Konjunkturpaket

Elektronische Kassensysteme

Nach aktuellem Stand müssen die Kassensysteme bis zum 30.09.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE genannt – verfügen, da dann die Nichtbeanstandungsregelung ausläuft.

Durch die Corona-Krise muss dieser ohnehin knappe Zeitplan neu bewertet werden. Seitens des Bundesministeriums der Finanzen gibt es jedoch derzeit keine offiziellen Verlautbarungen, dass dieser Termin geändert oder verschoben werden soll.

Folgende Empfehlungen möchte DATEV deshalb an Steuerberater aussprechen.

1. Unternehmen müssen jetzt handeln

Empfehlen Sie Ihrem Mandanten unabhängig von einer Entwicklung und Diskussion um den Termin für das Auslaufen einer „Nichtbeanstandungsregelung“, sich mit seinem „Kassensystem“, der Zielsetzung der „Technischen Sicherheitseinrichtung“ und dem Aufbau und Einsatz möglicher technischer Varianten zu beschäftigen.

Im Zuge der Einführung der TSE kommen neue Begriffe sowohl im rechtlichen als auch im technischen Sinne auf den Mandaten zu, deren Bedeutung er unbedingt kennen muss. Grundbegriffe wie „Aufzeichnungssystem, aufzeichnungspflichtige Vorgänge, Geschäftsvorfälle, andere Vorgänge, Systemfunktionen, Audit-Daten, Protokollierung, Transaktion, Seriennummer, Signatur- und Signaturzähler“ werden tägliche Anwendung finden. Allein der Kassen-Bon enthält künftig neben anderer Angaben den Vorgangsbeginn, das Vorgangsende, Transaktionsnummern und die Seriennummer.

2. Kriterien für die Auswahl des Kassensystems

Vor der Entscheidung für ein Kassensystem sollte der Unternehmer für sich zumindest folgende Fragen klären:

  • Soll die „Technische Sicherheitseinrichtung“ als Cloud-TSE oder Hardware-TSE eingebunden werden?
  • Was sind die Unterscheide der beiden Varianten?
  • Wie abhängig bin ich ab jetzt vom Systemanbieter?
  • Wo liegen meine Daten?
  • Komme ich im Prüfungsfall bei einer Nachschau oder Außenprüfung schnell an die gewünschten Daten heran?
  • Werden die Daten über die „Einheitliche Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K)“ richtig zugeordnet und auswertbar bereitgestellt?

Anhand dieser wenigen Fragen zeigt sich deutlich, dass der Mandant sich mit seinem Kassensystem als Ganzes und der TSE-Einbindung in seine „Systemlandschaft“ unbedingt beschäftigen muss. Hier gilt es, Optimierungseffekte in den Geschäftsprozessen zu nutzen und finanzielle Risiken für zukünftige Prüfungen zu minimieren. (Als Beispiel: Die automatische Kassendatenarchivierung im DATEV Kassenarchiv online und die Übertragung dieser Daten in das Kassenbuch von DATEV Unternehmen Online-Kassenbuch)

3. Behandlung von Gutscheinen nach der Mehrwertsteuersenkung zum 01.07.2020

Im Einzelhandel, auf Online-Portalen sowie im Bereich von Dienstleistungen wie Friseuren oder Gastronomen: Tag für Tag werden Gutscheine verkauft oder eingelöst. Viele Unternehmen haben von der Neuregelung der Gutscheine allerdings noch nichts mitbekommen und kennen die neuen Begrifflichkeiten und die Aufzeichnungsgrundsätze noch gar nicht.

Insbesondere bei Einzweckgutscheinen kann es schnell zu fehlerhaften Aufzeichnungen kommen. Da der Steuersatz eindeutig feststeht, ist die Umsatzsteuer direkt mit abzurechnen.

Folgende Empfehlung an den Steuerberater:

Das Unternehmen, das den Gutschein an den Kunden ausgibt, sollte den Gutschein sichtbar als Einzweckgutschein kennzeichnen. Bei der Ausgabe des Gutscheins ist der Umsatz und die zutreffende Umsatzsteuer direkt im Kassensystem zu erfassen. Bei der Einlösung des Gutscheins und der Ausgabe der Ware fällt dann später keine Umsatzsteuer mehr an.

