Das beSt im Zusammenspiel mit DATEV

Welche vorbereitenden Maßnahmen müssen Steuerkanzleien sowie Mandantinnen/Mandanten und Unternehmen vornehmen?

Das wichtigste und dringendste Thema ist eindeutig der Personalausweis mit Online-Funktion, der sog. Online-Ausweis. Nur wer sich vorab einmal identifiziert und authentifiziert, kann das beSt nutzen und darüber Nachrichten versenden und empfangen. Dies erfolgt ausschließlich über den Online-Ausweis (nicht über einen Reisepass!), ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium. Er ist damit die Grundvoraussetzung für die Nutzung des beSt. Ab dem 1.1.2023 gilt eine passive Nutzungspflicht für das beSt. Bis dahin muss also ein Online-Ausweis verfügbar sein.

• Wer nur einen Reisepass und noch keinen elektronischen Personalausweis hat, sollte ihn jetzt schnell beantragen. Die Vorlaufzeit für Termine in den Ämtern kann über acht Wochen liegen.
• Sollte auf dem persönlichen Online-Ausweis die eID-Funktion noch nicht aktiviert sein, empfiehlt es sich, dies frühzeitig zu veranlassen bzw. die zugehörige PIN/PUK von den Meldebehörden zu beschaffen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Allgemeine Informationen zum Personalausweis mit Online-Funktion finden Sie hier.

Welche Hardwarekomponenten sind erforderlich?

Um das beSt zu nutzen, sind grundsätzlich keine besonderen technischen Vorbereitungen zu treffen, prinzipiell genügen ein handelsüblicher PC und ein Internetzugang. Die Hersteller von Kanzleisoftware sind gerade dabei, die Schnittstelle der Bundeskammer in ihre Lösungen zu integrieren. Kanzleien, die keine Fachsoftware verwenden, werden über einen lokalen Client auf das beSt zugreifen können, den die Bundessteuerberaterkammer kostenfrei bereitstellt.

Für den Einsatz der eID-Funktion wird dann ein zertifizierter Kartenleser benötigt. Alternativ dazu kann auch ein Smartphone oder Tablet verwendet werden, das den Near Field Communication Standard (NFC) unterstützt. Mit einem solchen Smartphone bzw. Tablet können in Kombination mit dem Online-Ausweis die Ausweisdaten elektronisch übermittelt werden (mit Eingabe der persönlichen PIN).

Die außerdem nötige Software „AusweisApp2“ wird frei im Internet bereitgestellt. Über diese App werden dann für die Authentifizierung die Ausweisdaten nach Freigabe durch den Nutzer elektronisch übermittelt. Auf der Website der AusweisApp2 wird eine stets aktuelle Liste der kompatiblen Geräte gepflegt.

Wie können sich Steuerberatungskanzleien über die technischen Maßnahmen hinaus vorbereiten?

Die Einführung des beSt stellt nicht nur technische Anforderungen. Die Steuerberaterinnen und Steuerberater sollten sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie die Prozesse rund um das beSt in der Kanzlei gestaltet werden können und inwiefern sich dadurch weitere Kanzleiprozesse ändern.

Damit hängt insbesondere die Frage der Rechtevergabe in der Kanzlei zusammen. Nur Berufsträger sind nach dem gesetzlichen Rechtekonzept des beSt berechtigt, Nachrichten zu versenden. Die Abholung und die Vorbereitung von beSt-Nachrichten kann jedoch an ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegiert werden. Dafür müssen neben technischen Voraussetzungen auch Rechtevergaben und mögliche Anpassungen der Kanzleiprozesse berücksichtigt werden.

Wie wird das beSt in die DATEV-Produktwelt integriert?

Direkt in DATEV DMS und Dokumentenablage wird es möglich sein, beSt-Nachrichten abzuholen, zu senden und zu archivieren.

Die Funktionalität steht somit allen EO-Paket-Anwenderinnen und -Anwendern zur Verfügung.

Wird das beSt mit dem DMS verbunden sein?

Das Abholen und Archivieren der Nachrichten wird über den Dokumentenkorb erfolgen. Direkt in DATEV DMS bzw. Dokumentenablage werden Nachrichten über entsprechende Aufrufe (Menü, Kontextmenü, Kontextbezogene Links) entworfen und versendet werden können.

Müssen die Anwenderinnen und Anwender irgendwelche Installationen vornehmen, damit sie aus der DATEV-Software auf das beSt zugreifen können?

Details des Architekturdesigns sind noch in Klärung. Die erforderlichen Bestandteile werden voraussichtlich in der DATEV-Installation enthalten sein.

Zur Nutzung des beSt ist ein DATEV-Authentisierungsmedium und ein Personalausweis mit Online-Funktion (Online-Ausweis) erforderlich. Die entsprechende Hard- und Software muss installiert und eingerichtet sein.

Wie sieht der konkrete Zeitplan aus?

