1. Öffnen Sie den DATEV Installationsmanager datev://v1/start/installation/installation?Caller=KMnext
2. Installieren Sie die aktuelle Programmversion inklusive Service-Releases und Hotfixes über Produkt | Assistenten | Installation starten.

Folgende Versionen werden benötigt:

• DATEV-Programme 20.0
• Service-Releases bis einschließlich 01.10.2026
• Alle Hot-Fixes

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1005475.

Die Übersicht der aktuellen Programmversionen finden Sie hier: Update-Termine - DATEV MyUpdates.

Die Voraussetzung für eine reibungslose Übernahme Ihrer Daten ist, dass die benötigten Versionen der DATEV-Programme inkl. der genannten Service-Releases und Hotfixes installiert sind.

🔗 Teil der Checkliste: Cloud-Umstieg vorbereiten

1. Öffnen Sie "Personendaten verwalten"
   https://apps.datev.de/personendaten-verwalten/people/
2. Prüfen Sie die Daten auf Aktualität
3. Hinterlegen Sie für alle Mitarbeitende, die zukünftig in den DATEV-Cloud-Anwendungen arbeiten sollen:
   1. mind. ein persönliches Zugangsmedium (DATEV Smartcard / DATEV SmartLogin) und 
   2. eine E-Mailadresse (für Benachrichtigungen)
4. Prüfen Sie in der Benutzerverwaltung, ob Ihre Person mit dem DATEV-Rechenzentrum verknüpft ist

Hinweis: Personendaten verwalten ist die Mitarbeiterverwaltung im DATEV-Rechenzentrum. Dort vorgenommene Anpassungen sehen Sie anschließend in DATEV Kanzleimanagement basis.

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1021928.

Durch die Aktualisierung der Personendaten im Rechenzentrum (Löschen, Pflegen, Anlegen) starten Sie in "DATEV Kanzleimanagement" sowie in "Eingänge, Fristen, Ausgänge" und "Kanzleimanagement Dokumente" mit einemkonsistenten Mitarbeiterbestand.

Voraussetzung für die Datenübernahme ist, dass die Mitarbeitenden im System angelegt sind, damit Daten aus den Altsystemen übernommen werden können.

Für den Zugriff auf DATEV Kanzleimanagement ist ein Zugangsmedium erforderlich. An die hinterlegte E-Mail-Adresse werden Benachrichtigungen aus dem System gesendet.

🔗 Teil der Checkliste: Cloud-Umstieg vorbereiten

Klicken Sie auf den Link und folgen Sie den weiteren Anweisungen https://apps.datev.de/liza-app/welcome

Hinweis: Alle Informationen und kompakte Videos finden Sie unter go.datev.de/benutzerlizenz sowie in der Checkliste zur Vorbereitung auf die Lizenz-Umstellung Benutzerlizenz

🖥️ Klick-Tutorial

Bitte beachten Sie:

• Die Lizenz-Umstellung auf die Benutzerlizenz wird vor der Produkt-Umstellung empfohlen.
• Sie führen die Umstellung einmalig durch. Dabei stellen Sie komplett mit all Ihren DATEV-Anwendungen für alle Standorte um.
• Der Lizenztyp „Benutzerlizenz Set“ ist nach der Lizenz-Umstellung verfügbar und ermöglicht das Teilen von Lizenzen.
• Ohne Lizenz-Umstellung ist die Anwendung nur in Benutzerlizenz Einzelanwendung verfügbar, dies kann zu Mehrkosten führen.

1. ÖffnenSie die DATEV Lizenzverwaltung online
   https://apps.datev.de/lizenzverwaltung
2. Kontrollieren sie vorhandene Lizenzen, passen Sie diese bei Bedarf an und ordnen sie vorhandene Lizenzen den Mitarbeitern zu, die mit den Cloud-Lösungen arbeiten werden.

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok-Nr. 9225973.

Mithilfe der DATEV Lizenzverwaltung online behalten Sie Benutzerlizenzen für DATEV-Programme im Blick und können diese einzelnen Mitarbeitenden zuweisen oder entziehen.

1. Öffnen Sie die "RZ-Kommunikation" über die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz
2. Wählen Sie rechts im Zusatzbereich unter Kontextbezogene Links | Konfiguration | Abosystem aus
3. Ist hier ein Abosystem angelegt, haken Sie diese Aufgabe ab und fahren Sie mit der Folgeaufgabe fort. Es ist hier keine Aktion notwendig. Ist keines angelegt, bestätigen Sie die Meldung, ob Sie eines anlegen möchten.
4. Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Abosystem einrichten"

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok-Nr. 9206734.

