Kanzleiorganisation und Dokumentenmanagement

Die softwaregestützte Organisation von Akten und Dokumenten bildet einen wesentlichen Baustein für ein gutes Kanzleimanagement.

Die DATEV-Software zum Kanzlei- und Dokumentenmanagement hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, den Zeitaufwand für Recherche und Archivierung deutlich zu reduzieren und die Papierflut in der Kanzlei nachhaltig einzudämmen. Mit DATEV Anwalt classic pro und der DATEV-Software zum Dokumentenmanagement führen Sie alle Informationen zu einem Mandat zentral in einer elektronischen Akte zusammen und behalten stets den Überblick.

DATEV Anwalt classic pro

Mit DATEV Anwalt classic pro haben Sie alle Akten fest im Griff und finden die benötigten Informationen mit nur wenigen Klicks. Die Kanzleisoftware ist dabei ganz an Ihrer anwaltlichen Praxis ausgerichtet und unterstützt Sie bei Ihren Kanzleiprozessen von A (wie Akten- und Adressmanagement) bis Z (wie Zwangsvollstreckung). Für die digitale Organisation Ihrer Dokumente bietet Ihnen DATEV zwei Alternativen: die Digitale Dokumentenablage und DATEV DMS classic.

Digitale Dokumentenablage

Die Digitale Dokumentenablage ist eine kompakte Lösung zur Dokumentenverwaltung und in DATEV Anwalt classic pro kostenfrei enthalten. Sie verfügt über grundlegende Funktionen zur Ablage und Suche Ihrer Dokumente. Alle aktenbezogenen Dokumente wie beispielsweise E-Mails, Korrespondenz mit Mandanten oder Schriftsätze können Sie damit digital organisieren. So sind Sie jederzeit auskunftsbereit. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die Ablagestruktur Ihrer papiergebundenen Akten mit Ordern und Registern elektronisch nachzubilden.

DATEV DMS classic

Kundenstimme

DATEV DMS classic ist für uns ein Instrument, unsere Kanzlei zu organisieren. Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, Vertretungsregelungen können festgelegt werden und unterstützen uns so, die Aufträge effizient und sicher zu bearbeiten.

Dirk Peters,
Steuerberater, Steuer- und Anwaltskanzlei Peters/Schönlein/Peters, Hannover

DATEV DMS classic ist die Lösung für ein ganzheitliches Dokumentenmanagement, das Ihre Kanzleiprozesse gezielt unterstützt. Eine kanzleiweit einheitliche Ablage reduziert die Suchzeiten und versetzt Ihre Mitarbeiter in die Lage, jederzeit über den aktuellen Stand eines Dokumentes Auskunft zu geben.

Mit Hilfe von Workflow-Funktionen wie dem Dokumentenstatus, der Weiterleitung von Dokumenten sowie digitale Stempel und Notizen können Ihre Kanzleiprozesse komfortabel digital nachgebildet werden. Alle Änderungen an einem Dokument werden lückenlos durch die Anlage und Historisierung von Versionen dokumentiert. So ist es jederzeit möglich, alle Bearbeitungsschritte nachzuvollziehen oder das Original wiederherzustellen - eine Anforderung, die die GoBD an Software stellt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Kosten senken
    • Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommens im Arbeitsprozess
    • Senkung der Druckkosten
    • Reduzierung von Raum- und Lagerkosten für Papierarchive
  • Zeit sparen
    • Jederzeit Zugriff auf alle Informationen
    • Verringerung von Suchzeiten
  • Qualität und Sicherheit erhöhen
    • Strukturierte Ablage der digitalen Dokumente
    • Strukturierte Aktenverwaltung
    • Festigung des Mandantenverhältnisses durch schnelle Auskunftsfähigkeit
  • Zusätzlich bei Einsatz von DATEV DMS classic unter anderem
    • Standardisierung und Beschleunigung der Ablage durch einheitliche Ablagekriterien
    • Optimierung von Arbeitsabläufen durch elektronische Integration der Kanzleiprozesse
    • Deutliche Reduzierung der Durchlaufzeiten
    • Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte durch revisionssichere Ablage
    • Umfassende Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeiter durch Informationen wie Dokumentenstatus, zuständiger Bearbeiter und digitale Notizen direkt am Dokument

Planen Sie jetzt Ihren Umstieg auf die Digitale Dokumentenablage oder DATEV DMS classic

Sie arbeiten noch mit der Historie in DATEV Anwalt classic pro? Mit der Digitalen Dokumentenablage und DATEV DMS classic stehen Ihnen zwei Alternativen mit Mehrwert zur Verfügung. Lassen Sie sich von Ihrem DATEV-Kundenverantwortlichen beraten!

Ihr Update auf die Digitale Dokumentenablage unterstützen wir mit den folgenden drei Beratungsangeboten:

Beratung online individuell

1. Termin (ca. 60 Min) - Vorschlag zur Ablagestruktur - Einschätzung Dauer der Migration - Besprechung der weiteren Vorgehensweise/Terminplanung

2. Termin (ca. 90 Min) - Anpassung der Ablagestruktur - Aktivieren der Programmverbindung - Zuordnung der Dokumentenarten - Starten der Migration

3. Termin (ca. 60 min) - Erfolgskontrolle der Übernahme - Einweisung in die Arbeit mit der Digitalen Dokumentenablage

Dauer: ca. 3,5 h Preis: Beratung online je Stunde 125 € zzgl. USt.

Beratung online

– konkret zum Updateleitfaden „Historie – Digitale Dokumenten­ablage“

Der Umstieg wird von Ihnen selbständig anhand des Updateleitfadens (siehe unten: Info-Datenbank, Dok.-Nr.: 0904147) vorgenommen.

Der Termin dient der Klärung offener Fragen bzgl. des Leitfadens im Vorfeld.

Dauer: max. 60 Min Preis: pauschal 125 € zzgl. USt.

Kombination aus Beratung online und Beratung vor Ort

1. Termin (ca. 90 Min) - Beratung zur individuellen Ablagestruktur - Einschätzung Dauer der Migration - Sicherung des Dokumentenverzeichnisses

2. Termin (ca. 90 Min) - Anpassung der Ablagestruktur nach Ihren Vorgaben - Aktivieren der Programmverbindung - Zuordnung der Dokumentenarten - Starten der Migration

3. Termin vor Ort in der Kanzlei (1 Tag) - Erfolgskontrolle der Übernahme - Individuelle Kanzleischulung zur Digitalen Dokumentenablage (Workflow, Scannen, Dokumentenkorb…)

Dauer: ca. 1,5 Tage Preis: Beratung online: je Stunde 125 € zzgl. USt. Beratung vor Ort: je Stunde 175€ bzw. 1.100 € für den gesamten Tag zzgl. USt. und Nebenkosten

Für die Buchung der Beratungsangebote sowie für weitere Fragen zu Ihrem Update stehen wir Ihnen gerne unter 0800 3283872 zur Verfügung.

Unterstützungsangebote

Folgende Angebote erleichtern Ihnen die Vorbereitung auf den Einsatz der Digitalen Dokumentenablage:

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Kanzleiorganisation und Dokumentenmanagement beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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