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Teil 3 – Unterschiedliche rechtliche Vorgaben auf den verschiedenen föderalen Ebenen

Alles fließt – auch bei der XRechnung

Die Lage beim Thema XRechnung ist überaus unübersichtlich und regional differenziert: Die Vorgaben der einzelnen Bundesländer und Kommunen zur Umsetzung und Übermittlung der XRechnung unterscheiden sich sowohl in inhaltlicher Hinsicht als auch was den Zeitpunkt für ihre verpflichtende Erstellung seitens der Lieferanten angeht. Einheitlichkeit besteht im Wesentlichen nur im Hinblick auf die Taxonomie. Ein Überblick.

Vergleichsweise einfach haben es die Mandanten, die lediglich Betriebe oder Einrichtungen der öffentlichen Hand in ihrem jeweiligen lokalen Umfeld oder aber auf Bundesebene beliefern. Denn in diesem Fall müssen sie sich nur mit wenigen Regularien befassen, die vorgeben, in welcher Form sie Rechnungen stellen. Kompliziert wird es dann, wenn öffentliche Auftraggeber quer durch die Republik beliefert werden. Dann heißt es, sich mit den verschiedenen Regelwerken der föderalen Gebietskörperschaften zu befassen und die jeweils individuellen Vorgaben zu berücksichtigen.

Die individualisierte Rechnungsstellung

"Zunächst einmal gilt es, sich überhaupt Zugang zu den einzelnen Regelungen zu verschaffen", erklärt Ivo Moszynski, E-Rechnungsexperte bei der DATEV eG. Bund und Länder haben ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zumeist in bundes- und landesspezifischen Gesetzen und Verordnungen verankert, die auch online abrufbar sind.

"Zusätzlich zu den unterschiedlichen Regelungen der Bundesländer kann es auch noch jeweils unterschiedliche Umsetzungen der Regelungen für die Landes- und Kommunalverwaltungen in dem jeweiligen Bundesland geben", so Moszynski. Das macht die Sache nicht einfacher, offenbart aber die Notwendigkeit, Mandanten zu erläutern, dass sie je nach Kundengruppe mehr oder weniger individualisierte Rechnungserstellungsprozesse für die öffentliche Hand benötigen. Für die Recherche hilfreich sind Bund- und Länder-Übersichten des Forums elektronische Rechnung Deutschland unter https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/index.html, des Verbands elektronische Rechnung (VeR) unter https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/ oder der Direktkontakt zu dem jeweiligen Auftraggeber.

Unterschiedliche Termine für die Verpflichtung

Bei der Klassifizierung der Einzelregelungen spielt aus Mandantensicht zunächst der Zeitpunkt, zu dem die Verpflichtung greift, die wesentlichste Rolle. Dazu haben erst einige wenige Länder verbindliche Termine genannt: Das ist zum einen Bremen, in dem als einzigem Bundesland die Pflicht zur E-Rechnung bereits seit 27. November 2020 gilt – analog zu den Regelungen beim Bund mit all seinen Betrieben, wie etwa der Deutschen Bahn.

Auf der anderen Seite stehen Baden-Württemberg, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern und das Saarland, die ihrerseits die verbindliche elektronische Rechnungsstellung für den 1. Januar 2022, den 1. April 2023 (Mecklenburg-Vorpommern) und den 18. April 2024 (Hessen) angekündigt haben. Für Rheinland-Pfalz liegen erste Planungen für den 1. Januar 2024 vor, allerdings ist hier die entsprechende E-Rechnungsverordnung noch nicht veröffentlicht. Alle übrigen Länder haben sich noch auf keinen Termin festgelegt.

Akzeptierte Formate und technische Vorgaben unterscheiden sich

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den die Länder unterschiedlich regeln, ist die Zulässigkeit verschiedener Übermittlungswege und Datenformate für die elektronischen Rechnungen. So sehen die meisten Länder mehrere Möglichkeiten vor, mittels derer Mandanten ihre elektronischen Rechnungen übertragen können.

Neben der Direkteinlieferung in den vorhandenen öffentlichen Portalen, etwa der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), setzt die Verwaltung derzeit maßgeblich auf E-Mail und die Einlieferung über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Das ist ein grenzüberschreitender Übertragungskanal für Dokumente im Beschaffungswesen, der die automatisierte Übermittlung von E-Rechnungen ermöglicht.

Länder und Bund verweisen in ihren Gesetzen oder Rechtsverordnungen zudem darauf, dass grundsätzlich der Standard XRechnung genutzt werden soll. Darüber hinaus können allerdings durchaus weitere Angaben, die über gesetzlichen Anforderungen gemäß der Norm EN 16931 hinausgehen, gefordert werden (zum Beispiel Vergabenummer und Objektkennung) – in diesen Fällen müssen vom Auftragnehmer die zusätzlichen Pflichtangaben zur XRechnung ergänzend aufgenommen werden.

Bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen im Mindestumfang der Standardnorm sowohl an die öffentliche Verwaltung als auch an Unternehmen unterstützen die DATEV-Lösungen zur Rechnungsschreibung. Darüber hinausgehende Optionen hinsichtlich Übermittlungsweg und Datenformat können dank der Anbindung an das TRAFFIQX-Netzwerk auch von DATEV SmartTransfer bedient werden. Beratungsbedarf kann jedoch, wie beschrieben, durch die individuellen Wünsche der Auftraggeber der öffentlichen Hand bei den Rechnungsdaten entstehen.

Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie ihre Mandanten sollten daher stets im Bewusstsein behalten, dass es zusätzlich zu den unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen und technischen Vorgaben auch ergänzende Vorgaben aus dem direkten Vertragsverhältnis geben kann, die entsprechend umzusetzen sind. "Es empfiehlt sich daher, stets in engem Kontakt mit den Kunden zu bleiben und deren Anforderungen regelmäßig abzufragen, um die Prozesse gegebenenfalls rechtzeitig anpassen zu können", rät Experte Moszynski.

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