Folge 5

Kassendaten sicher archivieren und automatisiert verarbeiten

Mit den verschärften Anforderungen, die die Finanzverwaltung mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" an die Kassensysteme stellt, entstehen neben Grundsatz- und Prozessfragen auch solche zur Digitalisierung der kaufmännischen Abläufe nach dem Kassieren von Bargeld. Am einfachsten lässt sich diese umsetzen, wenn die Kasse über eine Plattform strukturierte Daten übermittelt, die in den vor- und nachgelagerten Prozessen zur Finanzbuchführung automatisiert verarbeitet werden können.

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Quelle: DATEV eG

Mann kauft Brot - was sich auf der epischen Ebene mit drei Wörtern beschreiben lässt, erzeugt auf der Verwaltungsebene eine Fülle von Daten. Jeden Tag entstehen hunderte und tausende Datensätze im Kassensystem der Bäckerei, die das Brot verkauft. An die Daten sind zahlreiche Regelungen und Pflichten geknüpft, deren Beachtung und Erfüllung in manueller Weise aufwändig und fehleranfällig wäre.

Besser funktioniert dies mit einer automatisierten Prozesskette – quasi von der Wurst oder dem Brot über die Kassenarchivierung bis zum Jahresabschluss. Dabei ist klar, dass die Datenkaskade entlang den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) fließen muss. An ihrem Anfangspunkt lagern die einzeln aufgezeichneten Daten im Speicher der Kasse. Diese müssen revisionssicher für zehn Jahre archiviert werden. In der Theorie wäre das in einem ausreichend großen Speicher in der Kasse möglich. In der Praxis empfiehlt sich die Übermittlung der Daten in ein revisionssicheres Archiv, das neben dem Datenschutz auch die Datensicherheit und deren Auswertbarkeit absichern kann sowie eine weitere Automatisierung der Prozesse ermöglicht.

Administrative Prozesse effizient und rechtssicher gestalten

So ein GoBD-konformes und zukunftssicheres Archiv ist das DATEV Kassenarchiv online. Die Cloud-Lösung wurde anlässlich der Jahrespressekonferenz der Genossenschaft Anfang Juli von Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG, freigegeben. Dabei geht es nicht nur um die Kassendatenarchivierung: „DATEV Kassenarchiv online ist ein schönes Beispiel dafür, wie sich mit einer intelligenten und einfach gestalteten Portallösung für Unternehmen und Steuerberater administrative Prozesse effizient und rechtssicher gestalten lassen", erläuterte Dr. Mayr vor den anwesenden Journalisten.

Denn die reine Archivierungsfunktion ist nur die erste Ausbaustufe von Kassenarchiv online. Werden aus den Kassen bei den Mandanten strukturierte Daten an das DATEV-Rechenzentrum geliefert, können diese zukünftig automatisiert in weiterverarbeitende Systeme wie DATEV Kassenbuch online bzw. DATEV Unternehmen online und in die von vielen Kanzleien genutzten DATEV-Programme für die Finanzbuchführung übernommen werden.

Benötigt wird dafür die so genannte Taxonomie-Kassendaten, die einen Systeme übergreifenden Standard für die Strukturierung von Kassendaten schaffen soll. Dieser Standard wird zurzeit in einem Arbeitskreis des Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) erarbeitet, in dem Hersteller von Kassensystemen, IT-Dienstleister und Vertreter des steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsstands sowie der Finanzverwaltung organisiert sind. Seit Anfang August läuft die Pilotierung dieser Datensatzbeschreibung, für Ende 2018 wird die Veröffentlichung erwartet.

Die Implementierung dieser Taxonomie dürfte die automatisierte und medienbruchfreie Gestaltung der kaufmännischen Prozesse in der Kanzlei und bei den Mandanten weiter voranbringen. Aber schon vorher gilt, dass die Betriebe mit Kassen ihren Archivierungspflichten unabhängig davon nachkommen müssen. Wie in den vorherigen Folgen dieser Textserie beschrieben, eignet sich das Thema Kasse für Steuerberater gut, um in die Prozessberatung einzusteigen. Ein für die Mandanten einfacher Prozess ist die Archivierung der Kassendaten über DATEV Kassenarchiv online.

