Das beSt im Zusammenspiel mit DATEV

Welche vorbereitenden Maßnahmen müssen Steuerkanzleien sowie Mandantinnen/Mandanten und Unternehmen vornehmen?

Das wichtigste und dringendste Thema ist eindeutig der Personalausweis mit Online-Funktion, der sog. Online-Ausweis. Nur wer sich vorab einmal identifiziert und authentifiziert, kann das beSt nutzen und darüber Nachrichten versenden und empfangen. Dies erfolgt ausschließlich über den Online-Ausweis (nicht über einen Reisepass!), ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium. Er ist damit die Grundvoraussetzung für die Nutzung des beSt. Mit Erhalt des Registrierungsbriefs, den die BStBK voraussichtlich im ersten Quartal 2023 alphabetisch in Tranchen versendet wird, gilt eine passive Nutzungspflicht für das beSt. Bis dahin muss also ein Online-Ausweis verfügbar sein.

• Wer nur einen Reisepass und noch keinen elektronischen Personalausweis hat, sollte ihn jetzt schnell beantragen. Die Vorlaufzeit für Termine in den Ämtern kann über acht Wochen liegen.
• Sollte auf dem persönlichen Online-Ausweis die eID-Funktion noch nicht aktiviert sein, empfiehlt es sich, dies frühzeitig zu veranlassen bzw. die zugehörige PIN/PUK von den Meldebehörden zu beschaffen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Allgemeine Informationen zum Personalausweis mit Online-Funktion finden Sie hier.

Welche Hardwarekomponenten sind erforderlich?

Um das beSt zu nutzen, sind grundsätzlich keine besonderen technischen Vorbereitungen zu treffen, prinzipiell genügen ein handelsüblicher PC und ein Internetzugang. Die Hersteller von Kanzleisoftware sind gerade dabei, die Schnittstelle der Bundeskammer in ihre Lösungen zu integrieren. Kanzleien, die keine Fachsoftware verwenden, werden über einen lokalen Client auf das beSt zugreifen können, den die Bundessteuerberaterkammer kostenfrei bereitstellt.

Für die Nutzung des Online-Ausweises wird ein zertifizierter Kartenleser benötigt. Alternativ dazu kann auch ein Smartphone oder Tablet verwendet werden, das den Near Field Communication Standard (NFC) unterstützt. Mit einem solchen Smartphone bzw. Tablet können in Kombination mit dem Online-Ausweis die Ausweisdaten elektronisch übermittelt werden (mit Eingabe der persönlichen PIN).

Die außerdem nötige Software „AusweisApp2“ wird frei im Internet bereitgestellt. Über diese App werden dann für die Authentifizierung die Ausweisdaten nach Freigabe durch den Nutzer elektronisch übermittelt. Auf der Website der AusweisApp2 wird eine stets aktuelle Liste der kompatiblen Geräte gepflegt.

Wie können sich Steuerberatungskanzleien über die technischen Maßnahmen hinaus vorbereiten?

Die Einführung des beSt stellt nicht nur technische Anforderungen. Die Steuerberaterinnen und Steuerberater sollten sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie die Prozesse rund um das beSt in der Kanzlei gestaltet werden können und inwiefern sich dadurch weitere Kanzleiprozesse ändern.

Damit hängt insbesondere die Frage der Rechtevergabe in der Kanzlei zusammen. Nur Berufsträger sind nach dem gesetzlichen Rechtekonzept des beSt berechtigt, Nachrichten zu versenden. Die Abholung und die Vorbereitung von beSt-Nachrichten kann jedoch an ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegiert werden. Dafür müssen neben technischen Voraussetzungen auch Rechtevergaben und mögliche Anpassungen der Kanzleiprozesse berücksichtigt werden.

Wie viel Postfächer kann eine Steuerberatungs- bzw. Berufsausübungsgesellschaft erhalten?

Dies ist keine technische Frage, sondern zunächst eine rechtliche Frage.

