Über die Pflicht zur XRechnung und was Unternehmen tun können
Den Anfang machten der Bund und das Land Bremen: Unternehmen, die mit diesen öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen seit dem 27. November 2020 zwingend elektronisch stellen. Dieser Pflicht, die perspektivisch auch die übrigen Bundesländer sukzessive einführen werden, ist aber keineswegs mit einem schlichten PDF-Dokument Genüge getan. Vielmehr müssen es Formate sein, die eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung erlauben.
Das PDF in der E-Mail, das war es bislang, was die meisten mittelständischen Unternehmen unter elektronischer Rechnung verstanden. Dabei regelt eine Europäische Richtlinie ganz genau, was überhaupt eine E-Rechnung ist: ein Dokument, das in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein simples PDF beinhaltet keinen strukturierten Datensatz und ist deshalb keine E-Rechnung.
Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es in der Praxis zwei wesentliche Alternativen: den neuen Standard der öffentlichen Verwaltung XRechnung und das schon etwas länger in der Wirtschaft im Einsatz befindliche Format ZUGFeRD, das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Wichtig wäre für Unternehmer, die vor einer Investitionsentscheidung stehen, heute einschätzen zu können, welches der Formate bestenfalls universell einsetzbar sein wird und welche Softwarelösungen die entsprechenden Daten erzeugen – idealerweise passend für verschiedenste Formate.
Unterschiedliche Regelungen in den Bundesländern
Doch dies ist nicht so einfach, denn die Problematik beginnt damit, dass größere Kunden aus der freien Wirtschaft, die das Unternehmen möglicherweise heute schon beliefert, als Rechnungsempfänger ihrerseits eigene Standards vorgeben, Stichwort EDI. Auch beim Staat ist das Verfahren uneinheitlich. Zwar haben sich Bund und Länder im IT-Planungsrat darauf verständigt, dass die XRechnung das favorisierte Format für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist, aber mit der Integration der XRechnung in ZUGFeRD 2.1.1 steht einer Akzeptanz von ZUGFeRD ebenfalls nichts mehr im Weg.
Derzeit arbeiten die Bundesländer fast alle noch an der technischen Umsetzung der EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014, um ihre heterogenen Systemlandschaften für die E-Rechnung tauglich zu machen. Auch für die Unternehmen kann die Umstellung auf die E-Rechnung bedeuten, dass Prozesse angepasst, neue Software beschafft und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden müssen. In der Regel ist die Umstellung auf die E-Rechnung ein Organisationsprojekt, das viele Bereiche tangiert und somit mit entsprechender Vorlaufzeit umgesetzt werden sollte.
Exemplarisch hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) den Standard XRechnung einer Tauglichkeitsuntersuchung unterzogen und dabei dessen Vorgaben mit dem abgeglichen, was heute in Rechnungen von verschiedenen Branchen und in unterschiedlichen Darreichungsformen enthalten ist. Dabei kam heraus, dass viele Unternehmen derzeit nicht die Rechnungsinhalte ohne Anpassungsaufwände so liefern können, wie das Vorgaben der Verwaltung vorsehen. Hinzu kommt, dass überregional tätige Lieferanten der öffentlichen Verwaltung künftig je nach Bundesland unterschiedliche Vorgaben für ihre elektronischen Rechnungen berücksichtigen müssen.
Dienstleister als Alternative
Das stellt sowohl das betriebliche Rechnungswesen als auch die öffentliche Verwaltung vor gewaltige Herausforderungen. Letztere ist zunehmend auch über das Netzwerk TRAFFIQX erreichbar, das ihr als Dienstleisternetzwerk den Empfang der Rechnungen in allen möglichen Formaten abnimmt. Das Netzwerk, in dem unter anderem die DATEV eG engagiert ist, steht auch Unternehmen offen.
In Kombination mit der DATEV-Lösung SmartTransfer etwa lassen sich darüber unter anderem aus DATEV-Anwendung Rechnungen im Wunschformat des Empfängers, sicher elektronisch, via E-Mail oder über Netzwerke wie PEPPOL direkt dem Empfänger zustellen. Dadurch sind zum Beispiel alle Rechnungsportale der öffentlichen Verwaltung erreichbar, ohne dass sich der Rechnungssteller mit den Details des jeweils gewünschten Formats beschäftigen muss.
Auf der anderen Seite können Unternehmen als Rechnungsempfänger ebenfalls bestimmen, in welchem Format sie Rechnungen erhalten möchten. Arbeiten sie ebenfalls mit ZuGFeRD, lassen sich eingehende elektronische Rechnungen auf diese Weise automatisiert weiterverarbeiten und beispielsweise in den unternehmensweiten Prüf- und Freigabeprozess einspeisen. Auch die Weiterverarbeitung in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen sowie die dauerhafte Archivierung mit DATEV Unternehmen online und damit die Weitergabe an die Steuerberatungskanzlei ist im Anschluss möglich.
Übertragung per E-Mail mit ZUGFeRD 2.1
Alternativ zu der branchenübergreifenden Lösung etwa über SmartTransfer lassen sich E-Rechnungen selbstverständlich auch per E-Mail versenden. Zahlreiche Rechnungserstellungsprogramme, wie etwa DATEV Auftragswesen online, unterstützen die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Der Standard nutzt das PDF/A-3-Format, bei dem sich die E-Rechnung als Datensatz ins PDF einbetten lässt. Beim Versand per E-Mail ist es üblich, dass sowohl die strukturierten Datensätze im XML-Format als auch das Rechnungsbild im gewohnten Aussehen übertragen werden.
Die neueste Version von ZUGFeRD erfüllt grundsätzlich alle Vorgaben der XRechnung und kann darüber hinaus auch für internationale Geschäftsvorfälle oder Rechnungen an andere Kunden im Mittelstand genutzt werden. Während die XRechnung genau auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten ist, ist ZUGFeRD eher eine E-Rechnungssuite und somit universell einsetzbar.