BrühHaus

Das BrühHaus bringt 20 Jahre Erfahrung rund um den Genuss von Kaffee mit. Neben einer erlesenen Auswahl an Kaffeeröstungen aus eigenem Haus und kleineren Röstereien vertreibt der Fachhändler Kaffeevollautomaten und Siebträgermaschinen und bietet passend dazu einen Reparaturservice an.

Die Situation

Das Team von BrühHaus fokussiert sich ganz auf ihre Kompetenz rund um das Thema Kaffee. Deswegen war eine Entscheidung schnell getroffen: Die Lohnabrechnung und Buchhaltung sollte am besten in den Händen einer Steuerkanzlei liegen.

Jeden Monat brachte Stefan Hutzler, Geschäftsführer von BrühHaus, relevante Unterlagen, wie z. B. Lieferscheine, Belege oder Stundenzettel, entweder direkt in der Kanzlei vorbei oder verschickte einen Pendelordner per Post. Als diese allerdings vor sieben Jahren in den Streik trat und die Buchhaltungsunterlagen förmlich stecken blieben, war für ihn klar: Mit dem Pendelordner muss Schluss sein. Das war aus seiner Sicht nicht mehr zeitgemäß, auch im Hinblick auf das wachsende Unternehmen: „Wie viele Ordner sollen es noch werden? Und wohin damit, wenn ich die auch noch für zehn Jahre archivieren muss?“

Die Lösung

Seine damalige Steuerkanzlei hat überwiegend noch mit Papier und Pendelordner gearbeitet - für Stefan Hutzler war dies keine Option mehr. Daher hat er sich nach einer neuen Kanzlei umgesehen, die bereits auf digitale Prozesse setzt und Veränderungen gegenüber aufgeschlossen ist. Auf einer Veranstaltung lernte er seinen aktuellen Steuerberater kennen. Dass die Kanzlei ca. 300 km von seinem Unternehmensstandort entfernt ist, spielt für ihn keine Rolle. Mit dem neuen Steuerberater hat sich auch die Tür zu DATEV geöffnet. Gemeinsam haben sie alle Lohn- und Buchhaltungsprozesse digitalisiert: von Kasse, Eingangsrechnungen, Lieferscheine bis hin zum digitalen Lohnzettel. Der Implementierungsprozess von DATEV Unternehmen online für die Buchführung, DATEV Arbeitnehmer online als digitales Portal für Lohn- und Gehaltsdokumente und DATEV Auftragswesen next für die Auftragsabwicklung lief „perfekt und stolperfrei“, so Hutzler.

Informationen und Dokumente sind nun reibungslos, schnell und unkompliziert ausgetauscht. „Die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung läuft besser denn je“, erläutert Hutzler.

Das Ergebnis

Von der Umstellung auf digitale Prozesse ist Stefan Hutzler begeistert: „Ich kann von unterwegs aus alles machen. Keine Pendelordner mehr. Alles was ich brauche, ist Unternehmen online und meinen Stick, den ich immer und überall dabeihabe. Ich habe einfach mehr Überblick“. Mit einem Klick sind viele Arbeitsschritte automatisch erledigt und die Daten stehen sofort seinem Steuerberater zur Verfügung, der jederzeit zugreifen kann. Der Kassenabschluss geht per Mausklick am 30ten des Monats an den Steuerberater. Und mit Unternehmen online und dem Dokumentenscanner sind Belege im Handumdrehen digitalisiert. Einmal hochgeladen stehen die Dokumente seinem Steuerberater online zum Buchen oder zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Auch Nachfragen seitens der Mitarbeitenden bezüglich der Lohnabrechnung oder Sozialversicherungsnachweise sind passé – mit Arbeitnehmer online stehen alle Dokumente immer pünktlich und automatisch zum Download im Portal bereit. Die Mitarbeitenden können sich ganz einfach einloggen und Ihre Dokumente einsehen. Etwa 20 Prozent Zeitersparnis verzeichnet Stefan Hutzler nun pro Woche. Das ist ein ganzer Tag neu gewonnener Zeit, die er dringend braucht und nun in andere wichtige Themen investieren kann, wie z. B. der Verfahrensdokumentation, Mitarbeiterschulungen und ständige Optimierung der Betriebsabläufe.

Für Stefan Hutzler ist es wichtig, einen Partner an seiner Seite zu haben, bei dem er sich gut aufgehoben fühlt – gerade im Hinblick auf die Zukunft. Bei DATEV hat er immer zuverlässige und kompetente Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, die ihn bei jeglichen Problemen unterstützen. „Es gibt keine zweite DATEV“, weiß er zu schätzen.

Eingesetzte DATEV-Lösungen