Die Cloud-Transformation ist kein vorübergehender Trend. Sie ist die technologische Zukunft der Wirtschaftsprüfung
Es ist wichtg, frühzeitig eine solide Basis zu schafffen und die richtigen Voraussetzungen zu schaffen.
Wir von DATEV unterstützen Sie dabei, diesen Wandel Schritt für Schritt und prasixnah anzugehen.
Die häufigsten Fragen zur Umstellung in die Cloud
Übergreifende Themen
Welche Vorteile bringt mir die Umstellung in die Cloud?
- Zentrale Datenhaltung und medienbruchfreie Prozesse
Alle Daten liegen sicher im Rechenzentrum. Das ermöglicht durchgängige Workflows ohne Systembrüche. - Sicherheit und Stabilität
Die Cloud basiert auf modernsten Sicherheitsstandards (z. B. ISO 27001, BSI-KRITIS) und wird zentral gewartet. Das reduziert Ausfallrisiken und erhöht die Verfügbarkeit. - Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
Neue gesetzliche Anforderungen lassen sich schneller umsetzen. Die Cloud ist die Basis für datengetriebene Innovationen und neue Geschäftsmodelle. - Effizienz und Automatisierung
Automatisierte Prozesse reduzieren zunehmend manuelle Tätigkeiten und schaffen Freiräume. KI-gestützte Funktionen unterstützen bei Routineaufgaben und tragen zu einer höheren Produktivität bei.
Welche Rolle spielen externe Technologiepartner und -anbieter bei der Cloud-Strategie?
Cloudbasierte Softwarelösungen werden zunehmend zum Standard.
Viele Technologieanbieter entwickeln ihre Produkte konsequent für Cloud-Architekturen. Klassische On-Premises-Lösungen, also lokal installierte und betriebene Software, werden mittelfristig nicht mehr im bisherigen Umfang weiterentwickelt.
Diese Entwicklung betrifft die gesamte IT-Branche. DATEV gestaltet diesen Wandel aktiv mit, um Mitgliedern auch künftig sichere, leistungsfähige und wirtschaftliche Lösungen bereitzustellen.
Deshalb wird das DATEV-Produktportfolio schrittweise an moderne Cloud-Standards angepasst. Ziel ist es, dauerhaft den Zugang zu aktuellen Technologien, höherer Automatisierung und zukunftsfähigen digitalen Prozessen zu ermöglichen.
Wie viel Zeit kann meine Kanzlei durch die neuen DATEV Cloud-Lösungen einsparen?
Die Zeitersparnis durch die neuen DATEV Cloud-Lösungen ist individuell und hängt stark davon ab, wie viele Prozesse in Ihrer Kanzlei bereits automatisiert sind.
Damit Sie von den Effizienzvorteilen der Cloud profitieren können, empfiehlt DATEV, sich schon vor dem eigentlichen Umstieg darauf vorzubereiten.
Soll ich jetzt noch On-Premises-Produkte einführen oder auf das Cloud-Produkt warten?
Das hängt vom konkreten Bedarf sowie von der Verfügbarkeit der jeweiligen Cloud-Nachfolgelösung ab.
Besteht kurzfristig ein konkreter Bedarf, die passende Cloud-Lösung ist jedoch noch nicht verfügbar, kann ein On-Premises-Produkt übergangsweise sinnvoll sein. Bei mittel- und langfristigen Investitionsentscheidungen ist die Cloud jedoch der strategische Zielzustand.
DATEV richtet die Produktentwicklung vorrangig auf neue Cloud-Lösungen aus. Bestehende On-Premises-Produkte werden bis zum jeweiligen Abkündigungszeitpunkt hinsichtlich gesetzlicher Anforderungen und technischer Lauffähigkeit abgesichert. Eine funktionale Weiterentwicklung erfolgt jedoch nicht mehr im bisherigen Umfang.
Wichtig ist daher: Wer heute noch ein On-Premises-Produkt einführt, sollte das spätere Umstiegsszenario in die Cloud direkt mitplanen. Treffen Sie die Entscheidung gerne zusammen mit Ihrem zuständigen DATEV-Ansprechpartner.
