Selecta Deutschland GmbH

Selecta bietet innovative Automatenlösungen und Verpflegungs-Konzepte. Mehr als sechs Millionen Konsumenten nutzen täglich die Angebote des Unternehmens. Als Marktführer in Europa steht Selecta für höchste Qualität, größte Vielfalt und maximale Verlässlichkeit.

Die Situation

Zeugnisse, Verträge oder Korrespondenzen: Solche Schriftstücke zu erstellen und abzulegen, war für die vier Mitarbeiter der Selecta-Personalabteilung mit hohem Arbeits- und Zeitaufwand verbunden. Einheitlichkeit war dabei nicht immer zu gewährleisten, weil mitunter verschiedene Datenbestände und Ablagen vorgehalten werden mussten.

Die Lösung

Mit DATEV Personal-Managementsystem classic ergaben sich in der Personalabteilung bei Selecta wesentliche Prozessverbesserungen: Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, braucht die Personalabteilung seine Stammdaten nur einmal im System zu erfassen. Danach lassen sich diese Daten übernehmen, um den Arbeitsvertrag zu erstellen. Christian Mark und seine Kollegen haben sich hierfür spezifische Vorlagen erstellt und im Programm hinterlegt.

Einmal im Monat werden die Stammdaten mit DATEV Lohn und Gehalt comfort (dem Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung) abgeglichen. Dadurch entfällt doppeltes Erfassen und die Daten sind stets einheitlich. Auch wenn sie Korrespondenzen oder Zeugnisse verfassen, nutzen die Mitarbeiter der Personalabteilung eigens erstellte Vorlagen und bereits im Programm vorhandene Muster. In der elektronischen Personalakte werden alle Dokumente archiviert, hier stehen sie jederzeit mitarbeiterbezogen und übersichtlich zur Verfügung. Langes Suchen in den Ablagebeständen entfällt.

Das Ergebnis

Heute liegen bei Selecta fast 90 Prozent der mitarbeiterbezogenen Dokumente digitalisiert in der elektronischen Personalakte vor. Die Dokumente sind schnell im Zugriff, lassen sich historisch verwalten. Der Werdegang der Mitarbeiter ist einfach nachzuvollziehen.

Eingesetzte DATEV-Lösungen