Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat das Thema „Kasse" bei vielen Unternehmern und Steuerberatern in besonderer Weise neu auf die Agenda gesetzt. Um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, reicht es aber nicht, wenn Berater und Mandant zusammenarbeiten. Vielmehr gehören von Anfang an Hersteller und Händler der Kassen und Systeme mit ins Projektteam „Gesetzeskonforme Kasse".
Stellen wir uns in Anlehnung an eine Filmszene aus „Die Feuerzangenbowle" „mal janz dumm": Wat is eine Kasse? Mit einer Kasse wird der Verkauf von Waren und Dienstleistungen gegen Bargeld abgerechnet und registriert – deshalb heißt sie häufig auch Registrierkasse. Erfunden wurde sie Ende des 19. Jahrhunderts in den USA, ursprünglich um die eigenen Mitarbeiter zu kontrollieren – deshalb das typische Klingelzeichen beim Öffnen der Bargeldschublade. Heute sind Kassen häufig schon komplexe Kassensysteme, die aus Hardware wie der Schublade, der Tastatur bzw. Erfassungseinheit (z.B. Scanner), einem Drucker für die Belege und einem Kartenleser für unbare Verkäufe bestehen. Teil dieser Systeme ist zudem eine Software, die häufig auch die Anbindung beispielsweise an eine elektronische Kassenverwaltung, die Finanzbuchführung, das Warenwirtschaftssystem oder die Archivierung unterstützt.
Das klingt erst einmal überschaubar. Tatsächlich ist der Markt für Kassen und Kassensysteme aber sehr heterogen; eine Studie des Gesamtmarktes gibt es nicht. Schon allein deshalb ist bei der Beschäftigung mit dem Thema Kasse das angesprochene „Projektteam" sinnvoll.
Eine Annäherung an den Markt der Kassensysteme:
Nach Schätzungen des DFKA, des Deutschen Fachverbands für Kassen & Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V., sind 1,5 bis 1,8 Millionen Kassen bei Unternehmen in Deutschland im Einsatz. Im Schnitt befinden sich in jedem Betrieb mit Kasse davon zwei Stück. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um drei verschiedene Typen: zunächst die offene Ladenkasse, die ohne jede Technik auskommt und knapp ein Viertel der Gesamtkassenanzahl ausmacht. Daneben werden etwa zur Hälfte bei den Händlern, Gastronomen und sonstigen Unternehmern mit Bargeldtransaktionen sogenannte ECR-Systeme eingesetzt. Das sind günstige elektronische Kassen, bei denen die Komponenten in einem Gehäuse verbaut sind. Die Daten werden dabei meist auf Speichermedien, wie beispielsweise SD-Karten, abgelegt.
Komplexere Kassensysteme stellen etwas mehr als ein Fünftel der im Einsatz befindlichen Kassen. Sie laufen unter dem Namen „PC-Kassensysteme". In knapp sieben Prozent der Fälle verwenden Betriebe Kassen, die bereits auf Technik aus der Cloud setzen. Das sind Kassen, die mittels Tablet und WLAN abrechnen und deren Daten dabei fernab in einem Rechenzentrum liegen. Vertrieben werden Kassen in der Regel von Fachhändlern. Große Kunden mit vielen Filialen werden oft direkt von den Herstellern der Hard- und/oder Software betreut.
Steuerberater sollten sich engagieren
Diese Unübersichtlichkeit der Systeme lässt die Materie wenig attraktiv für den Beratungsalltag erscheinen. Tatsächlich hat das in der Vergangenheit dazu geführt, dass sich viele Kanzleien vom Thema Kasse zurückgezogen haben. Nicht Kerngeschäft, aber dennoch wichtig für den Berufsstand wird die Kasse nun durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen.
Die Mandanten benötigen hier Unterstützung. Dies nicht nur, weil die unangekündigte Kassen-Nachschau droht oder weil die obligatorische Verfahrensdokumentation erstellt werden sollte. Vielmehr ist der steuerliche Berater bereits bei der Einrichtung der Kasse, die kleinere und mittelständische Mandanten in der Regel mit dem Händler des Kassensystems vornehmen, gefordert. Er sollte Teil des „Projektteams" sein, weil Mandant und Händler spätestens bei den Kapriolen des deutschen Steuerrechts an ihre Grenzen stoßen. Roland F. Ketel, Vorsitzender des DFKA, weiß aus Erzählungen von Betriebsprüfern einiges zu berichten: „Viele Unternehmer kennen selbst die gängigen in ihrem Fall anzuwendenden Mehrwertsteuersätze etwa für Blumen oder Mineralwasser nicht. Noch stärker überfordert sind sie, wenn es um steuerfreie oder kostenfreie Zugaben geht."
