Teil 4 – Die XRechnung als Einstieg in die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse nutzen

Schritt für Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung

Seit Ende 2020 ist die XRechnung auf Bundesebene und im Land Bremen Pflicht. Viele Mandanten fangen jedoch erst peu à peu an, das Thema in der Faktura umzusetzen. Oftmals fehlt es ihnen am notwendigen Handwerkszeug – sowohl technisch als auch methodisch im Hinblick auf die digitale Integration des Rechnungswesens. Hier sind Steuerberaterinnen und Steuerberater gefragt: als wertvolle Experten, die mit ihrem Know-how nicht nur den Mandanten helfen, sondern auch ihre eigenen Prozesse der Zusammenarbeit mit diesen voranbringen.

"Wir schätzen, dass jedes Unternehmen in Deutschland mindestens einmal pro Jahr mit öffentlichen Auftraggebern zu tun hat und deshalb künftig via XRechnung abrechnen muss", erklärt Ivo Moszynski, E-Rechnungsexperte bei der DATEV eG. Im Zweifel wenden sich Mandanten dann in diesem konkreten Problemfall erstmal an ihren Steuerberater oder ihre Steuerberaterin – die spätestens jetzt die Chance ergreifen sollten, mit den Mandanten über eine generelle Umstellung des Rechnungswesens auf durchgängig digitale Kanäle zu sprechen.

Verwaltung liefert Impuls zur Modernisierung

Wie so oft, ist es erst der Druck von außen, der die Digitalisierung insbesondere bei kleineren Unternehmen voranbringt – ob durch die Auswirkungen der Pandemie oder eben aufgrund der neuen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Diesen Impuls zur Modernisierung gilt es aufzugreifen und gemeinsam mit dem Mandanten ein umfassendes Konzept für die elektronische Rechnungsstellung und die damit zusammenhängenden kaufmännischen Prozesse zu erarbeiten.

Am einfachsten gelingt dies, wenn Steuerberater und Mandanten Softwarelösungen desselben IT-Dienstleisters einsetzen. "So erlauben etwa die verzahnten DATEV-Produkte für Kanzlei und Unternehmen einen integrierten Durchlauf von der Erstellung elektronischer Rechnungen – wie etwa einer XRechnung – im Unternehmen bis hin zur automatisierten Verbuchung der späteren Zahlungseingänge in der Kanzlei", erklärt Moszynski.

Allerdings setzten viele Unternehmen Lösungen ein, die speziell auf die Bedürfnisse ihrer jeweiligen Branche zugeschnitten sind. Das erhöht zwar einerseits den Beratungsbedarf und damit auch den Aufwand, eröffnet andererseits aber auch die Chance, vorhandene Prozesse effizienter zu gestalten.

Step 1: Was kann die Software?

Zunächst müssen Steuerberater und Mandant klären, inwiefern die eingesetzte Softwarelösung in der Lage ist, E-Rechnungen im Allgemeinen – und zwar solche mit einem automatisch verarbeitbaren Datensatz – und XRechnungen im Besonderen zu erzeugen. Zumindest Ersteres können inzwischen die meisten gängigen Lösungen. Für den Spezialfall XRechnung stehen im Zweifel Dienstleister zur Verfügung, die eine Umwandlung des verwendeten Dateiformats in die XRechnung anbieten. Neben DATEV sind das unter anderem weitere Mitglieder des Verbandes elektronische Rechnungen (VeR).

Einzelne Bundesländer räumen den Nutzern zudem die Möglichkeit ein, die Rechnungsdaten händisch in bestimmten Portalen einzutippen. Was für Mandanten mit einem geringen Rechnungsaufkommen eventuell noch sinnvoll sein mag, wirft auf der Prozessebene allerdings Fragen auf: Wie gelangen die Daten, die händisch an dritter Stelle erzeugt werden, in die Buchhaltung? Wie wird der betreffende Beleg generiert und anschließend archiviert? Deshalb ist für Moszynski klar: "Bei der Planung der Digitalisierung von kaufmännischen Prozessen und der Umstellung auf die elektronische Rechnung sind die Steuerberaterinnen und Steuerberater als Digitalisierungscoach wichtige Ansprechpartner."

Step 2: Welche Daten sind vorhanden?

Ebenso wesentlich bei diesem Thema ist die Frage, welche Daten das Unternehmen überhaupt als Grundlage für die Faktura heranzieht und vorhält. So sieht die XRechnung unter anderem eine sogenannte Leitweg-ID vor, die bislang nur die wenigsten Unternehmen als Rechnungsbestandteil kennen dürften. Ebenso verhält es sich mit weiteren Regelungen zu Angaben, die bis auf die Positionsebene hinunterreichen und die in vielen Unternehmen schlichtweg nicht in dem Standard abbildbar sind, wie die öffentliche Verwaltung es derzeit fordert.

Step 3: Kooperation mit IT-Dienstleister

Um sicherzustellen, dass am Ende auch die Kanzlei von den integrierten Prozessen im Mandantenunternehmen profitiert, empfiehlt es sich, die Schnittstellen, die für die Zusammenarbeit relevant sind, von Anfang an zu definieren und darauf hinzuwirken, dass sie bei der abschließenden Umsetzung des IT-Projekts berücksichtigt werden. So wird dafür gesorgt, dass die elektronischen Ausgangsrechnungen nach der Umstellung automatisiert verbucht werden können.

"DATEV bietet für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung einfache Lösungen an – egal ob eine DATEV Software für die Rechnungsschreibung oder ein Produkt eines anderen Herstellers eingesetzt wird. Über diese Lösungen sind auch universelle Übertragungsnetzwerke wie PEPPOL und TRAFFIQX angebunden, so dass auch Geschäftspartner aus der Privatwirtschaft einfach erreicht werden können", erklärt Moszynski.

Step 4: E-Bescheid in den Rechnungseingang integrieren

Neben dem Rechnungsversand sollte auch der Rechnungseingang Teil der gemeinsamen Digitalisierungsanstrengungen von Mandant und Kanzlei sein – sowohl bezogen auf die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen wie auch mit staatlichen Stellen. Obwohl das Verfahren des Ersetzenden Scannens die Möglichkeit eröffnet, sich von der Verarbeitung und Archivierung von Papierbelegen zu verabschieden, sollte mit möglichst allen Geschäftspartnern der digitale Datenaustausch vereinbart werden.

Auch bei den Behörden von Bund und Ländern tut sich dazu einiges. Denn ebenso wie sie elektronische Rechnungen einfordern, versenden Kommunen immer häufiger selbst Bescheide wie zum Beispiel Müllgebührenbescheide per Email. Auch wenn die Bescheide derzeit noch keine strukturierten Daten wie die elektronischen Rechnungen enthalten, ist eine elektronische Übermittlung zumindest ein erster Schritt und zeigt, dass immer mehr Prozesse digitalisiert werden.

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