Nach aktueller Regelung erhält eine Steuerberatungs- bzw. Berufsausübungsgesellschaft nur ein Gesellschaftspostfach. Derzeit wird an einer Gesetzesanpassung gearbeitet, die einer Steuerberatungs- bzw. Berufsausübungsgesellschaft die optionale Möglichkeit eröffnen soll, zusätzliche Postfächer für weitere Beratungsstellen/Zweigniederlassungen der Gesellschaft einzurichten (vgl. Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Stärkung der Aufsicht bei Rechtsdienstleistungen und zur Änderung weiterer Vorschriften des Rechts der rechtsberatenden Berufe, Art. 9, Ziff. 27/28: § 86d Abs. 7, § 86e Abs. 5 StBerG-neu). Die Gesetzesänderung tritt voraussichtlich zum 1. Juli 2023 in Kraft.

Wie wird das beSt in die DATEV-Produktwelt integriert?

Direkt in DATEV DMS und Dokumentenablage wird es möglich sein, beSt-Nachrichten abzuholen, zu senden und zu archivieren.

Die Funktionalität steht somit allen EO-Paket-Anwenderinnen und -Anwendern zur Verfügung.

Wird das beSt mit dem DMS verbunden sein?

Das Abholen und Archivieren der Nachrichten wird über den Dokumentenkorb erfolgen. Direkt in DATEV DMS bzw. Dokumentenablage werden Nachrichten über entsprechende Aufrufe (Menü, Kontextmenü, Kontextbezogene Links) entworfen und versendet werden können.

Müssen die Anwenderinnen und Anwender irgendwelche Installationen vornehmen, damit sie aus der DATEV-Software auf das beSt zugreifen können?

Die Voraussetzungen zur Nutzung des beSt werden in der Programmversion von DMS bzw. Dokumentenablage, die im Januar 2023 allen Anwendern zur Verfügung stehen wird, enthalten sein. Eine zusätzliche Installation zur Standard-Version ist also nicht erforderlich.

Zur Nutzung des beSt ist ein DATEV-Authentisierungsmedium und ein Personalausweis mit Online-Funktion (Online-Ausweis) erforderlich. Die entsprechende Hard- und Software muss installiert und eingerichtet sein.

Wie sieht der konkrete Zeitplan aus?

Die Pilotphase startete im Oktober 2022. Die Pilotinnen und Piloten (die von den jeweiligen Fachsoftwareherstellern eingeladen wurden) können sich bei Fragen oder Problemen an service@steuerberaterplattform.de wenden.

2023 startet dann die Steuerberaterplattform mit ihrer ersten Ausbaustufe, dem beSt.

Wie kann man an der Pilotphase teilnehmen?

Die BStBK informierte die Fachsoftwarehersteller über die Ausgestaltung und die Rahmenbedingungen der Pilotphase. Insgesamt werden voraussichtlich ca. 100 Anwenderinnen und Anwender an der Pilotphase teilnehmen können.

Das Verfahren zur Auswahl der Pilotinnen und Piloten legte jeder Fachsoftwarehersteller selbst fest. Die ersten Fachsoftwarehersteller haben Piloten ausgewählt, weitere werden folgen.

Wird das beSt auch zur Pilotierung bereits über die DATEV-Software nutzbar sein?

Ja, die Pilotinnen und Piloten können das beSt über die DATEV-Software nutzen. Im Januar wird die entsprechende Funktionalität dann allen Anwenderinnen und Anwendern zur Verfügung stehen.

An wen können sich Anwenderinnen und Anwender bei technischen Problemen wenden?

DATEV als der beauftragte technische Dienstleister wird einen umfangreichen Kundenservice über verschiedene Servicekanäle anbieten. Vorgesehen ist ein telefonischer Support zu den üblichen Bürozeiten, und ergänzend dazu werden unterschiedliche Selbsthilfemedien zur Verfügung stehen.

Die Bundessteuerberaterkammer wird ein Serviceportal zur Verfügung bereitstellen, auf dem die Servicekanäle und weitere Informationen hinterlegt sind. Die Pilotinnen und Piloten können bereits während der Pilotphase darauf zugreifen.

Ab wann wird es eine Hotline geben?

Der Service wird ab 01.01.2023 zur Verfügung stehen.

Sind die Daten beim Austausch über diese Plattform sicher?

Der Zugriff auf das beSt ist über den Personalausweis mit Online-Funktion (Online-Ausweis) abgesichert. Dabei handelt es sich um ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium, das jedem Berufsträger zur Verfügung steht.

