Mit der elektronischen Signatur Berichte und weitere Dokumente rechtssicher abschließen
Früher mussten viele Dokumente eigenhändig unterschrieben werden. Das erforderte ein Treffen der beteiligten Parteien oder das Hin- und Herschicken der vorbereiteten Dokumente. Mittlerweile hat sich die Technik weiterentwickelt und bietet die nötigen Rahmenbedingungen für eine zuverlässige elektronische Signatur. Der Gesetzgeber ist ebenfalls aktiv geworden und hat die rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen. So können Sie heutzutage fast alle Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift rechtsgültig schließen. Informieren Sie sich jetzt bei DATEV.
Elektronische Unterschrift: Wie geht das?
Die Digitalisierung vereinfacht den Arbeitsalltag nur, wenn Sie Dokumente ohne Medienbrüche nutzen können. Viele Unternehmen verwenden die elektronische Signatur noch nicht. Das bedeutet, dass Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, ausgedruckt und händisch unterzeichnet werden müssen. Danach erfolgt eine erneute Digitalisierung durch Scannen, und das Original auf Papier wird im Archiv abgelegt. Das muss nicht sein. Mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift können Sie Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Berichte und die meisten Verträge fälschungssicher und eindeutig unterzeichnen. Es stehen verschiedene Möglichkeiten für die digitale Signatur zur Wahl.
Einfache elektronische Signatur
Die simpelste Form der elektronischen Signatur entsteht, wenn Sie elektronische Daten mit anderen elektronischen Daten verknüpfen. Folgende Beispiele dienen der Verdeutlichung:
- Sie fügen eine eingescannte händische Unterschrift in ein digitales Dokument ein.
- Eine einfach elektronische Signatur entsteht auch, wenn Sie in einem elektronisch vorliegenden Dokument in einem Antwortkästchen einen Haken setzen.
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Sie setzen Ihren Namen unter eine E-Mail.
Diese Form der elektronischen Signatur ist als elektronische Unterschrift ungeeignet und erfüllt nicht die Vorgaben des Gesetzgebers. Denn so entstandene Signaturen können nicht eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden. Zudem ist eine nachträgliche Veränderung möglich.
Tipp:
Diese Art der digitalen Unterschrift ist absolut nicht rechtssicher und erfüllt nicht die Anforderungen an Verträge, für die der Gesetzgeber die Schriftform vorsieht. Sie eignet sich nur für die einfache interne Kommunikation wie die Reisekostenabrechnung oder einfache Absprachen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur dagegen kann zweifelsfrei dem Unterzeichner zugeordnet werden und ermöglicht dessen Identifizierung. Dazu kommen Signaturerstellungsdaten zum Einsatz, die nur dem Unterzeichner zugänglich sind und die fest mit den unterzeichneten Daten verknüpft werden. Das stellt sicher, dass spätere Veränderungen sichtbar werden. Bei der Umsetzung sind Sie als Unternehmer relativ frei. Empfehlenswert sind internationale Standards wie S/MIME oder PGP. Das Verfahren hat rechtlich nicht den Stellenwert einer eigenhändigen Unterschrift, ist aber für den unkomplizierten Einsatz im Geschäftsalltag durchaus interessant und geeignet.
Tipp:
Diese Variante ist ideal, um sensible Dokumente innerhalb des Unternehmens zu bearbeiten oder Anordnungen zu treffen. Auch können geschäftliche Transaktionen mit geringem bis mittlerem Risiko wie unverbindliche Angebote oder Verträge mit niedrigem Volumen auf diese Weise abgeschlossen werden
Nutzen Sie für die fortgeschrittene elektronische Signatur die DATEV SmartCard
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist das, was sich die meisten Menschen spontan unter einer digitalen Unterschrift vorstellen. Denn diese Art, einen Datensatz zu signieren, entspricht tatsächlich der klassischen Unterschrift unter einem Vertrag – auch in rechtlicher Hinsicht. Diese elektronische Signatur erfordert allerdings einen höheren Aufwand, nicht zuletzt, um die Vorgaben des Gesetzgebers zu erfüllen. Für rechtssichere Vertragsabschlüsse ist Folgendes erforderlich:
- Eine Software sowie ein Kartenlesegerät, das den Sicherheitskriterien entspricht. Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik listet alle zugelassenen Anbieter auf.
- Für jeden Nutzer eine Karte mit einem eindeutigen und fälschungssicheren Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdienst.
