Stefan Wunram, Leitender Berater Trends und Strategie, DATEV eG

Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Handwerk

Rede anlässlich der Studie von DATEV und handwerk magazin auf der Pressekonferenz der Internationalen Handwerksmesse 2018
München, 8. März 2018

(es gilt das gesprochene Wort)

Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Handwerk

Zentrales Thema unserer Umfrage, die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Handwerk. Wir haben die Teilnehmer gefragt, ob sie planen, in den nächsten zwölf Monaten ihre kaufmännischen Prozesse mit Hilfe neuer Lösungen effizienter zu gestalten. Fast drei Viertel der Betriebe antworteten darauf, „ja, sicher" oder „eher ja". Auch wenn Planung noch nicht heißt, dass dies auch umgesetzt wird, ist das doch eine beachtlich hohe Zahl, die zeigt, dass es in diesem Bereich eine hohe Bereitschaft zu Investitionen in die Digitalisierung gibt.

Spitzenreiter ist dabei anscheinend das Lebensmittelhandwerk. 50 Prozent der Befragten aus dieser Branche geben an, dass sie sicher investieren wollen. Allerdings scheint hier ein zeitlicher Sondereffekt vorzuliegen. Denn summieren wir diejenigen dazu, die „eher ja" antworten, verändert sich die Reihenfolge und es zeigt sich, dass das Lebensmittelhandwerk eher unterdurchschnittlich engagiert ist. An der Spitze steht dann die Branche Handwerk für den privaten Bedarf mit knapp 86 Prozent.

Gefragt danach, in welchen kaufmännischen Prozess sie vor allem investieren wollen, antworten die meisten: in die Rechnungserstellung. Für mehr als 52 Prozent der Befragten steht dieses Thema mit oben auf der Prioritätenliste - neben Themen wie Angebotserstellung und Belegarchivierung.

Und das, obwohl sie nach eigenen Angaben hier bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht haben. Denn fast 60 Prozent der Betriebe arbeiten demnach bei der Rechnungserstellung mit modernen digitalen Lösungen, die über E-Mail sowie den Programmen zur Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen.

Auch die Kommunikation mit Mitarbeitern, etwa für die Zeiterfassung, und externen Partnern erfolgt überwiegend auf dem elektronischen Wege. Über 47 Prozent der Befragten setzen zudem im Kontakt zum Steuerberater auf moderne digitale Lösungen. Wie stark sich dieser Bereich in den vergangenen Jahren verändert hat, zeigt auch das Umfrageergebnis, dass inzwischen über 80 Prozent der Befragten kaufmännische Belege per E-Mail erhalten.

Die Archivierung der Belege scheint allerdings mit dieser Entwicklung noch nicht ganz Schritt zu halten. In mehr als zwei Drittel der Betriebe gibt es noch eine Papierablage, teilweise parallel zur digitalen Archivierung. So wie es aussieht – und das bestätigen uns auch viele Kundenberater – drucken viele ihre E-Mail-Rechnungen aus und archivieren sie auf diesem Wege. Das ist aber weder effizient noch GoBD-konform. Hier besteht dringender Beratungsbedarf durch den Steuerberater.

Steuerberater unterstützt bei Gestaltung kaufmännischer Prozesse

Ganz allgemein scheint den meisten befragten Handwerkern nicht bewusst zu sein, dass der eigene Steuerberater sie bei der effizienteren Gestaltung ihrer kaufmännischen Prozesse mit Hilfe digitaler Lösungen unterstützen kann. Nur knapp 18 Prozent sprechen mit ihm darüber, fast 40 Prozent gehen mit diesem Thema zu einem externen IT-Berater. Das überrascht, denn Steuerberater arbeiten seit über 50 Jahren mit digitalen Lösungen und haben ein entsprechendes Know-how aufgebaut.

Das überrascht auch, weil der positive Konjunkturverlauf in vielen Handwerksbetrieben für Hochbetrieb sorgt. Die Firmeninhaber sind deshalb meist so mit ihrem Kerngeschäft beschäftigt, dass sie weder Zeit noch Lust haben, sich mit den kaufmännischen Aufgaben zu beschäftigen. Auch die Ehefrauen stehen dafür häufig nicht mehr wie früher zur Verfügung, denn entweder sind sie selbst anderweitig berufstätig oder sie haben als geschäftsführende Unternehmerfrau in der „Doppelspitze" zusammen mit ihrem Partner noch viele andere Aufgaben.

Kaufmännisches Fachpersonal am freien Markt zu finden, ist allerdings nicht einfach. Einfach ist es jedoch, die kaufmännischen Aufgaben durch Digitalisierung und Outsourcing an den Steuerberater effizienter und effektiver zu gestalten. Denn viele kaufmännische Daten liegen heute digital vor und werden vom Steuerberater elektronisch für das Finanzamt aufbereitet. Da ist es nur ein kleiner Schritt, diese Daten stets aktuell auch für den Unternehmer nutzbar zu machen, um damit beispielsweise das Zahlungswesen und das Mahnwesen gleich mit zu erledigen.

Mehrwert durch durchgängig digitale Prozesse

Wie viel Potenzial es hier gibt, lässt sich am Beispiel der Rechnungserstellung bzw. Rechnungsprüfung sehr gut zeigen. Eine Studie der Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt a.M. hat ermittelt, dass sich in diesem Prozess 60 bis 80 Prozent des Zeitaufwands und damit bares Geld einsparen lässt, wenn dabei statt auf Papierrechnungen auf moderne digitale Lösungen, wie etwa das ZUGFeRD-Format, gesetzt wird.

Nicht umsonst gibt es den Spruch, nur Bares ist Wahres, womit ich zu meinem zweiten Thema komme, die Kasse. Unsere Umfrage zeigt, dass durchschnittlich knapp 50 Prozent aller Handwerksbetriebe eine Kasse im Betrieb haben. Unsere Umfrage zeigt allerdings auch, dass sich die wenigsten Betroffenen schon eingehend mit der aktuellen Gesetzeslage zum Thema Kassenführung beschäftigt haben. Nur knapp 30 Prozent aller Befragten fühlen sich gut bis sehr gut zum Thema Kassen-Nachschau informiert. Fast 20 Prozent sagen, sie fühlen sich sehr schlechter oder gar nicht informiert.

Glücksspiel Kassen-Nachschau

Das zeigt sich dann auch bei der Frage, ob die Betriebe schon Maßnahmen angesichts der seit Jahresanfang möglichen unangekündigten Kassen-Nachschau umgesetzt haben. Nur etwas über 13 Prozent der Betriebe sind zu diesem Thema bereits tätig geworden. Am besten sind darauf noch die Branchen Lebensmittel und Handwerk für den privaten Bedarf vorbereitet, mit 21 Prozent bzw. 23 Prozent.

Hier sind die Handwerker auf einem sehr gefährlichen Pfad unterwegs bzw. betreiben ein gefährliches Glückspiel, denn schon morgen könnte der Prüfer in ihrem Laden stehen und erst einmal inkognito beobachten, wie die Bezahlvorgänge so im Alltag abgewickelt werden – da kann schon die fehlende Frage, zum Mitnehmen oder hier essen, zu Problemen führen. Auch zu diesem Thema gibt es also dringenden Gesprächsbedarf mit dem eigenen Steuerberater.