Folge 7

Ein Muster für (fast) alle Fälle

Das Bundesfinanzministerium lässt keine Zweifel aufkommen: „Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation […], die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht", heißt es in Randziffer 34 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Wie so etwas genau auszusehen hat, oblag lange Zeit allein der Beurteilung des Steuerpflichtigen und gegebenenfalls seines Beraters. Ein Muster als Orientierungshilfe gab es nicht. Der Deutsche Fachverband für Kassen-und Abrechnungssystematik e.V. (DFKA) hatte sich dieser Aufgabe dann aber angenommen und 2019 ein entsprechendes Muster veröffentlicht. Die sogenannte Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung wurde gemeinsam mit Experten aus Wirtschaft und Verwaltung erarbeitet.

Verpflichtende Inhalte zum Ablauf

„Das Muster dient sehr gut als Orientierungshilfe, muss aber um die individuellen Sachverhalte im Unternehmen ergänzt werden", erklärt Stephan Greulich, Experte bei der DATEV eG, der die Projektgruppe leitete. Generell gilt: Auch wenn der Gesetzgeber keine bestimmte Form vorgibt, so verlangt er doch gewisse verbindliche Inhalte innerhalb der Dokumentation. Dazu zählen zunächst Angaben zum Unternehmen und zur Branche, dann eine Beschreibung des organisatorischen Umfelds. Hier kommt es darauf an, Zuständigkeiten aufzulisten und zu belegen, dass die Mitarbeiter im sicheren Umgang mit dem Kassensystem unterwiesen werden.

Das Herzstück der Dokumentation bildet die Beschreibung der eingerichteten Verfahren und betrieblichen Abläufe im Zusammenhang mit der Kassenführung. Detailliert müssen beispielsweise die Vorgänge bei Bar- und Kartenverkauf, bei den verschiedenen Arten von Gutscheinen, im Hinblick auf die Archivierung oder der Modus der Kassenberichterstellung dokumentiert werden. An dieser Stelle spielt oftmals die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater eine nicht unerhebliche Rolle, der demzufolge zumindest diesen Teil der Verfahrensdokumentation mit betreuen oder verfassen sollte.

Beschreibung der technischen Spezifika

Bei dem ebenfalls obligatorischen technischen Part, der sich intensiv mit der eingesetzten Hard- und Software auseinandersetzt, ist es dagegen sinnvoll, den Hersteller des Kassensystems beziehungsweise den Kassenhändler zu integrieren und um Durchsicht desjenigen Dokumentationsteils zu bitten, der seine Produkte betrifft. In der Regel werden in die Verfahrensdokumentation vollständige Bedienungs- und Programmieranleitungen oder Handbücher integriert – das bloße Beifügen dieser Dokumente ersetzt aber keineswegs die Beschreibung der eingesetzten Technik.

Vielmehr sollte sogar noch ein eigener Bericht über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der eingesetzten Softwarelösungen erstellt und beigegeben werden – eine Aufgabe, die qua Qualifikation eigentlich dem Steuerberater zufällt. Da dies in vielen Fällen aufgrund komplexer branchenspezifischer Systeme und einer Vielzahl von unterschiedlichen Mandanten möglicherweise schwierig zu bewerkstelligen ist, kann es sinnvoll sein, hilfsweise den Hersteller bzw. Händler um eine entsprechende Bestätigung zu bitten.

Flankierendes Sicherheitskonzept bleibt Mandanten-Aufgabe

Allein der Verantwortung des Mandanten – was im Außenverhältnis freilich für alle hier beschriebenen Aspekte der Fall ist – obliegt dagegen die Dokumentation technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen. Wie wird der Zugang zu den Betriebsräumen kontrolliert, wie ist es um den Kenn- und Passwortschutz bestellt? Wie wird die Übertragung und Archivierung der Daten kontrolliert? Wie sind sie vor unbeabsichtigter Zerstörung oder Verlust geschützt? Wie wird den Datenschutzgesetzen Rechnung getragen?

Die größte Hürde, die Mandanten bei der Beantwortung und Dokumentation dieser Fragen und Aspekte überwinden müssen, ist die Tatsache, dass häufig flächendeckend und vollumfänglich eben jene geordneten Prozesse im Sinne der Finanzverwaltung gar nicht existieren, um beschrieben werden zu können. Denn gerade die Betriebe der bargeldintensiven Branchen entstammen häufig dem Segment der kleineren Unternehmen, bei denen Fragen des Managements nicht von eigenen Experten am Reißbrett optimiert, sondern vielmehr an den Erfordernissen der Praxis entlang geregelt werden.

In diesem Spannungsfeld zwischen gesetzlicher Anforderung und täglicher praktischer Herausforderung das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer regelkonformen Verfahrensdokumentation zu schaffen, obliegt dem Steuerberater bzw. der Steuerberaterin. Hilfreich für eine rasche und zielführende Umsetzung ist dabei das inzwischen coronabedingt angepasste Muster des DFKA. Es ist vergleichsweise umfangreich, hält dafür am Ende aber auch eine Checkliste für die Kassen-Nachschau bereit. In der zweiten Version steht es unter https://df.webla.de/muster-vd-kasse/ als bearbeitbares Dokument kostenlos zur Verfügung. Die DATEV unterstützt ihre Kunden beim Einsatz dieser Vorlage und hat diese in das Zusatzmodul „Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation“ integriert.

Im nächsten Teil der Serie erfahren Sie, wie der Einstieg in die Prozessberatung rund um das Thema Kasse am besten gelingt.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie über folgende Wege:

www.datev.de/kasse

www.datev.de/kassenarchiv

kassenarchiv@service.datev.de

Tel. 0800 3283897

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Thema

• www.datev.de/kassenarchiv

• Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation