Art.-Nr. 90366 | Software

DATEV DMS

Software DATEV DMS

Transparenz über Dokumentenstatus und Zuständigkeiten

Kurze Suchzeiten, permanente Verfügbarkeit aller Dokumente und Belege

Straffung von Arbeitsabläufen durch digitale Bearbeitungsprozesse und Anbindung an andere DATEV- und Microsoft-Office-Programme

Beschleunigte Bearbeitung und Archivierung des Posteingangs

Komfortable Suche über den gesamten Dokumentenbestand mit OCR

Mithilfe des Dokumentenmanagement-Systems DATEV DMS organisieren Sie alle in der Kanzlei anfallenden Dokumente und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse.

In DATEV DMS werden alle Dokumente zentral archiviert und stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit zur Verfügung. Das verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich. Bei Rückfragen kann jeder sofort Auskunft zum aktuellen Arbeitsstand geben.

DATEV DMS ist ein Workflow-Instrument, das Ihre Prozesse gezielt unterstützt. Zu bearbeitende Dokumente werden digitalisiert und direkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Weiterleitung und Bearbeitung erfolgen digital. Somit ist immer sichergestellt, dass alle relevanten Informationen bei Aufruf des Dokuments verfügbar sind.

Integrierte Funktionen wie OCR und Posteingangsassistent unterstützen Sie zusätzlich. Beide helfen Ihnen dabei Ihre Kanzleiprozesse zu beschleunigen. Die OCR-Volltextrecherche ermöglicht eine umfassende Suche auch in Bilddateien und damit über den gesamten Dokumentenbestand, was zu schnelleren Suchergebnissen führt.

Der Posteingangs- und Postausgangsprozess sowie die laufende Bearbeitung werden durch den Posteingangsassistenten erleichtert. Dieser analysiert automatisch die Inhalte eingescannter Dokumente und belegt – in Verbindung mit dem kanzleispezifischen Ablage-Knigge – automatisch entsprechende Felder der Ablagemaske vor. Die Zuordnungen müssen dann nur noch auf ihre Korrektheit geprüft werden, bevor Sie sie speichern.

Hinweis: Nach der Installation und Aktivierung von DATEV DMS gibt es keine Möglichkeit den Funktionsumfang auf Dokumentenablage bzw. Dokumentenablage mit Revisionssicherheit zurückzustellen.

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Dokumentenkorb_mit_PEA
Dokumentenkorb mit PEA
Volltextsuche
Volltextsuche
Vorgangsmappe_-_Dokumentenstruktur
Vorgangsmappe mit Dokumentstruktur
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Einstiegsberatung buchen

Für die Einführung von DATEV DMS in Ihrer Kanzlei empfehlen wir die Begleitung durch einen Berater der DATEV oder einen Lösungspartner. Gute Prozesse leben davon, von Beginn an durchgängig strukturiert aufgebaut zu sein. Mit einer professionellen Prozessberatung können Sie alle Mehrwerte der Software voll ausschöpfen.

Zur Einstiegsberatung

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Arbeiten mit digitalen Dokumenten

  • Sie archivieren sämtliche Dokumente und Belege zentral und strukturiert. Eingescannte Dokumente können Sie mit digitalen Notizzetteln, Stempeln, Schwärzungen oder Markierungen versehen.
  • Zu bearbeitende Dokumente leiten Sie digital an den zuständigen Mitarbeiter weiter; dadurch reduzieren Sie die Durchlaufzeiten und Papiervolumen während des Arbeitsprozesses.

Unterstützende Funktionen bei der Arbeit

  • Durch flexible Recherchemöglichkeiten finden Sie jedes einzelne Dokument schnell wieder. Prozessunterstützende Elemente, wie z. B. der Kenntnisnahme-Workflow, unterstützen Ihre Arbeitsabläufe.
  • Vertrauliche Akten und Dokumente können Sie vor unberechtigtem Zugriff schützen. Zudem wird eine GoBD-konforme Arbeitsweise unterstützt. Das bedeutet, dass Sie stets nachvollziehen können, wer wann was am Dokument bearbeitet hat. Auf vorherige Versionen der Dokumente kann jederzeit zugegriffen werden und auch das Originaldokument ist jederzeit wiederherstellbar.
  • Das Digitale Belegarchiv ermöglicht die Anbindung an das Digitale Belegbuchen (in Verbindung mit DATEV Rechnungswesen).
  • Importieren oder exportieren Sie digitale Belege für den Datenaustausch (z. B. zwischen Steuerberater und Unternehmen) zur Erstellung der Finanzbuchhaltung oder des Jahresabschlusses.

Volltextsuche mit OCR

  • Zeitersparnis bei der Suche durch die Volltextrecherche über den gesamten Dokumentenbestand.
  • Sie finden schnell und bequem Dokumente und Bilddateien in DATEV DMS.

Posteingangsassistent

  • Steigerung der Datenqualität durch automatische Vorbelegung von Informationen für die Erfassung des Posteingangs
  • Zeitersparnis bei der Bearbeitung des Posteingangs und der Archivierung in DATEV DMS
  • Höherer Erfassungskomfort durch automatische Vorbelegung von Dokumentinhalten
  • Bei allgemeinem Schriftverkehr, Belegen und Rechnungen werden Daten zu Mandanten und Dokumentdatum bestimmt und (soweit sie erkannt werden) als Vorschlag in den entsprechenden Feldern der Ablagemaske vorbelegt.
  • Bei Bescheiden werden zusätzlich z. B. Jahr und Dokumentart bestimmt und der entsprechende Posteingang (inkl. Frist) angelegt.

Prüfbericht von Ernst & Young zur Bestätigung der Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Archivierung

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Voraussetzung für den Einsatz im Kanzleimarkt ist der Einsatz von DATEV Eigenorganisation compact / classic / comfort bzw. DATEV Anwalt classic.

Für die Nutzung von DATEV DMS in der SmartIT benötigen Sie das entsprechende kostenpflichtige Zusatzmodul:

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