Erläutern Sie Ihren Mandanten die neuen Regelungen zum Einzweckgutschein und weisen Sie ihn auf die Aufzeichnungspflichten hin. Fragen Sie Ihren Mandanten, ob er die Einlösung von Einzweckgutscheinen an der Kasse erfasst. Hier ist mit dem Kassenhersteller zu klären, inwieweit das jeweilige Kassenmodell nach dem 01.07.2020 in der Lage ist, diese Belege ordnungsgemäß auf dem Kassenbeleg auszugeben.

Weisen Sie Ihren Mandanten darauf hin, dass er von seinem Kassenhersteller hierzu einen entsprechenden Nachweis in der technischen Verfahrensdokumentation erhält.

Sollte dies nicht möglich sein, erarbeiten Sie mit Ihrem Mandanten nebengelagerte organisatorische Maßnahmen, um die Einlösung von Einzweckgutscheinen mit 19% bzw. 7% ordnungsgemäß zu erfassen und für die Buchführung zur Verfügung zu stellen. Dokumentieren Sie dies in der Verfahrensdokumentation.

Fragen Sie Ihren Mandanten außerdem, inwieweit er Belegstornierungen und Korrekturen an der Kasse vornimmt. Auch hier kann es dazu kommen, dass Belege mit dem nicht mehr gültigen Steuersatz storniert bzw. korrigiert werden müssen. Stellen Sie fest, inwieweit das Kassenmodell Ihres Mandanten in der Lage ist, dies korrekt durchzuführen.

Sollte dies nicht möglich sein, erarbeiten Sie mit Ihrem Mandanten nebengelagerte organisatorische Maßnahmen, um die Stornierung bzw. Korrektur von älteren (d.h. vor dem aktuellen Mehrwertsteuersatz-Wechsel) Kassenbelegen ordnungsgemäß zu erfassen und für die Buchführung zur Verfügung zu stellen. Dokumentieren Sie dies in der Verfahrensdokumentation.

4. Besonderheiten im Gastronomiebereich

Für Mandanten im Bereich der Gastronomie ergeben sich unter Umständen erweiterte Aufzeichnungen durch die Umsatzsteueranpassungen. Aufgrund der unterschiedlichen Steuersätze vor und nach der Anpassung kann es hier bei Einsatz von Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutescheinen zur Aufzeichnung und Abrechnung von vier unterschiedlichen Steuersätzen kommen. Hinzukommende Stornierungen oder Korrekturen der Gutscheine in der Anpassungsphase erleichtern die Aufzeichnung nicht.

Grundsätzlich sollten Sie mit dem Mandanten im Gespräch die unterschiedlichen Gutscheinangebote in seinem Unternehmen analysieren und entsprechende Aufzeichnungsvorgänge durchsprechen. Sowohl Einzweckgutscheine als auch Mehrzweckgutscheine sollten immer als solche auf dem Gutschein gekennzeichnet sein.

Bei Mehrzweckgutscheinen ergeben sich keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen. Da aber Einzelaufzeichnungspflicht besteht, müssen auch Zahlungen, die noch nicht als umsatzsteuerpflichtiger Erlös erfasst werden dürfen, gesondert aufgezeichnet werden (z.B. Gutscheintaste am Kassensystem). Erst bei der Einlösung des Gutscheins wird der tatsächliche Verkauf der Umsatzsteuer unterworfen und im Kassensystem mit dem richtigen Steuersatz erfasst.

Kann auch die Aufzeichnung und Abrechnung der Einzweckgutscheine über das Kassensystem erfolgen, ist mit dem Kassenhersteller zu klären, inwieweit das jeweilige Kassenmodell nach dem 01.07.2020 in der Lage ist, diese Belege ordnungsgemäß auf dem Kassenbeleg auszugeben. Fordern Sie auch hier einen entsprechenden Nachweis in der technischen Verfahrensdokumentation durch den Kassenhersteller an.

Fragen Sie Ihren Mandanten außerdem, inwieweit er Belegstornierungen und Korrekturen an der Kasse vornimmt. Unter Umständen kann es Gutscheine geben, die bis zum 30.06.2020 als Einzweckgutscheine galten. Auch hier kann es dazu kommen, dass Belege mit dem nicht mehr gültigen Steuersatz storniert bzw. korrigiert werden müssen. Auch hier müssen Sie mit dem Mandanten feststellen, inwieweit das Kassenmodell in der Lage ist, dies korrekt durchzuführen.

Sollte dies nicht möglich sein, erarbeiten Sie mit Ihrem Mandanten nebengelagerte organisatorische Maßnahmen, um die Stornierung bzw. Korrektur von älteren (d.h. vor dem aktuellen Mehrwertsteuersatz-Wechsel) Kassenbelegen ordnungsgemäß zu erfassen und für die Buchführung zur Verfügung zu stellen. Dokumentieren Sie dies in der Verfahrensdokumentation.

5. Erleichterte Preisauszeichnung während der Mehrwertsteuersenkung

Grundsätzlich müssen Unternehmer unabhängig davon, ob sie im Handel oder als Dienstleister tätig sind, den Verbraucher über alle Preisbestandteile, den Gesamtpreis inklusive der Umsatzsteuer etc. informieren. Bei messbaren Gütern kommen noch der Grundpreis je Maßeinheit dazu (Kilopreis, Literpreis, etc.).

Im Zusammenhang mit der Absenkung der Mehrwertsteuer würde das bedeuten, dass sämtliche Preisauszeichnungen an den Regalen in der Nacht zum 1. Juli 2020 hätten geändert werden müssen.

Allerdings gewährt § 9 Absatz 2 Preisangabenverordnung PAngV die Möglichkeit, von einer Änderung der Gesamt- und der Grundpreisangabe abzusehen, wenn der Händler/Anbieter bei Preisnachlässen folgende drei Voraussetzungen beachtet:

  • Der Händler setzt die Senkung durch eine nach Kalendertagen zeitlich begrenzte, durch Werbung bekannt gemachte und als generelle Preisnachlässe um.
  • Diese Option besteht nach einem Schreiben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie vom 10. Juni 2020 auch für die anstehende Senkung der Mehrwertsteuersätze zum 1. Juli 2020 für das gesamte Sortiment oder bei entsprechend transparenter Information für Teile des Sortiments.
  • Ursprünglich richteten sich Sonderverkäufe wie der bekannte „Sommerschlussverkauf“ auf einen Zeitraum von zwei Wochen. In Anlehnung an diese früheren Vorgaben stehe auch eine fortlaufende Aktion über sechs Monate noch im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben sowie der Intention von § 9 Absatz 2 PAngV, so das Ministerium.

Ebenso wurden die Begriffe der „Werbung“ und des „generellen Preisnachlasses“ in diesem Zusammenhang erläutert. Unter Werbung fiele in diesem Zusammenhang auch z.B. die örtliche Bekanntmachung durch einen Aushang in der Filiale, ein Banner auf der Website oder ein entsprechender Hinweis in Katalogen oder Prospekten.

Als „generell“ wird ein Preisnachlass verstanden, wenn er über verschiedene Sortimente oder Produktgruppen hinweg gilt. Dabei bleibt es jedoch der Entscheidung jedes einzelnen Unternehmens/Anbieters überlassen, ob er die Ausnahmeregelung anwendet oder nicht und ob sich die Mehrwertsteuersenkung auf das komplette Sortiment oder nur auf Teile des Sortiments bezieht. Das Recht auf die freie Preisbildung des Anbieters werde hierdurch nicht aufgehoben.
Soweit eine durch Werbung nach § 9 Absatz 2 PAngV bekanntgegebene Preissenkung die Umstellung der Steuersätze im Warenwirtschaftssystem und die Ausweisung der geltenden Mehrwertsteuersätze auf den Bons erfolgt, werde nach Aussage des Ministeriums der korrekte Steuerabzug transparent.

Nicht möglich ist dieses Vorgehen bei Artikeln, die der Preisbindung unterliegen wie Bücher, rezeptpflichtige Arzneimittel sowie Zeitungen und Zeitschriften etc. Bei diesen Artikeln sind Preisreduktionen durch die Einzelhandelsstufe entweder nicht möglich oder abweichend von der PAngV geregelt.