ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

DATEV ist Mitglied des FeRD und hat bei der Entwicklung des Standardformats ZUGFeRD mitgewirkt, um Prozesse für Steuerberater und deren Mandanten zu vereinfachen. Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden.

Vorteile

  • Elektronischer Rechnungsversand ohne Absprache des Formats zwischen den Rechnungsparteien.
  • Zahlungsvorgänge automatisieren und verschlanken sich, da manuelle Datenübernahme und mögliche fehlerhafte Erfassung entfallen.
  • Rechnungsdaten lassen sich automatisch verarbeiten, das verschlankt die Prozesse zwischen Unternehmen und Kanzlei des Steuerberaters.
  • Buchungsvorgänge vereinfachen sich.

So funktioniert es

ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden.

Die Erstellung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist im Funktionsumfang von folgenden DATEV-Anwendungen enthalten:

  • DATEV Auftragswesen online (Zusatzmodul zu Unternehmen online) - seit Juli 2015
  • DATEV Mittelstand pro (Programmkomponente Auftragswesen) - mit Programm-DVD 9.0

Bei der Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Daten aus der eingebetteten XML-Struktur ausgelesen und die benötigten Daten in den Zahlungsträger, Buchungszeile, usw. übernommen.

Die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format in den DATEV-Anwendungen ist seit der Programm-DVD 8.2 möglich. Dies gilt für folgende Anwendungen:

  • DATEV Unternehmen online (in Belegverwaltung online und Belege online)
  • DATEV DMS classic
  • Digitale Dokumentenablage enthalten in:
    DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen/ Einzelplatz/compact pro
    Eigenorganisation compact, classic, comfort pro
    DATEV Anwalt classic pro
    Forderungswesen pro
    Haushaltsplanung pro
    Kommunale Abgabe pro
    Mittelbewirtschaftung pro
    Rechnungswesen kommunal pro

Wichtig: Das Standardformat ersetzt nicht die Prüfung der Signatur oder das alternative innerbetriebliche Kontrollverfahren bei elektronischen Rechnungen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter www.datev.de/erechnung.

Hinweis

Sie tauschen bereits heute mit Ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im ZUGFeRD Format aus? Sie setzen dabei eine unserer Lösungen ein? In diesem Fall freuen wir uns auf einen regen Austausch mit Ihnen. Bitte nehmen Sie über das Kontaktformular Verbindung zu uns auf!

Wo erhalten Sie weitere Informationen?

Zum Umgang mit elektronischen Rechnungen hat FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) Tipps und Tricks veröffentlicht. Darin wird aufgezeigt, wie auch kleine Unternehmen, den im BMF-Schreiben angesprochenen "dritten" Weg abwickeln können und so die Authentizität und Integrität im Rechnungseingangsprozess sicherstellen.