Das Abosystem steuert den automatischen und regelmäßigen Datenaustausch zwischen dem DATEV-Rechenzentrum und den lokalen Programmen auf dem PC. Es ist die Voraussetzung, um ein Anwendungs-Abo einrichten zu können, welches für den Abgleich der DATEV Basisdaten online benötigt wird.

1. Öffnen Sie „DATEV-Cloud Übertragungsstatus“ über die Programmsuche im Arbeitsplatz
2. Wählen Sie den Filter: „offene Übertragungsaufträge"
3. Klicken Sie in den „Kontextbezogenen Links“ auf „Basisdaten online aktualisieren“

Hinweis: Sollte der kontextbezogene Link nicht vorhanden sein, fügen Sie ihn zunächst über Rechtsklick: "Kontextbezogenen Link hinzufügen" hinzu.

Im Zuge der Umstellung werden in DATEV Basisdaten online zusätzliche Felder bereitgestellt. Bei der erstmaligen Bereitstellung werden alle Felder automatisch übernommen. Wurde DATEV Basisdaten online bereits in der Vergangenheit bereitgestellt, werden neu hinzugekommene Felder im Rahmen der Synchronisation in die Online-Anwendung übernommen.

🔗 Teil der Checkliste: Cloud-Umstieg vorbereiten

1. Öffnen Sie die DATEVRechteverwaltung online
2. Geben Sie folgende Rechte unter “MyDATEV Übergreifende Anwendungen” frei:
   1. Zentrale Mandanten
   2. Mandantenübersicht
   3. Zuordnungsassistent
3. Fügen Sie in die Datenfreigabefelder jeweils ein “ * ” ein
4. Führen Sie anschließend den 'DATEV-Cloud: Bereitstellungsassistent' aus: datev://v1/start/dataprovisioning?calltype=registration

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1020246.

🖥️Klick-Tutorial

Über den Bereitstellungsassistenten für DATEV Basisdaten online im DATEV Arbeitsplatz werden Ihre Mandantenstammdaten und Leistungsinformationen in die DATEV-Cloud-Anwendungen übertragen. Dies ist die Voraussetzung, um mit Mandantendaten in den DATEV-Cloud-Anwendungen arbeiten zu können.

1. Öffnen Sie die 'DATEV-Cloud: Basisdatenverwaltung' über die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz
2. Wählen Sie Ihre Datenumgebung aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anwendungs-Abo einrichten"

Hinweis: Eventuell ist das Anwendungs-Abo bereits über die Bereitstellung der DATEV Basisdaten online angelegt worden.

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1024258.

Mit dem Anwendungs-Abo für DATEV Basisdaten online werden Mandantenstammdaten und Leistungsinformationen automatisch zwischen dem DATEV Arbeitsplatz und der neuen Anwendung synchronisiert.

1. Klicken Sie im DATEV-Arbeitsplatz auf Extras > Einstellungen > Kanzlei.
2. Hinterlegen Sie Ihren Kanzleimandanten. Bei mehreren Mandantennummern wählen Sie diejenige, unter der die Kanzlei-Buchhaltung geführt wird.

Eine Anleitung zur Neuanlage eines Mandanten finden Sie im DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 9207265.

Sie benötigen einen Kanzleimandanten mit einer eingerichteten Kanzlei Buchführung, um die Einrichtung von DATEV Kanzleimanagement basis abschließen zu können.

Optional: Wird nur benötigt, wenn Sie Ihre Kanzleibuchführung über DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erstellen (möchten).

1. Öffnen Sie die Mandantenübersicht im DATEV Arbeitsplatz
   datev://v1/start/program/10000?use_find_productivity=false&executeKey=**96A8DB05-8036-4ce1-A46E-429235281D4A
2. Sortieren Sie nach der Spalte "Mandantennummer" 
3. Markieren Sie massenhaft die Mandanten, die nicht 5-stellig sind, und wählen Sie per Rechtsklick "Mandantennummer ändern".
4. Klicken Sie im Assistenten auf Weiter, wählen die gewünschte Nummer oder den gewünschten Nummernbereich aus und durchlaufen den Assistenten bis zum Ende.

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1036561.

Die Debitoren-Nummer in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen wird aktuell noch analog zur zentralen Mandantennummer angelegt (z. B. Mandant 10000 = Debitor 10000). Daher ist es wichtig, bei der Übergabe von Buchungssätzen aus DATEV Kanzleimanagementmit 5-stelligen Mandantennummern zu arbeiten.