Ab Oktober 2022 wird es eine Pilotphase geben. Über deren Ausgestaltung und Rahmenbedingungen wird die BStBK die Fachsoftwarehersteller rechtzeitig informieren. Die jeweiligen Fachsoftwarehersteller laden dazu die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein.

Am 1. Januar 2023 startet dann die Steuerberaterplattform mit ihrer ersten Ausbaustufe, dem beSt.

Wie kann man an der Pilotphase teilnehmen?

Die BStBK informiert die Fachsoftwarehersteller über die Ausgestaltung und die Rahmenbedingungen der Pilotphase. Insgesamt werden voraussichtlich ca. 100 Anwenderinnen und Anwender an der Pilotphase teilnehmen können.

Das Verfahren zur Auswahl der Pilotinnen und Piloten legt jeder Fachsoftwarehersteller selbst fest. Sie suchen die jeweiligen Pilotinnen und Piloten selbst aus und sprechen ihre entsprechenden Kunden an.

An wen können sich Anwenderinnen und Anwender bei technischen Problemen wenden?

DATEV als der beauftragte technische Dienstleister wird einen umfangreichen Kundenservice über verschiedene Servicekanäle anbieten. Vorgesehen ist ein telefonischer Support zu den üblichen Bürozeiten, und ergänzend dazu werden unterschiedliche Selbsthilfemedien zur Verfügung stehen.

Detailliertere Informationen folgen.

Ab wann wird es eine Hotline geben?

Der Service wird ab Freigabe des beSt zur Verfügung stehen. Natürlich wird es bereits ab dem Start der Pilotphase einen Service für die Pilotinnen und Piloten geben.

Detailliertere Informationen folgen.

Sind die Daten beim Austausch über diese Plattform sicher?

Der Zugriff auf das beSt ist über den Personalausweis mit Online-Funktion (Online-Ausweis) abgesichert. Dabei handelt es sich um ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium, das jedem Berufsträger zur Verfügung steht. Damit entfällt für ihn der Aufwand der Beantragung und Nutzung einer zusätzlichen Karte. Zudem sollen die Steuerberaterinnen und Steuerberater über die Nutzung des Postfachs hinaus perspektivisch auch in der Lage sein, sich mit dem Nutzerkonto der Steuerberater-Plattform auch unter Nachweis ihrer Berufsträgereigenschaft auf OZG-Plattformen zu authentifizieren. Durch die Unterstützung des Online-Ausweises wird es dem Anwender möglich sein, bei Bedarf auch solche Online-Dienste zu nutzen, die eine Authentisierung mit dem Vertrauensniveau „substanziell“ oder „hoch“ erfordern. Mit der beim beSt vorgesehenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet die BStBK allen Berufsträgerinnen und Berufsträgern eine praktische und zugleich sichere Handhabung ihrer Kommunikation an.

Warum wird der Online-Ausweis verwendet, warum reicht nicht die Kammerkarte?

Der Personalausweis mit Online-Funktion, der sog. Online-Ausweis, hat mehrere Vorteile gegenüber der Kammerkarte:

Der Online-Ausweis ist das Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium mit der höchsten Vertrauensklasse und ist somit für alle kommenden Verwendungszwecke geeignet.

Die Kammerkarte wird im Umfeld von staatlichen Portalen (Onlinezugangsgesetz) keine Akzeptanz haben, so dass sie nur für ein bestimmtes Einsatzgebiet in Frage kommt.

Für den Online-Ausweis wird es zukünftig komfortable mobile Einsatzszenarien geben, indem der Online-Ausweis auf dem Smartphone „digital abgelegt“ werden kann und somit für den Einsatz nicht jedes Mal gesteckt oder vorgehalten werden muss.

Ob und wie lange die Kammerkarte bei der Einführung des Online-Ausweises für das beSt ggf. noch als Übergangslösung zum Einsatz kommt, ist derzeit noch in Prüfung.

Was passiert, wenn ich den Ausweis verliere oder einen neuen Ausweis bekomme?

Bei Verlust des Ausweises kann er über die Ausweis-Sperrhotline gesperrt werden. Damit ist ein missbräuchlicher Zugriff auf den Online-Ausweis ausgeschlossen.

Nachrichten können weiter empfangen werden, auch während des Beantragungsprozesses des neuen Ausweises. Für den Versand von Nachrichten muss sich der Postfachinhaber einer Einzelkanzlei während des Beantragungsprozesses ggf. von einer Praxisvertreterin bzw. einem Praxisvertreter vertreten lassen. Bei Berufsausübungsgesellschaften kann der Versand in dieser Zeit durch einen anderen vertretungsberechtigten Berufsträger erfolgen.
Bei Ablauf des Ausweises muss nach Erhalt des neuen Ausweises eine erneute Identifizierung zur Bekanntmachung des neuen Ausweises erfolgen. Wird der Ausweis rechtzeitig von Ablauf erneuert, kann für den Zugriff auf das Postfach nahtlos vom alten auf den neuen Ausweis umgestellt werden.