Zudem sollen die Steuerberaterinnen und Steuerberater über die Nutzung des Postfachs hinaus perspektivisch auch in der Lage sein, sich mit dem Nutzerkonto der Steuerberater-Plattform auch unter Nachweis ihrer Berufsträgereigenschaft auf OZG-Plattformen zu authentifizieren. Durch die Unterstützung des Online-Ausweises wird es dem Anwender möglich sein, bei Bedarf auch solche Online-Dienste zu nutzen, die eine Authentisierung mit dem Vertrauensniveau „substanziell“ oder „hoch“ erfordern. Mit der beim beSt vorgesehenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet die BStBK allen Berufsträgerinnen und Berufsträgern eine praktische und zugleich sichere Handhabung ihrer Kommunikation an.

Warum wird der Online-Ausweis verwendet, warum reicht nicht die Kammerkarte?

Der Personalausweis mit Online-Funktion, der sog. Online-Ausweis, hat mehrere Vorteile gegenüber der Kammerkarte:

• Der Online-Ausweis ist das Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium mit der höchsten Vertrauensklasse und ist somit für alle kommenden Verwendungszwecke geeignet.
• Die Kammerkarte wird im Umfeld von staatlichen Portalen (Onlinezugangsgesetz) keine Akzeptanz haben, so dass sie nur für ein bestimmtes Einsatzgebiet in Frage kommt.
• Für den Online-Ausweis wird es zukünftig komfortable mobile Einsatzszenarien geben, indem der Online-Ausweis auf dem Smartphone „digital abgelegt“ werden kann und somit für den Einsatz nicht jedes Mal gesteckt oder vorgehalten werden muss.

Ob und wie lange die Kammerkarte bei der Einführung des Online-Ausweises für das beSt ggf. noch als Übergangslösung zum Einsatz kommt, ist derzeit noch in Prüfung.

Soll es neben dem Online-Ausweis Alternativen geben, wenn nein, warum nicht?

Neben dem Online-Ausweis soll es grundsätzlich keine Alternativen geben. Das ist auch gesetzlich so vorgesehen.

Es wird erwartet, dass sich der Online-Ausweis für den Bürger in Deutschland als allgemein verwendeter und akzeptierter Standard etabliert, der durch eine Ablage auf dem Smartphone gleichzeitig höchsten Komfort bietet.

Welche Risiken bestehen beim Online-Ausweis? Muss ich befürchten, dass hier über den eigentlichen Zweck hinaus Daten ausgelesen werden (können)?

Der Online-Ausweis ist ein sehr sicheres Medium, das nach unserer Kenntnis bisher nicht „geknackt“ worden ist.

Für das Auslesen von Daten des Online-Ausweises gelten strenge Regeln und eine hohe Transparenz. Es werden jeweils nur die für den Zweck notwendigen Daten ausgelesen und das wird auch transparent gemacht.

Wann wird der Online-Ausweis auch „mobil“ auf dem Smartphone so verfügbar sein, dass man nicht die Plastikkarte benötigt?

Der Online-Ausweis auf dem Smartphone steht technisch noch nicht auf allen Smartphones (sowohl hersteller- als auch plattformbezogen) zur Verfügung. Nach aktuellem Stand unterstützen nur wenige Smartphones der Marke Samsung den Online-Ausweis auf dem Smartphone. Mit iPhones kann der Ausweis auf dem Smartphone derzeit noch nicht genutzt werden.

Es gibt noch keine konkreten Termine, wann der Online-Ausweis allgemein auf dem Smartphone verfügbar sein wird.

Für welche Prozesse wird der Online-Ausweis benötigt?

In aller Kürze:

• für die Registrierung
• für den Versand von Nachrichten
• NICHT für die Abholung und den Entwurf von Nachrichten

Im Einzelnen:

Für die einmalige Registrierung an der Steuerberaterplattform. Jeder Steuerberater und jede Steuerberaterin muss sich einmalig an der Steuerberaterplattform registrieren. Im Zuge der Authentifizierung erfolgt ein Abgleich der Berufsträgereigenschaft mit dem Berufsregister der jeweiligen regionalen Steuerberaterkammer.