Die Nutzung abweichender Debitorennummern wird im Laufe des 4. Quartals möglich sein, ab dann sind keine 5-stelligen zentralen Mandantennummern mehr notwendig. Sollten Sie nicht auf 5-stellige zentrale Mandantennummern umstellen wollen, aber bis zur Umsetzung der abweichenden Debitorennummern die Buchungssatzübergabe von DATEV Kanzleimanagement nach Kanzlei-Rechnungswesen nutzen wollen, ist ggf. eine manuelle Anpassung der Buchungssätze in der Kanzleibuchführung notwendig.

Optional: Wird benötigt, wenn Sie Ihre Kanzleibuchführung über DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erstellen.

1. Öffnen Sie die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz
   datev://v1/start/program/10000?use_find_productivity=false&executeKey=**96A8DB05-8036-4ce1-A46E-429235281D4A
2. Verknüpfen Sie die Debitoren-Daten mithilfe des Programms "Kanzleidebitoren-Assistent"

Über "Kanzleidebitoren-Assistent" werden die Zentralen Mandantennummern massenhaft mit den Debitorennummern in Ihrer Kanzlei-Buchführung verbunden.

Außerdem werden die in den zentralen Mandantendaten gepflegten Kontenbezeichnungen, Adressdaten und Bankdaten automatisch an den entsprechenden Debitor in der kanzleieigenen Buchführung übergeben.

Optional: Wird benötigt, wenn Sie Ihre Kanzleibuchführung über DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erstellen.

1. Öffnen Sie Ihre eigene Buchhaltung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
2. Wählen Sie Bestand l Daten senden l RZ-Dienstleistungen Buchführung
3. Rechts am Bildschirmrand Sendeumfang „ab Wirtschaftsjahr“ = 2025 wählen
4. Haken zur Festschreibung sowie USt-VA entfernen und den Button "Daten senden" betätigen

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Video

Um die Schnittstelle zwischen DATEV Kanzleimanagement und der Kanzlei-Buchführung nutzen zu können, muss der Mandantenbestand für die eigene Kanzleibuchführung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen an das DATEV-Rechenzentrum gesendet werden.

1. Laden Sie das Add-In DATEV Datenservice für Microsoft Office über den Microsoft-Store herunter und stellen Sie es allen Benutzern bereit.

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1048671.

Nutzen Sie bei Bedarf auch gerne unseren DATEV Service-Assistent.

Die Einrichtung der „Microsoft Office Online Services“ ist erforderlich, damit in DATEV-Cloud-Anwendungen geöffnete und bearbeitete Office-Dokumente wieder in DATEV gespeichert werden können.

1. Binden Sie das Add-In pro Benutzer und pro Microsoft Office-Anwendung (Word, Excel, PowerPoint) einmalig ein. Dies erfolgt über "Add-Ins | Weitere Add-Ins"

📺 Hilfe-Video

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform Dok.-Nr. 1049242.

Nutzen Sie bei Bedarf gerne unseren DATEV Service-Assistent.

Die Einrichtung der „Microsoft Office Online Services“ ist erforderlich, damit in DATEV-Cloud-Anwendungen geöffnete und bearbeitete Office-Dokumente wieder in DATEV gespeichert werden können.

1. Wichtig: Bitte beachten Sie die geänderte Berechtigungslogik im DATEV Administrations-Center gem. Dok.-Nr. 1051496.
2. Öffnen Sie das DATEV Administrations-Center
   https://administrations-center.apps.datev.de
3. Wählen Sie "➕Berechtigungsgruppe erstellen"
4. Wir empfehlen eine Gruppe für "Alle Benutzer der Organisation"

Weitere Informationen zu den Rechten in DATEV Kanzleimanagement finden Sie im DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1049682 sowie auf der Landingpage.

Durch den Umstieg in die Cloud ergeben sich auch Änderungen bei der Berechtigungsvergabe. Im DATEV Administrations-Center werden künftig administrative Aufgaben zentral gebündelt. Der Funktionsumfang wird stufenweise aufgebaut. Die Berechtigungsvergabe erfolgt nach dem Freigabeprinzip.

1. Öffnen Sie die Rechteverwaltung online
   https://apps.datev.de/rvo-administration/
2. Vergeben Sie oben über den Einrichtungsassistenten in der Rechteverwaltung online die Rechte für Eingänge, Fristen, Ausgänge sowie DATEV Kanzleimanagement Dokumente mithilfe des Templates „DATEV Kanzleimanagement“

Die Rechtefreigabe ist die Voraussetzung, um vollumfänglich mit den neuen Cloud-Lösungen arbeiten zu können.

