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So funktionieren DATEV Kassenarchiv online und DATEV Kassenbuch online:
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Online beim DATEV Kassenarchiv online das eigene Konto anlegen.
- Nach Geschäftsschluss die Kasse wie jeden Tag auszählen und somit abschließen. Je nach eingesetzter Kasse können dann über einen Klick oder manuell die Tagesendsummen sowie die Einzelaufzeichnungen ins DATEV Kassenarchiv online übertragen werden – schnell und ohne Wartezeit.
- Wird DATEV Kassenbuch online eingesetzt, werden die Daten des Tagesabschlusses aus dem Kassenarchiv automatisch weitergeleitet und die jeweiligen Kassenbucheinträge vorgeschlagen. Das tägliche Kassenbuch erstellt sich so fast von selbst und die Daten können sofort an den Steuerberater für die aktuelle Buchführung weitergeleitet werden.
- Gibt es aus der Kassenführung andere archivierungspflichtige Dateien, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen, Rabattaktionen oder Speisekarten, können diese jederzeit ebenfalls in das DATEV Kassenarchiv hochgeladen werden.
- Steht dann unerwartet der Prüfer für eine Kassen-Nachschau im Geschäft, loggt sich der Unternehmer oder ein anderer Verantwortlicher über das Online-Portal ins DATEV Kassenarchiv ein und exportiert die benötigten Daten zur Übergabe an den Prüfer. Im Kassenarchiv online wird die jeweilige Kassenstruktur des Unternehmens zuverlässig nachgebildet. Weil das Unternehmen dank seines Steuerberaters und der DATEV-Lösung gut vorbereitet war, verlässt der Prüfer im Idealfall ohne Beanstandungen das Geschäft.
So funktioniert DATEV Kassenarchiv online:
- Ein Kunde kauft im Geschäft ein und will in bar bezahlen.
- Der Verkauf wird in der elektronischen Kasse erfasst. Es wird ein Kassenbon erstellt, in der Kasse gespeichert und gegebenenfalls an den Kunden ausgegeben.
- Nach vielen weiteren Verkäufen wird nach Geschäftsschluss die Kasse ausgezählt und somit abgeschlossen. Der Tagesabschluss in Form der Tagesendsummen sowie die Einzelaufzeichnungen werden dann über einen Knopfdruck oder manuell ins DATEV Kassenarchiv online übertragen. Auch andere archivierungspflichtige Dateien, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen, Rabattaktionen oder Speisekarten, können – unabhängig vom Tagesabschluss – in die DATEV-Cloud hochgeladen werden.
- Steht dann unerwartet der Prüfer für eine Kassen-Nachschau im Geschäft, kann der Unternehmer die benötigten Daten über das Online-Portal herunterladen und dem Prüfer zur Verfügung stellen.
Bei der Jahrespressekonferenz 2018 präsentierte eine Mitarbeiterin das DATEV Kassenarchiv online. Über die Lösung lassen sich Kassendaten einfach und revisionssicher nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben archivieren. Im Fall einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung können die Daten heruntergeladen und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.
CASIO Europe und DATEV haben auf der CEBIT 2018 in Hannover eine Kooperation im Bereich Kassendatenarchivierung vertraglich besiegelt. Das Foto zeigt Yoshiyuki Kuroda, stellv. Geschäftsführer der CASIO Europe GmbH, und Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG, (v.r.) am CeBIT-Stand der DATEV.
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DATEV eG
Claudia Specht
Telefon 0911 319-51224
claudia.specht@datev.de