Neben dem Online-Ausweis ist noch ein Registrierungscode (9-stellig) erforderlich, der mit der Registrierungsaufforderung schriftlich an alle Berufsträgerinnen und Berufsträger versandt wird.

Für das Versenden von Nachrichten aus dem besonderen elektronischen StB-Postfach an einen Empfänger aus dem EGVP-Verbund. In erster Linie handelt es sich dabei um die Kommunikation mit Finanzgerichten, Steuerberaterkammern und anderen Steuerberatern. Die Kommunikation mit den Finanzämtern erfolgt weiterhin über ELSTER.

Die Nachrichten können von den Mitarbeitenden in der Kanzlei komplett vorbereitet werden. Ausschließlich der Sendevorgang muss persönlich vom Steuerberater bzw. der Steuerberaterin mit dem Online-Ausweis angestoßen werden.

Bei Nachrichten, die aus dem beSt versandt werden, ersetzt die Legitimation durch den Online-Ausweis die eigenhändige Unterschrift des Berufsträgers mit dem Vorteil, dass kein nachgelagerter Aufwand für die Kuvertierung mehr anfällt.

Für Empfang, Öffnen, Speichern und weitere Bearbeitung von Nachrichten in beSt ist KEIN Online-Ausweis erforderlich. Das bedeutet, dass mit einem entsprechenden Berechtigungskonzept diese Tätigkeiten von den Mitarbeitenden der Kanzlei erledigt werden können, analog dem Posteingang oder dem Empfang von E-Mails an die Kanzlei.

Wird eine Terminalserver (WTS) Unterstützung geboten?

Die AusweisApp2 ist derzeit noch nicht WTS-fähig. Auch von politischer Seite angekündigte Weiterentwicklungen im Hinblick auf Alternativszenarien mit dem Smartphone sind zwar von namhaften Herstellern in Arbeit und auf Ebene der betroffenen Ministerien und Stellen in Konzeption, werden aber voraussichtlich noch nicht bis zur Einführung des beSt zur Verfügung stehen. Aktuell sind deshalb alternative Lösungen in Umsetzung, so dass rechtzeitig vor dem Start von beSt auch für WTS-Nutzer eine Lösung bei Verwendung von Kartenlesegeräten für den Online-Ausweis zur Verfügung stehen wird.

Was passiert, wenn ich den Ausweis verliere oder einen neuen Ausweis bekomme?

Bei Verlust des Ausweises kann er über die Ausweis-Sperrhotline gesperrt werden. Damit ist ein missbräuchlicher Zugriff auf den Online-Ausweis ausgeschlossen.

Nachrichten können weiter empfangen werden, auch während des Beantragungsprozesses des neuen Ausweises. Für den Versand von Nachrichten muss sich der Postfachinhaber einer Einzelkanzlei während des Beantragungsprozesses ggf. von einer Praxisvertreterin bzw. einem Praxisvertreter vertreten lassen. Bei Berufsausübungsgesellschaften kann der Versand in dieser Zeit durch einen anderen vertretungsberechtigten Berufsträger erfolgen.
Bei Ablauf des Ausweises muss nach Erhalt des neuen Ausweises eine erneute Identifizierung zur Bekanntmachung des neuen Ausweises erfolgen. Wird der Ausweis rechtzeitig von Ablauf erneuert, kann für den Zugriff auf das Postfach nahtlos vom alten auf den neuen Ausweis umgestellt werden.

Können die Fachsoftwarehersteller schon die Schnittstelle in ihren Lösungen programmieren?

Ja. Es gab dazu mehrere technische und fachliche Austauschtermine mit den Fachsoftwareherstellern. Sie verfügen über alle Informationen, um die Schnittstelle in ihren Lösungen programmieren zu können.

Welche Folgen ergeben sich für die DATEV-Mitglieder dadurch, dass DATEV technischer Dienstleister für die Plattform ist?

Für DATEV-Mitglieder ergeben sich keine besonderen Folgen. Die Dienste und Lösungen der Steuerberater-Plattform werden durch die BStBK als Infrastruktur allen Berufsträgern und vor allem auch allen relevanten Fachsoftware-Herstellern zur Verfügung gestellt.