🔗 Teil der Checkliste: Cloud-Umstieg vorbereiten

1. Schauen Sie sich zur Vorbereitung dieses DATEV Hilfe-Video an (ca. 3 Minuten)
2. Öffnen Sie das Leistungsprofil
   https://km-leistungsprofil.apps.datev.de/
3. Passen Sie das Leistungsprofil mit seinen Bereichen und Paketen so an, dass es dem Leistungsspektrum Ihrer Kanzlei entspricht 

Weitere Informationen: DATEV Wissensplattform, Dok.-Nr. 1037581.

Das Leistungsprofil bildet die Grundlage für DATEV Kanzleimanagement. Darin wird der Dienstleistungskatalog Ihrer Kanzlei definiert.

Auf Basis des Leistungsprofils werden Kalkulationen und Aufträge erstellt, die wiederum die Grundlage für die Rechnungsstellung an Ihre Mandanten bilden.

Ist das Leistungsprofil nicht an den Kanzleistandard angepasst, müssen darauf basierende Aufträge je Mandant individuell nachbearbeitet werden. Eine Anpassung an den Kanzleistandard reduziert diesen manuellen Aufwand.

1. Öffnen Sie den Einrichtungsassistenten und durchlaufen Sie die Einrichtung
   https://km-einrichtungsassistent.apps.datev.de/

Wichtig: Wenn kein Kanzleimandant ausgewählt werden kann, führen Sie den Schritt „Kanzleimandant hinterlegen / anlegen“ erneut wie beschrieben aus.

Im Einrichtungsassistenten konfigurieren Sie DATEV Kanzleimanagement. Dabei hinterlegen Sie unter anderem Kanzlei-Stammdaten, Mitarbeiterdaten, das Rechnungsformular (als PDF-Datei zum Hochladen) sowie die Basisinformationen zur Kanzlei-Buchführung.

1. Öffnen Sie MyDATEV Kommunikation
   https://collaboration.apps.datev.de/settings
2. Klicken Sie auf "Konfiguration" in der Menüleiste
3. Konfigurieren Sie bei Bedarf je Thema bis zu 15 individuelle Unterthemen
4. Konfigurieren Sie bei Bedarf bis zu zwei individuelle Themen
5. Bestätigen Sie die Auswahl über den Button "Speichern"

Voraussetzung für das Bearbeiten und Aktiveren von Themen ist das Recht "Kommunikation | Konfiguration bearbeiten" in der DATEV Rechteverwaltung online. Dieses ist in dem Paket "Kanzleimanagement" im Einrichtungsassistenten der DATEV Rechteverwaltung online enthalten

Themen ersetzen die Ordner, Unterthemen die Register der Dokumentenablage. Individuelle Themen und Unterthemen können angelegt werden, wenn der von DATEV vorgegebene Standard nicht ausreicht, z. B. wenn in der bisherigen Dokumentenablage zusätzliche Ordner oder Register genutzt werden.

Wichtig: Ein individuelles Thema „Belege“ ermöglicht nicht das Ablegen digitaler Belege in DATEV Kanzleimanagement Dokumente.

1. Versetzen Sie DATEV Eigenorganisation compact sowie Post, Fristen und Bescheide in den Lesemodus datev://v1/start/KMAktivierung

Wichtig: Nach der Aktivierung können Teile Ihrer Eigenorganisation nur noch gelesen, aber nicht mehr bearbeitet werden.

Nach der Aktivierung sind die Bereiche Rechnungsschreibung, Zeiterfassung, Auftragsinfo sowie Post, Fristen und Bescheide (PFB) nur noch im lesenden Zugriff vorhanden. Das bedeutet, dass die Altdaten archiviert werden und Sie diese anschauen, aber keine Änderungen mehr vornehmen können.

Ihre führenden Programme sind dann DATEV Kanzleimanagement basis sowie Eingänge und Ausgänge.

1. Versetzen Sie die DATEV Dokumentenablage in den Lesemodus 
   datev://v1/start/ActivateDmsReadOnlyMode

Wichtig: Nach der Aktivierung können Dokumente in der Dokumentenablage nur noch gelesen, aber nicht mehr bearbeitet werden.

Nach der Aktivierung ist die DATEV Dokumentenablage nur noch im lesenden Zugriff vorhanden. Das bedeutet, dass die Altdaten archiviertwerden und Sie diese anschauen, aber keine Änderungen mehr vornehmen können.

Ihr führendes Programm ist dann DATEV Kanzleimanagement basis Dokumente.