Fast jedes Unternehmen wird mit diesem neuen Format zu tun bekommen
Die XRechnung ist nun also Pflicht – aber eigentlich betrifft das doch nur Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern, oder? Bei genauerer Betrachtung der Frage, welche Kundenkreise konkret darunter fallen, zeigt sich allerdings, dass dies etwa auch die Deutsche Bahn mit ihren Tochterunternehmen oder kommunale Einrichtungen wie Schulen oder Bäder sind. Nach Expertenschätzung werden daher künftig beinahe alle Unternehmen mindestens einmal im Jahr mit der XRechnung zu tun haben. So packen die Verantwortlichen in den Betrieben die Umstellung konkret in fünf Schritten an.
Der Bund und das Land Bremen verlangen bereits seit Ende November 2020 elektronische Rechnungen im Format XRechnung von ihren Lieferanten. Momentan können das allerdings nur die wenigsten Unternehmen in ihrer Rechnungsstellung abbilden. Doch die Umstellung wird dringend, denn auch die anderen Länder, die Stand heute noch keine Verpflichtung geplant haben, werden voraussichtlich dem Beispiel Bremens folgen und die Pflicht bis auf die kommunale Ebene hinab einführen.
Step 1: Was kann die Software?
Am Beginn des Projekts XRechnung steht für Unternehmen zunächst die kritische Bestandsaufnahme: Ist die derzeit im Unternehmen eingesetzte Software in der Lage, technisch und inhaltlich korrekte E-Rechnungen entweder im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format zu erzeugen? Falls, nein, lässt sie sich nachrüsten? Fundiert Auskunft kann im Regelfall nur der Hersteller der Software selbst erteilen. Diesen sollten Unternehmen unmittelbar ansprechen – oder auch den Steuerberater bzw. die Steuerberaterin.
Step 2: Was wollen die Kunden?
Auch im zweiten Schritt geht es darum, Informationen zu gewinnen, diesmal ganz konkret von denjenigen Kunden, die im Bereich der öffentlichen Hand beliefert werden. "Vielen Unternehmern ist nicht klar, wer alles in diese Gruppe fällt", erklärt Ivo Moszynski, XRechung-Experte bei der DATEV eG. So betrifft die Pflicht zur XRechnung nicht nur die klassischen Bundesbehörden, sondern alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Dazu gehören zum Beispiel auch die Deutsche Bahn mit all ihren Tochterunternehmen und die Bundesdruckerei aus Berlin. Ebenfalls von der EU-Richtlinie betroffen, aber oftmals nicht im Bewusstsein der Zuständigen in den Betrieben, seien mittelfristig zudem sämtliche kommunale Einrichtungen, wie etwa der städtische Kindergarten, den zum Beispiel die Bäckerei beliefert.
Sind alle Kunden identifiziert, die unter die Neuregelung fallen, sollten Unternehmer mit den Rechnungsempfängern den Dialog suchen und dabei Fragen klären wie: Welcher Standard ist gefordert? Welche Übermittlungswege gibt es? Stehen eventuell Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung?
Step 3: Was machen wir selbst?
Wenn diese Informationen eingeholt sind, geht es darum, die Rechnungsempfänger zu clustern und sich für ein möglichst universell einsetzbares Verfahren zu entscheiden. Fallen nur vereinzelt einmalige Rechnungen an, kann es sinnvoll sein, eines der Portale der öffentlichen Hand zu nutzen, bei denen sich die Rechnungsinhalte direkt in eine Maske eintippen lassen. Manche Bundesländer stellen derartiges zur Verfügung, nicht jedoch zum Beispiel das Land Bayern.
Ist das Aufkommen dagegen höher und vor allem regelmäßig, stehen grundsätzlich zwei alternative Wege zur Verfügung: Wenn die eingesetzte Software XRechnungen erzeugen kann, lassen sich diese entweder in Eigenregie über die vom Empfänger definierten Wege oder aber über öffentliche Netzwerke wie PEPPOL übermitteln.
Die zweite Variante ist der Einsatz eines IT-Dienstleisters, der die Rechnungen, die das Unternehmen konventionell erzeugt, ins geforderte Format umwandelt und auch gleich übermittelt. Neben der Web-Lösung DATEV SmartTransfer, die sich aus der jeweils im Betrieb eingesetzten Rechnungstellungssoftware nutzen lässt, gibt es noch andere Dienstleister, die eine Rundum-Sorglos-Lösung anbieten. Eine Übersicht solcher Komplettdienstleister findet sich beispielsweise auf den Internetseiten des Verbands elektronische Rechnung (VeR).
Step 4: Was tragen IT-Dienstleister und Steuerberater bei?
Ist die grundsätzliche Entscheidung gefallen, in welchem Umfang die XRechnung ausgelagert oder inhouse umgesetzt werden soll, ist es an der Zeit, Experten für die Feinplanung hinzuzuziehen. Wichtig ist, dabei nicht nur den IT-Dienstleister, sondern auch den Steuerberater bzw. die Steuerberaterin mit an den Besprechungstisch zu holen.
Denn bei der XRechnung geht es gleichermaßen um eine technische Lösung für die Erstellung und Übermittlung wie um (umsatz-)steuerrechtliche Aspekte und die Integration der elektronischen Rechnungstellung in den gesamten Rechnungswesenprozess. Idealerweise gelingt dann am Ende die automatisierte Überwachung und Verbuchung der aus den Rechnungen generierten Zahlungseingänge, beispielsweise mit DATEV-Lösungen für Unternehmen.
Step 5: Wie sieht das Projekt ganz konkret aus?
Wer an diesem Punkt angelangt ist, wird möglicherweise bereits festgestellt haben, dass es einen ganz wesentlichen Knackpunkt gibt: das Problem, dass bestimmte Rechnungsinhalte, insbesondere die Leitweg-ID, die die Europäische Norm zur XRechnung fordert, nirgendwo in der Unternehmenssoftware vorkommen. Diese zwingenden Inhalte einer XRechnung gab es bis dato schlichtweg nicht, daher muss in der Unternehmenssoftware erst ein Feld dafür geschaffen werden, das künftig befüllt wird, damit eine XRechnung überhaupt automatisiert erzeugt werden kann.
Es geht also vor der Festlegung des finalen Projektteams und dem Start der Umsetzung noch einmal darum, grundsätzlich zu entscheiden, ob diese Problematik am Ende dazu führt, dass prophylaktisch alle für die XRechnung notwendigen Rechnungsinhalte nicht nur für die Verwaltungs-, sondern für alle Kunden hinterlegt werden. "Eine pauschale Empfehlung dazu gibt es nicht, das müssen Unternehmer individuell unter Berücksichtigung des jeweiligen Kundenstamms entscheiden", sagt DATEV-Experte Ivo Moszynski.