Die qualifizierte elektronische Signatur mit Verschlüsselung und Karte erfüllt als echte elektronische Unterschrift höchste Anforderungen und ist für alle Rechtsgeschäfte geeignet, die eine eigenhändige Unterschrift erfordern. Dazu gehören Verbraucherkredite, Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung. Aber auch in anderen Bereichen ist es vorteilhaft, eine elektronische Signatur zu erstellen, statt per Hand zu unterschreiben. Das gilt unter anderem bei:
- Abschlussprüfung
- Bilanzbericht
- Anhangerstellung
- Konsolidierung
Denn auch Steuerberater dürfen Erstellungsberichte und Wirtschaftsprüfer Prüfberichte elektronisch unterschreiben.
Von der analogen zur digitalen Unterschrift
Die Umstellung von Stift und Papier zur digitalen Signatur erfordert ein solides Basiswissen, damit der Prozess reibungslos funktioniert. Bei DATEV erfahren Sie oder Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, worauf es ankommt. Entdecken Sie jetzt unseren Online-Vortrag zum Thema.
Digitale Unterschriften – Rechtliche Grundlagen, technische Anforderungen und Umsetzung
Wie kann ich eine elektronische Unterschrift beantragen?
Viele Softwarelösungen von DATEV bieten die Möglichkeit, die qualifizierte elektronische Signatur zu nutzen. Folgende Lösungen stehen auf dem DATEV-Marktplatz zur Verfügung
intarsys GmbH - Sign Live! CC DATEV Edition
Sign Live! CC unterstützt Sie mit einer Inhouse-Lösung zur qualifizierten elektronischen Signatur im Rahmen des DATEV Softwareangebotes.
Für die Inhouse-Lösung sind folgende Voraussetzungen notwendig:
- Beschaffen Sie für alle autorisierten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eIDAS-konforme Signaturkarten und Signaturlesegeräte.
- Als Vertrauensdienstleister hat sich die Bundesdruckerei bewährt, die als qualifizierte Signaturkarte die D-Trust Card liefert.
- Kartenlesegeräte müssen die Anforderungen der Sicherheitsklasse 3 erfüllen.
Nach der Installation von Software und Kartenlesegerät sowie dem Erhalt der Signaturkarten und der zugehörigen PIN können Sie oder Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die qualifizierte elektronische Signatur im Unternehmen nutzen.
FP Digital Business Solutions GmbH - FP Sign für DATEV
FP Sign für DATEV ist ein einfacher und weltweiter Zugang auf eine cloudbasierte Browser-Lösung, gehostet in deutschen BSI-zertifizierten Rechenzentren.
- Verwendbar für alle in DATEV DMS abgelegten Dokumente
- Nutzung von fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur
- Mandanten benötigen keinen eigenen Account
Mit der Signaturlösung lassen sich Dokumente aus DATEV heraus signieren oder von Mandanten gegenzeichnen, ohne Medienbruch oder Programmwechsel. Diese können außerdem ohne einen eigenen Account einfach per Knopfdruck unterschreiben und sparen Papier und Kosten. Der FP Sign-Connector kann einfach in DATEV DMS installiert werden.
Übersicht: Welche Vorteile bietet die digitale Unterschrift für Unternehmen?
Die elektronische Unterschrift macht viele Vorgänge in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Kanzlei einfacher. Zu den Pluspunkten zählen:
- Es fallen viel weniger Gänge zum Drucker an.
- Sie sparen Papier und Tinte.
- Es fallen erheblich weniger Versandkosten an und persönliche Fahrten zum Kunden werden unnötig.
- Verhandlungen können bis zum Abschluss per Telefon- oder Videokonferenz geführt werden.
- Die Einsparungen betreffen auch die Kosten für Aktenordner, Hängeregistermappen, Aktenschränke, Büro- und Archivflächen.
- Stattdessen setzen Sie auf den elektronischen Speicherplatz, der erheblich weniger Betriebskosten und Wartungsaufwand verursacht.
- Wartezeiten und Arbeitsaufwand für Medienbrüche entfallen.
- Dokumente können orts- und zeitunabhängig unterschrieben werden, ideal für Remote-Working und Homeoffice.
Tipp:
Nutzen Sie bei der elektronischen Signatur die Unterschiede in den Qualitätsstufen, um für jeden Vorgang im Unternehmen eine unkomplizierte und ausreichende Lösung zu haben. Nicht immer muss es eine qualifizierte elektronische Signatur sein, oft genügt die fortgeschrittene elektronische Unterschrift
Häufige Fragen und Antworten rund um das Thema digitale Signatur
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