Die Kassenhändler seien bei solchen Themen überfragt, da es sich um originär steuerrechtliche Fragen handele. „Notwendig ist daher, dass der Steuerberater im Dialog mit Mandant und Händler die notwendigen Vorgaben im Zuge der Kasseneinrichtung macht", so Ketel. In der Praxis geschähe dies freilich selten, die Folge seien ungenau oder fehlerhaft programmierte Kassen, bei denen am Ende – bei der Kassen-Nachschau oder der Außenprüfung – die Frage nach der Verantwortung alle Beteiligten betreffen kann, nicht nur moralisch, sondern auch monetär. „Im schlimmsten Fall will die Finanzverwaltung eine Nachzahlung von bis zu mehreren tausend Euro vom Mandanten haben; der versucht, Rückgriff auf den Händler zu nehmen, der die Kasse aufgestellt hat; und das Finanzamt fragt zudem den Steuerberater, was dieser denn eigentlich gewusst habe", erläutert Markus Kehrwald, Marktexperte bei der DATEV eG.
Nicht erst zur Außenprüfung treffen
Um dem vorzubeugen, empfiehlt es sich, dass sich alle drei bzw. vier Beteiligten im Vorfeld abstimmen und die Kasse gemeinsam gemäß den gesetzlichen Anforderungen definieren und einrichten. „Manche Mandanten lehnen sich zurück, weil sie ein Schreiben des Herstellers eingeholt haben, in dem es heißt, die Kasse sei GoBD-konform", so Kehrwald. „Das reicht in der Praxis aber nicht. Ebenso wenig reicht es, wenn sich die Betroffenen erst zur Außenprüfung treffen". Besser ist es, wenn das „Projektteam" von Anfang gemeinsam tätig wird. Ohnehin gebieten für Steuerberater Standesrecht und Haftungsrisiko einen sorgfältigen Umgang mit dieser Thematik.
Um den Aufwand für die Kanzlei dennoch möglichst gering zu halten, sollten sich Steuerberater eine strukturierte Vorgehensweise erarbeiten. So könnte der Berater beginnen, die betroffenen Mandanten herauszufiltern und abzufragen, welche Systeme diese einsetzen. Im nächsten Schritt würde es darum gehen, die Hersteller und Händler anzusprechen. Die meisten mittelständischen Mandanten beziehen ihre Kassensysteme nicht direkt über die Hersteller, sondern über Fachhändler, deren Anzahl im Einzugsgebiet regional tätiger Kanzleien überschaubar sein dürfte. Durch diese räumliche Nähe ist es in der Regel leichter sich kennenzulernen, sich zu treffen und sich im Sinne der Mandanten auszutauschen. Anschließend lassen sich möglicherweise gebündelte Termine für die einzelnen Mandanten vereinbaren.
Kriterien für die Wahl der richtigen Kasse
Für eine konkrete Kasse können Steuerberater zwar schon aufgrund der Heterogenität und der Vielzahl von branchenbezogenen Lösungen generell eher schlecht eine Empfehlung aussprechen – wohl aber können sie ihren Mandanten Kriterien für die Auswahl an die Hand geben: So empfiehlt es sich, wann immer dies wirtschaftlich darstellbar ist, ein hochwertigeres Kassensystem einzusetzen. Sie ermöglichen in der Regel eine flexible Anpassung der eingesetzten Branchensoftwarelösung an die Unternehmensprozesse, können eine Internetverbindung aufbauen und haben Schnittstellen, über die Daten an die Finanzbuchführung – im eigenen Haus oder beim Steuerberater – ausgegeben werden.
Das Thema Kasse ist, wie gesagt, komplex und die Mitwirkung in dem „Projektteam" ist aufwändig und kostet Zeit. Doch die Beratung rund um die Themen Kasse und GoBD lässt sich gut als Einstieg in die Prozessberatung zu den kaufmännischen Abläufen im Unternehmen nutzen. Die Chance sollten sich Steuerberater nicht entgehen lassen.
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