Wie gestalten sich die Preise der neuen DATEV-Cloud-Anwendungen im Vergleich zur bisherigen On-Premises-Software?
Die Preisstrategie der DATEV folgt schon immer einer modernen, marktüblichen Logik. Die Kosten für Infrastruktur, Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung sind im Produktpreis integriert und somit für Mitglieder, Kundinnen und Kunden fair verteilt und planbar. Das gilt auch für die neuen DATEV-Cloud-Anwendungen.
Mit welchem zeitlichen Vorlauf informiert DATEV über eine anstehende Umstellung?
DATEV informiert Sie frühzeitig über anstehende Umstellungen und die dafür erforderlichen Vorbereitungsschritte.
Wie viel Vorlauf erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Produkt, der Komplexität der Umstellung und dem individuellen
Migrationsszenario ab. Bei größeren Umstellungen, etwa im Kanzleimanagement, beträgt die Vorlaufzeit in der Regel etwa sechs Monate.
Der vorgesehene Zeitraum ermöglicht eine strukturierte und planbare Vorbereitung der Umstellung. So können Sie sich, aber auch wir von DATEV frühzeitig auf die Einführung einstellen und Belastungsspitzen vermeiden.
Müssen Leistungen künftig manuell von der Haupt- auf die Unterberaternummer umgebucht werden?
Nein, eine manuelle Umspeicherung von Leistungen zwischen Haupt- und Unterberaternummer ist derzeit nicht erforderlich. Diese Maßnahmen würden aktuell zu einem erheblichen Mehraufwand führen und sind nicht vorgesehen. Sollte sich an dieser Empfehlung etwas ändern, werden Sie rechtzeitig und transparent informiert.
Kann aus den Personendaten automatisch ein DATEV-Konto angelegt werden?
Nein, ein DATEV-Konto muss immer persönlich durch die jeweilige Nutzerin oder den jeweiligen Nutzer aktiv angelegt werden. Eine automatische Erstellung aus vorhandenen Personendaten ist nicht möglich.
Die Registrierung erfolgt über eine persönliche E-Mail-Adresse. So wird sichergestellt, dass die Identität eindeutig zugeordnet werden kann und der Zugriff auf DATEV-Anwendungen geschützt bleibt.
Heißt selbstverwaltete Identität (DATEV-Konto), dass SmartCard/SmartLogin perspektivisch wegfallen?
Bei der selbstverwalteten Identität registriert und verwaltet jede Person ihr DATEV-Konto eigenständig. Bestehende Anmeldemedien wie SmartCard oder SmartLogin können mit dem Konto verknüpft werden und sind während der Übergangszeit weiterhin nutzbar.
Für die Anmeldung am DATEV-Konto unterstützt DATEV verschiedene sichere Verfahren, darunter SmartCard, SmartLogin und weitere Authentifizierungsverfahren wie zeitbasierte Einmalcodes.
Das Ziel ist ein einheitlicher, sicherer und zukunftsfähiger Login für alle DATEV-Anwendungen. Über Änderungen bei bestehenden Authentifizierungsmedien wie der SmartCard oder dem SmartLogin informieren wir rechtzeitig.
Fragen zum Kanzleimanagement
Was bedeutet die verpflichtende Auftragsorientierung im DATEV Kanzleimanagement für Kanzleien?
DATEV Kanzleimanagement ist künftig konsequent auftragsorientiert aufgebaut. Das bedeutet: Leistungen und Prozesse werden grundsätzlich über Aufträge gesteuert – unabhängig davon, welches Paket genutzt wird.
Ein Arbeiten vollständig ohne Auftragsbezug ist künftig nicht vorgesehen. Ausnahmen gibt es nur für bestimmte Bereiche wie Dokumente, Posteingänge, Postausgänge und Fristen; diese können auch ohne direkten Auftragsbezug geführt werden.