„Alle Prozesse rund um die Kasse von A bis Z professionell regeln"

Nach der Registrierung im Portal www.datev.de/kassenarchiv mit E-Mail-Adresse und Passwort können dort die Kassendaten manuell mit wenigen Klicks hochgeladen werden. Die Kassenstruktur des jeweiligen Betriebes lässt sich in dem Archiv nachbilden. Wenn Kassenhersteller eine API-Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv online in ihre Kassensysteme eingebaut haben, ist es möglich, die regelmäßige Datenübermittlung auch automatisiert anzustoßen. Die Verantwortlichen bei DATEV sind wegen dieser Schnittstellen bereits mit zahlreichen Kassenherstellern im Gespräch. Casio hat in Kürze Systeme mit einer entsprechenden Programmierung im Angebot. Die weiteren Hersteller werden, sobald sie so weit sind, unter www.datev.de/marktplatz (Selektion: Ergänzende Lösung zu DATEV Kassenarchiv online) aufgelistet.

Neben den täglichen Kassendaten lassen sich in dem Archiv in dem nach ISO 27001 zertifizierten DATEV-Rechenzentrum auch andere archivierungspflichtige Unterlagen, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen, Programmierprotokolle, Rabattaktionen oder Speisekarten, in dem Kassenarchiv ausfallsicher und vertraulich ablegen. Im Fall einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung können die Daten über eine Exportfunktion wie vorgeschrieben unkompliziert dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.

Die Kanzlei deimel PartGmbB aus Lippstadt, die auf die Betreuung von Gastro-, Hotel- und Handwerksbetrieben sowie klein- und mittelständische Unternehmen spezialisiert ist, hat mit einigen Mandanten bereits in der Pilotphase mit DATEV Kassenarchiv gearbeitet. Steuerberater Philipp Deimel ist überzeugt und empfiehlt seinen Mandanten die neue Lösung: „Einfacher geht es kaum", so Deimel, „sie ist wirklich intuitiv bedienbar". Das Hochladen funktioniere so ähnlich wie man das auch von anderen Portalen kenne.

Angesichts der Tatsache, dass sich die Finanzverwaltung Unternehmen aus den bargeldintensiven Branchen zurzeit genauer anschaue, sei es wichtig, „alle Prozesse rund um die Kasse von A bis Z professionell zu regeln", erläutert der Steuerberater. „Es bringt nichts, wenn ich ein tolles Kassenbuch und eine neue Registrierkasse habe, bei der Archivierung aber ein sicheres Vorgehen fehlt." Statt den Prüfer vom Finanzamt misstrauisch zu machen, sei es besser, gleich eine integre Lösung zu wählen.

Steht der Prozess der Kassenarchivierung, ist es deshalb wichtig auch zu überprüfen, ob der gesamte Prozess zur Kassen- und Kassenbuchführung tatsächlich GoBD-konform ist. Denn die Excel-Tabellen, die viele Händler oder Gastronomen nach wie vor führen, sind dies ohne zusätzliche organisatorische Maßnahmen nicht. Den Mandanten ist dies häufig nicht klar. Notwendig ist in jedem Fall eine Kassenbuchsoftware, die Festschreibekennzeichen vergibt, wie beispielsweise DATEV Kassenbuch online – es sei denn, der Mandant führt sein Kassenbuch tatsächlich noch ganz traditionell und gewissenhaft per Hand in einer Papierkladde.

Der Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung vorgreifen

Anspruchsvoller wird es dann, wenn Steuerberater und Mandant im Vorfeld einer Kassen-Nachschau bzw. Betriebsprüfung oder im Rahmen des Jahresabschlusses eine Analyse der Kassen- und sonstigen Daten durchführen – und zwar nach den Vorgehensweisen, wie sie auch von der Finanzverwaltung später eingesetzt werden könnten. Dabei geht es im Wesentlichen um die Plausibilität der gespeicherten (Kassen-)Daten. Die entsprechenden Tools zur digitalen Datenanalysen ebenso wie ein dazu passendes Weiterbildungsangebot hält die DATEV ebenfalls bereit.