiten zurück, die der Bundesfinanzhof als Freie Berufe anerkannt hat.
Doch auch wenn Ihre Tätigkeit nicht explizit in diesen Listen geführt wird, ist es möglich, dass eine Freiberuflichkeit vorliegt. Das ist dann der Fall, wenn Ihre Tätigkeit entweder eine besondere Ausbildung erfordert oder künstlerisch ist und als mit einer der gelisteten vergleichbar eingestuft werden kann. Es lohnt sich daher, dem Finanzamt genau darzulegen, was Sie zu Ihrer Arbeit befähigt und warum diese den bekannten freien Berufen entspricht.
Freiberufler gleich Freelancer?
Nicht selten werden die Begriffe Freiberufler und Freelancer synonym verwendet, allerdings gibt es dabei deutliche Unterschiede. Denn ein Freelancer kann Freiberufler, ein Freelancer muss aber kein Freiberufler sein. Freelancer ist die englische Bezeichnung für freie, also nicht fest angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese können je nach ausgeübter Tätigkeit auch Gewerbetreibende sein.
Steuern: Freiberufler profitieren von Erleichterungen
Da Selbstständige in freien Berufen kein Gewerbe anmelden, sondern ihre Tätigkeit lediglich dem Finanzamt anzeigen und dort eine Steuernummer erhalten, haben sie Vorteile bei der Gewerbesteuer. Es entfallen für Freiberufler diese Steuern der Gemeinde, die für Gewerbetreibende fällig werden, sobald der Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag pro Jahr überschritten wird.
Vorteile haben Freiberufler jedoch nicht nur bei der Gewerbesteuer, auch die Buchführung in ihrem Unternehmen ist einfacher. Denn die meisten Unternehmen in Deutschland sind zur sogenannten doppelten Buchführung verpflichtet. Das trifft unter anderem auf folgende Gruppen zu:
- Kaufleute, d. h. Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind ·
- Kapitalgesellschaften wie die GmbH, UG, AG etc.
- Gewerbebetriebe mit Umsätzen von über 600.000 Euro pro Jahr oder Gewinnen von mehr als 60.000 Euro pro Jahr
Mit der Pflicht zur doppelten Buchführung werden auch Bilanz und Jahresabschluss fällig, außerdem ist eine Inventur durchzuführen.
Bei Freiberuflern dagegen genügt die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der Sie Ihre Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen und so den Gewerbeertrag ermitteln.
Das gilt allerdings nur so lange, wie Sie sich nicht auf freiwilliger Basis entscheiden, Ihr Unternehmen in das Handelsregister einzutragen, oder eine Gesellschaftsform wählen, für die die doppelte Buchführung vorgeschrieben ist.
Freiberufler: Steuern auf das Einkommen
Ähnlich wie Arbeitnemerinnen und Arbeitnehmer über die Lohnsteuer entrichten auch Freiberufler Einkommensteuer an das Finanzamt. Das Verfahren ist nur etwas anders. Anhand des Vorjahreseinkommens legen die Finanzbehörden im Einkommensteuervorauszahlungsbescheid fest, wie hoch die Abschlagszahlung pro Quartal ausfallen soll. Fällig ist die Vorauszahlung jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember eines Jahres. Grundsätzlich gilt:
Liegt das Einkommen unter dem Grundfreibetrag in Höhe von 10.908 Euro für Singles (Stand 2023, für gemeinsam veranlagte Paare 21.816 Euro), fallen für Freiberufler keine Steuern auf das Einkommen an. In diesem Fall entfällt auch die vierteljährliche Vorauszahlung.
Erst ab einer Einkommensteuerlast von mindestens 400 Euro pro Jahr, also mindestens 100 Euro Vorauszahlung pro Quartal, erhalten Freiberufler für die Einkommensteuer einen Vorauszahlungsbescheid. Das legt § 37 Abs. 5 S. 1 EStG fest.
Hatten Sie im Vorjahr aufgrund eines besonderen Projektes außergewöhnlich hohe Einnahmen oder planen Sie große Investitionen, kann die Höhe der Vorauszahlung zu üppig bemessen sein. Stellen Sie in diesem Fall einen formlosen Antrag auf Absenkung der Forderung und legen Sie Nachweise über die Einnahmen- oder Ausgabensituation bei.
Einkommensteuer für Freiberufler:
Wann müssen Sie eine Steuererklärung abgeben? Wenn Sie als Angehörige der freien Berufe (z. B. als Arzt/Ärztin oder Rechtsanwalt/Rechtsanwältin) angestellt arbeiten, führt Ihr Arbeitgeber die Einkommensteuer als Lohnsteuer an das Finanzamt ab. Das heißt, in vielen Fällen haben angestellte Freiberufler die Steuern bereits gezahlt und die Steuererklärung ist freiwillig. Da zusätzliche Kosten wie außergewöhnliche Belastungen, Fahrtkosten, Werbungskosten über die Pauschale hinaus und vieles Weitere die Steuerlast mindern können, empfehlen Steuerfachleute, die Erklärung zu erstellen. Häufig dürfen Sie sich über eine Rückzahlung freuen.
In einigen Fällen sind auch angestellte Freiberufler zur Einkommensteuererklärung verpflichtet. Das gilt etwa dann, wenn Sie weitere, noch nicht versteuerte Einnahmen wie z. B. aus Vermietung und Verpachtung erzielen, Sie im Bemessungszeitraum Lohnersatzleistungen erhalten haben oder Sie als Paar gemeinsam veranlagt werden. Selbstständige Freiberufler sind dagegen immer zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet.
- Stichtag für die Abgabe der Erklärung beim Finanzamt ist normalerweise der 21. Juli des Folgejahres.
- Übernimmt ein Steuerberater die Erstellung der Steuererklärung für Sie, verlängert sich die Frist in der Regel bis zum 28./29. Februar des übernächsten Jahres.
Selbstständige – das gilt sowohl für Unternehmerinnen und Unternehmer als auch für Freiberufler – sind dazu verpflichtet, ihre Einkommensteuererklärung elektronisch beim Finanzamt abzugeben. Das funktioniert, indem Sie sich kostenlos auf dem staatlichen Steuerportal ELSTER registrieren und ein Zertifikat zur Authentifizierung anfordern. Dort finden Sie alle Formulare und Ausfüllhinweise, um als Freiberufler die Einkommensteuererklärung zu erstellen. Komfortabler und vor allem verständlicher gelingt es Ihnen als Freiberufler, Ihre Steuern mit einem hochwertigen Steuerprogramm zu ermitteln, das idealerweise kompatibel mit der Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens ist. Dort finden Sie ausführliche Erläuterungen und Tipps für die steuerliche Geltendmachung von Betriebsausgaben. Auch die für die Gewinnermittlung erforderliche EÜR können Sie direkt durchführen, während Sie als Freiberufler die Einkommensteuer ermitteln. Wenn Sie als Freiberufler Ihre Steuern berechnen, geben Sie unter anderem folgende Posten an:
- Investitionen in die Betriebsausstattung (entweder direkt oder im Rahmen der Abschreibung)
- Berufskleidung (falls erforderlich, z. B. Kittel für Mediziner)
- Firmenwagen und Fahrtkosten
- Leasingkosten für Büroausstattung
- Raummiete
- Lohnkosten für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
- Reisekosten
- Kosten für die Weiterbildung
- Kosten für die eigene Krankenversicherung
- Ausgaben für die Altersvorsorge
Je nach Umfang und Art Ihrer freiberuflichen Tätigkeit kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu beauftragen.
Sie können als Freiberufler Steuern sparen, wenn Sie Pauschalen nutzen. Das vereinfacht auch das Erstellen der Steuererklärung erheblich. Für viele Berufsgruppen erkennt das Finanzamt Betriebskostenpauschalen an. Diese sind dann sinnvoll, wenn durch Ihre Tätigkeit nur geringe Ausgaben entstehen und die Pauschbeträge höher oder zumindest ähnlich hoch liegen. In letztem Fall sparen Sie sich das Sammeln der Belege. Einige Beispiele:
- Hauptberuflich selbstständige Autoren und Journalisten können pauschal 30 % ihrer Betriebseinnahmen, jedoch höchstens 2.455 Euro pro Jahr als Ausgaben geltend machen.
- Wer nebenberuflich schriftstellerisch, journalistisch, wissenschaftlich selbstständig tätig ist oder Vorträge hält (selbstständige Lehr- und Prüfungstätigkeiten eingeschlossen), setzt pauschal 25% der Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben ab, begrenzt auf 625 Euro pro Jahr.
- Selbstständige Hebammen dürfen pauschal 25% der Einnahmen als Betriebsausgabe absetzen, der Höchstbetrag liegt bei 1.535 Euro pro Jahr.
Freiberufler und Steuern: die Umsatzsteuer
Lediglich Freiberufler, die in medizinischen Berufen tätig sind, und wenige weitere Gruppen vereinnahmen keine Umsatzsteuer und leiten diese auch nicht an das Finanzamt weiter. Alle anderen sind umsatzsteuerpflichtig. Sofern Ihre Umsätze unter 22.000 Euro pro Jahr bleiben, können Sie die Kleinunternehmerreglung gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) wählen. Dann weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und sind auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, geben Sie als Freiberufler für diese Steuern regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung ab und erstellen für jedes Kalenderjahr eine abschließende Umsatzsteuererklärung.
