Kassenbuch-Software: Einfache und schnelle Kassenführung

Ein Kassenbuch erfasst alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens – Einnahmen wie Ausgaben. Es gibt einen Überblick, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse befindet und dokumentiert die Geschäftsvorfälle anhand von Buchungsbelegen. Eine Kassenbuch-Software verringert den Aufwand der Kassenbuchführung und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Kassenbuch-Software: Begriffserklärung

Ein Kassenbuch-Programm macht Vordrucke und Excel-Tabellen zur Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben überflüssig. Da sich Daten schnell erfassen lassen und viele Prozesse automatisiert ablaufen, ermöglichen die Programme eine zeitsparende Kassenbuchführung. Geschäftsvorfälle und der Kassenstand werden übersichtlich dargestellt, sodass man sich schnell einen tagesaktuellen Überblick verschaffen kann. Zudem wird in der Regel garantiert, dass das Kassenbuch rechtskonform geführt und vom Finanzamt anerkannt wird.

Pflicht zur Kassenbuchführung

Im Handelsgesetzbuch ist festgehalten, wer zu einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung verpflichtet ist (§§ 238–241 HGB). Auf Grundlage dessen müssen buchführungspflichtige Unternehmen ein Kassenbuch führen. Von dieser Pflicht ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlös und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben. Neu gegründete Unternehmen sind dann von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit, wenn die genannten Umsatz- und Jahresüberschuss-Grenzen am ersten Abschlussstichtag nach Gründung nicht überschritten werden.

Rechtssichere Kassenführung mit Kassenbuch-Programm

Die Kassenbuchführung muss bestimmte Anforderungen erfüllen und ordnungsgemäß erfolgen. Zu jedem Geschäftsvorfall müssen folgende Angaben vorliegen:

  • Bareinnahme bzw. Barausgabe
  • Datum
  • Fortlaufende Nummer (Belegnummer)
  • Buchungstext (erklärende Bezeichnung)
  • Betrag in Euro
  • Angewandter Steuersatz
  • Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag
  • Ist-Kassenbestand
  • Soll-Kassenbestand (muss mit dem Ist-Kassenstand übereinstimmen)

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung setzt voraus, dass alle Buchungen vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgen. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Zudem müssen die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmensumsätze verschaffen kann. Von Bedeutung ist das zum Beispiel bei der sogenannten Kassen-Nachschau nach § 146b der Abgabenordnung (AO), die zum 1. Januar 2018 eingeführt wurde. Sie ist ein Kontrollinstrument, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen zu überprüfen, und erfolgt unangemeldet.

Kassenbuch-Software nach GoBD

Eine Kassenbuch-Software erleichtert die ordnungsgemäße Kassenbuchführung erheblich. Rechtlich auf der sicheren Seite sind Sie mit der Kassenbuch-Lösung von DATEV. Sie wird den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht. Die Ordnungsmäßigkeit der Anwendung wird von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert. Als Teil der internetbasierten Plattform DATEV Unternehmen online ermöglicht es die Software Ihnen, Ihr Kassenbuch online zu führen und Belege sowie Daten mit Ihrem Steuerberater zu teilen. DATEV Kassenbuch online bildet den kompletten kaufmännischen Prozess ab und bietet umfassende Kassenbuchfunktionen. Dazu gehören unter anderem:

Intelligente Datenerfassung

  • Vorerfassung von Kassenbewegungen
  • Laufende Prüfung von Fehlerquellen (Kassenminus und Chronologie)
  • Verknüpfung mit digitalen Belegen

Export und Datenweitergabe

  • Möglichkeit zum Export von Daten für steuerliche Außenprüfungen
  • Sicherer Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater über das DATEV-Rechenzentrum

Mit Kassenbuch online der DATEV arbeiten Sie völlig reibungslos mit Ihrem Steuerberater zusammen: Bei der Erfassung der Kasse kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht an den Berater weitergegeben werden. Die Übermittlung der online erfassten Daten erfolgt sicher über das Rechenzentrum der DATEV.

Die DATEV-Kassenbuch-Lösung bietet zudem einen effektiven Zugriffschutz per SmartCard bzw. mIDentity compact. Mit der DATEV SmartCard classic im Scheckkartenformat identifizieren Sie sich über ein entsprechendes Lesegerät bei den Online-Anwendungen der DATEV und übermitteln Dokumente und E-Mails verschlüsselt an den Empfänger. Alternativ greifen Sie mit DATEV mIDentity compact auf die Kassenbuch-Software zu. Für die Nutzung des Sticks mit integrierter SmartCard im SIM-Format, eingebautem Kartenleser und Softwareschutzmodul wird lediglich eine freie USB-Schnittstelle am PC oder Laptop benötigt.