Informationen zu Microsoft 365 für DATEV-Mitglieder

1. Multifaktor-Authentifizierung (MFA) einrichten

Implementieren Sie die MFA in Microsoft 365, um die Sicherheit der Konten zu erhöhen und den Zugriff auf sensible Daten zu schützen. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die MFA aktivieren und entsprechend konfigurieren.

2. Informationspflichten einführen

Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über ihre Datenschutzrechte und die Verarbeitung ihrer Daten in Microsoft 365 informiert sind. Erstellen Sie Datenschutzerklärungen und informieren Sie die Benutzer über ihre Rechte und Pflichten.

3. Aufgabenverteilung zwischen Microsoft 365 und DATEV klären

Legen Sie fest, welche Aufgaben und Prozesse über Microsoft 365 abgewickelt werden sollen und welche über DATEV. Definieren Sie klare Zuständigkeiten und informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber.

4. Rechtekonzept erstellen

Basierend auf den definierten Aufgaben und Zuständigkeiten entwickeln Sie ein Rechtekonzept für Microsoft 365. Definieren Sie die Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen entsprechend ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

5. Klassifizierung von Daten

Beginnen Sie frühzeitig mit der Datenklassifizierung in Microsoft 365, damit sensible Informationen angemessen geschützt werden. Legen Sie klare Klassifizierungskategorien und die entsprechenden Schutzmaßnahmen fest.

6. Backup/Archiv

Richten Sie regelmäßige Backups und ein Archivierungssystem für Microsoft 365 ein, um Datenverluste zu vermeiden und die gesetzlichen Anforderungen an die Datenarchivierung zu erfüllen.

7. Gästekonzept

Definieren Sie klare Richtlinien für die Einladung und Verwaltung von Gästen in Microsoft 365. Legen Sie fest, welche Rechte und Zugriffe Gäste erhalten sollen.

8. Verhaltensregeln für Mitarbeitende (z. B. in Videokonferenzen)

Geben Sie klare Verhaltensregeln für die Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen wie Videokonferenzen vor. Schulen Sie Mitarbeiter für einen sicheren Umgang mit sensiblen Daten und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

9. Löschkonzept erstellen/anpassen

Entwickeln Sie ein Löschkonzept für Microsoft 365, um personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu löschen. Legen Sie fest, welche Daten wie lange aufbewahrt werden und wie sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

10. Schwellenwertanalyse

Führen Sie eine Schwellwertanalyse durch, um die Notwendigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung zu prüfen.

11. Getroffene Vorkehrungen regelmäßig überprüfen

Die getroffenen Maßnahmen sollten regelmäßige und kontinuierlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind und den aktuellen Anforderungen entsprechen. Dies ist als fortlaufender Prozess zu betrachten, nicht als einmalige Aktion.

Beratungsangebot von DATEV

In dem vorbereitenden, praxisorientierten Microsoft 365 Envisioning Workshop erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten und Potenziale, die die Microsoft 365 Suite für Kommunikation, moderne Zusammenarbeit und effiziente Kanzleiabläufe bietet – ergänzend zu Ihren bereits eingesetzten DATEV-Lösungen.

Zielgruppen:

Kanzleien, die Microsoft Teams noch nicht eingeführt haben
Kanzleien, die Microsoft Teams derzeit nur für Videokonferenzen oder zum Chatten verwenden
Kanzleien, die Microsoft 365 für bessere interne Prozesse nutzen wollen oder mit ihrer bestehenden Struktur nicht zufrieden sind

Zum Envisioning Workshop

Unterstützung im IT-Outsourcing-Umfeld

Innerhalb der DATEVasp-/ DATEV-SmartIT-Sitzung können IT-Outsourcing Kunden zwischen der Bereitstellung von Microsoft 365 oder der Bereitstellung des klassischen Office (2021 LTSC) wählen.
Für den Fall, dass in DATEVasp Microsoft 365 genutzt werden soll, legt DATEV die notwendige Microsoft 365-Umgebung für die Kunden an und erteilt den Anwendern die für die Nutzung erforderlichen Lizenzen. Weitere Informationen zur Nutzung von Microsoft 365 in DATEVasp sind im Informations-Assistenten zu finden.
DATEV-SmartIT-Kunden können ihre eigenen Microsoft 365 Lizenzen in der DATEV-SmartIT-Sitzung nutzen. Dazu installieren sie toolgestützt die Microsoft 365 Apps in DATEV-SmartIT. Das Vorgehen ist hier beschrieben.

Beratungsangebot der DATEV Solution Partner

Viele DATEV Solution Partner beraten zum Thema Microsoft 365, einige davon mit speziellen Microsoft-Qualifikationen. Hintergrundinfos zu diesem Zertifikat finden Sie hier Solutions Partner für Modern Work.

Im DATEV-Partner-Netzwerk sind die entsprechenden Solution Partner aufgelistet, die das Zertifikat von Microsoft Solutions Partner for Modern Work vorweisen können.

Schulungen und Lernvideos

Lernvideos:

Was ist bei der Nutzung von Microsoft 365 bzgl. Datenschutz beachten?
Microsoft 365 und die DS-GVO - Umgang mit datenschutzrechtlichen Risiken
Ist Microsoft 365 das Richtige für mich und meine Organisation?
Microsoft 365 für Kanzleien
Wie funktioniert die Teamarbeit mit Microsoft 365?
Microsoft Teams – Teamarbeit in Kanzleien
Wie lässt sich meine Organisation mit Microsoft OneNote optimieren?
Microsoft OneNote - Organisation in Kanzleien

Online-Seminar:

Microsoft 365 im Überblick - Möglichkeiten entdecken

Mit dem DATEV Datenservice Microsoft Teams lassen sich Dokumente aus DATEV DMS oder DATEV Dokumentenablage an Microsoft Teams versenden. Von Microsoft Teams ist der Versand an DATEV Meine Steuern, DATEV Unternehmen online sowie an DATEV DMS/Dokumentenablage möglich. Mehr dazu im DATEV-Shop.
Der DATEVnet Mail-Connector für Microsoft 365 ergänzt die Microsoft-Mailing-Funktionen mit Erkennungstechniken für Spam und Schadsoftware aus DATEVnet. Mehr dazu im DATEV Shop unter DATEV Direktmail.