Die Serie zur XRechnung

Ein X für ein E: die XRechnung und ihre Folgen

Rechnungen an die öffentliche Hand müssen zukünftig als XRechnung übermittelt werden. Diese neue Regelung wird sich nach und nach bundesweit durchsetzen und betrifft damit fast alle Unternehmen. Nur wenige Rechnungssteller sind sich dieser Pflicht bisher allerdings bewusst. Neben dem fehlenden Bewusstsein bringt die neue Regelung einige weitere Problemstellungen mit sich. Diese Herausforderungen und mögliche Lösungen für den Umstieg auf die XRechnung werden in der Textserie behandelt. Dabei geht es unter anderem darum, wann genau die entsprechenden Vorschriften greifen, welche Unterschiede es auf den verschiedenen föderalen Ebenen gibt und wie der Austausch zwischen Unternehmen und Kanzlei helfen kann.

Für Medien des Berufsstands

Folge 1: XRechnung betrifft mehr Mandanten als erwartet
Sie betrifft viel mehr Mandanten, als nur diejenigen, die sich selbst tangiert fühlen: die Pflicht, Rechnungen an die öffentliche Hand künftig als XRechnung zu übermitteln. Experten gehen davon aus, dass jedes Unternehmen mindestens einmal im Jahr mit einem öffentlichen Auftraggeber abrechnet und somit Beratungsbedarf bei allen Mandanten vorliegt. Die Hauptschwierigkeit ist momentan, neben dem fehlenden Bewusstsein dafür, die heterogene IT-Landschaft – auf beiden Seiten.
Folge 2: Die XRechnung wird zum individuellen Beratungsfall
Was erst einmal nach mehr Effizienz und einfacheren Prozessen klingt, entpuppt sich für viele Mandanten derzeit als komplexe Individualthematik: die XRechnung, die Bund und erste Länder bereits verpflichtend verlangen. Die Hauptschwierigkeit liegt darin, dass die XRechnung insgesamt etwa 150 Rechnungsfelder vorsieht, mittels derer öffentliche Auftraggeber neben den mehr als 30 Pflichtangaben individuell zusätzliche Informationen verlangen können. Damit avanciert jede digitale Rechnungsstellung beim Bund, den Ländern oder auch später bei den Kommunen zum Einzelberatungsfall.
Folge 3: Alles fließt – auch bei der XRechnung
Die Lage beim Thema XRechnung ist überaus unübersichtlich und regional differenziert: Die Vorgaben der einzelnen Bundesländer und Kommunen zur Umsetzung und Übermittlung der XRechnung unterscheiden sich sowohl in inhaltlicher Hinsicht als auch was den Zeitpunkt für ihre verpflichtende Erstellung seitens der Lieferanten angeht. Einheitlichkeit besteht im Wesentlichen nur im Hinblick auf die Taxonomie. Ein Überblick.
Folge 4: Schritt für Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung
Seit Ende 2020 ist die XRechnung auf Bundesebene und im Land Bremen Pflicht. Viele Mandanten fangen jedoch erst peu à peu an, das Thema in der Faktura umzusetzen. Oftmals fehlt es ihnen am notwendigen Handwerkszeug – sowohl technisch als auch methodisch im Hinblick auf die digitale Integration des Rechnungswesens. Hier sind Steuerberaterinnen und Steuerberater gefragt: als wertvolle Experten, die mit ihrem Know-how nicht nur den Mandanten helfen, sondern auch ihre eigenen Prozesse der Zusammenarbeit mit diesen voranbringen.

Für Wirtschaftsmedien

Teil 1: Tschüss PDF, hallo E-Rechnung!
Den Anfang machten der Bund und das Land Bremen: Unternehmen, die mit diesen öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen seit dem 27. November 2020 zwingend elektronisch stellen. Dieser Pflicht, die perspektivisch auch die übrigen Bundesländer sukzessive einführen werden, ist aber keineswegs mit einem schlichten PDF-Dokument Genüge getan. Vielmehr müssen es Formate sein, die eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung erlauben.
Teil 2: In fünf Schritten zur XRechnung
Die XRechnung ist nun also Pflicht – aber eigentlich betrifft das doch nur Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern, oder? Bei genauerer Betrachtung der Frage, welche Kundenkreise konkret darunter fallen, zeigt sich allerdings, dass dies etwa auch die Deutsche Bahn mit ihren Tochterunternehmen oder kommunale Einrichtungen wie Schulen oder Bäder sind. Nach Expertenschätzung werden daher künftig beinahe alle Unternehmen mindestens einmal im Jahr mit der XRechnung zu tun haben. So packen die Verantwortlichen in den Betrieben die Umstellung konkret in fünf Schritten an.

Ein X für ein E: die XRechnung und ihre Folgen

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