Kanzleien sollten sich daher frühzeitig mit ihrem Leistungsprofil beschäftigen. Dieses wird bereits heute im Rahmen der Mandatsanbahnung erfasst und kann auf Basis eines bereitgestellten Standards weiter genutzt oder individuell angepasst werden.
Der Einrichtungsaufwand für die Individualisierung des Leistungsprofils liegt erfahrungsgemäß bei 1–2 Stunden. Danach profitieren Kanzleien von automatisierten Abrechnungsprozessen, besserer Steuerung und datenbasierten Entscheidungen im Kanzleialltag.
Wird es eine 1:1-Nachfolgelösung für DATEV DMS geben oder müssen Kanzleien mit Einschränkungen rechnen?
Eine funktionale 1:1-Nachfolgelösung für DATEV DMS ist nicht vorgesehen. Die zentralen Dokumentenfunktionen werden künftig in die neuen DATEV-Kanzleimanagement-Pakete integriert.
Dazu gehören insbesondere Funktionen wie Dokumentenablage, Suche, Fristenmanagement und Aufgabensteuerung. Die künftige Lösung wird modular in DATEV Kanzleimanagement eingebunden und orientiert sich am Konzept eines modernen Enterprise Content Managements.
Ziel ist nicht nur, bestehende Funktionen in die neue Produktwelt zu überführen, sondern Dokumentenprozesse insgesamt weiterzuentwickeln. Geplant sind unter anderem verbesserte Workflows, ein erweiterter Posteingangsassistent, konfigurierbare Fristbenachrichtigungen und Möglichkeiten zur kollaborativen Bearbeitung direkt in der Anwendung.
Das konkrete Angebot einer DMS-Nachfolge wird derzeit noch geprüft. DATEV informiert rechtzeitig, sobald verbindliche Aussagen zu Funktionsumfang, Verfügbarkeit und Umstellung möglich sind.
Wird die Nachfolgelösung von DATEV DMS auch Mandant:innen zur Verfügung stehen?
Das neue DMS richtet sich weiterhin ausschließlich an Kanzleien und ist als zentrale Lösung für das digitale Dokumentenmanagement im DATEV-Umfeld vorgesehen. Eine Nutzung durch Mandanten ist nicht vorgesehen.
Wird es eine Komplettübernahme der DATEV DMS-Bestände in die Cloud ohne Aufwand für Kanzleien geben?
Eine automatisierte Übernahme von Dokumentenbeständen in die Cloud ist vorgesehen. Ganz ohne Vorbereitung wird die Migration jedoch nicht in jedem Fall möglich sein.
Vorab kann es notwendig sein, Dokumentenbestände zu bereinigen, insbesondere bei sehr großen Dateien, speziellen Dateiformaten oder nicht migrierbaren Inhalten. In solchen Fällen können Anpassungen wie eine Verkleinerung oder ein Formatwechsel erforderlich sein.
Die Verfahren zur Bereinigung und Migration werden derzeit im Zusammenhang mit DATEV Kanzleimanagement mit Dokumentenablage pilotiert. Ziel ist es, den Aufwand für Kanzleien so gering wie möglich zu halten und die Migration strukturiert vorzubereiten.
Welche Beratungsangebote gibt es für Key-Account-Kanzleien zur Vorbereitung der „Bestandsbereinigungen“ in DATEV Eigenorganisation comfort?
Kanzleien, bei denen aktuell noch keine konkrete Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement ansteht, können sich bereits heute mit einer Reviewberatung vorbereiten. Dafür stehen Beratungsangebote zu DATEV Eigenorganisation compact/classic oder Eigenorganisation comfort zur Verfügung.
Im Rahmen der Beratung wird das bestehende Eigenorganisations-System analysiert. Darauf aufbauend werden konkrete Optimierungsmaßnahmen abgeleitet, die bereits in der bestehenden Eigenorganisations-Software umgesetzt werden können.
Gleichzeitig werden vorbereitende Schritte für die spätere Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement berücksichtigt. So können Kanzleien ihre Bestände frühzeitig strukturieren, Bereinigungsbedarfe erkennen und den späteren Umstieg gezielter vorbereiten.
