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Die E-Rechnung kommt zunehmend im Unternehmensalltag an. Ein aktuelles Beispiel zeigt, was das ganz konkret bedeutet: Die Deutsche Telekom informiert Geschäftskunden derzeit darüber, dass sie ihre Rechnungen innerhalb der nächsten Monate auf E-Rechnungen umstellt. Künftig sollen diese im ZUGFeRD-Format bereitgestellt werden.
Damit ist die Telekom ein Beispiel für eine Entwicklung, die sich ab 2027 deutlich verstärken dürfte. Denn dann erreicht die E-Rechnungspflicht die nächste Stufe: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro können die bisherige Übergangsregelung grundsätzlich nicht mehr nutzen. Bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen müssen sie E-Rechnungen ausstellen.
Das betrifft jedoch nicht nur die Unternehmen, die E-Rechnungen versenden müssen. Denn wo mehr E-Rechnungen versendet werden, kommen auch mehr E-Rechnungen an.
Mehr E-Rechnungen im Versand bedeuten mehr E-Rechnungen im Eingang
Die Pflicht zum Empfang ist nicht neu. Bereits seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Unternehmen, die aufgrund einer Übergangsregelung selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
Bisher heißt „empfangsbereit“ allerdings nicht zwangsläufig, dass im Unternehmensalltag bereits regelmäßig E-Rechnungen eingehen. Mit der nächsten Stufe der gesetzlichen Regelungen dürfte sich das ändern.
Wenn große Rechnungssteller ihre Prozesse umstellen und ab 2027 weitere Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen ausstellen, wächst auch die Zahl der Geschäftspartner, die solche Rechnungen tatsächlich erhalten und verarbeiten.
Das Beispiel Telekom macht diesen Effekt greifbar: Stellt ein großer Rechnungssteller seinen Rechnungsausgang um, betrifft diese Veränderung gleichzeitig zahlreiche Unternehmen auf der Empfängerseite.
Aus einer gesetzlichen Empfangspflicht wird damit zunehmend gelebter Geschäftsalltag.
Wann gilt was? Die E-Rechnungspflicht im Überblick
Versandpflicht erst 2028? Warum sich die Umstellung schon vorher anbietet
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt eine zusätzliche Übergangsregelung. Sie können für entsprechende Umsätze grundsätzlich noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Ab 1. Januar 2028 endet auch diese umsatzabhängige Übergangsfrist.
Die zusätzliche Zeit ist jedoch kein Grund, mit der Umstellung bis Ende 2027 zu warten. Die gesetzlichen Fristen geben vor, wann Unternehmen spätestens handeln müssen. Für die praktische Umsetzung lohnt sich aber der Blick über einzelne Stichtage hinaus.
Denn Rechnungseingang und Rechnungsausgang sind Teile eines zusammenhängenden Prozesses. Während ein Unternehmen selbst möglicherweise noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, werden immer mehr Lieferanten und Geschäftspartner auf die E-Rechnung umstellen.
Deshalb sollten Unternehmen schon jetzt den gesamten Rechnungsprozess analysieren: Wie kommen Rechnungen ins Unternehmen? Wie werden die enthaltenen Daten verarbeitet? Wie werden Rechnungen geprüft und freigegeben? Wie werden eigene Rechnungen erstellt und versendet? Und wie werden die Dokumente anschließend archiviert?
Wer diese Schritte gemeinsam betrachtet, kann Medienbrüche reduzieren und strukturierte Rechnungsdaten für digitale Prozesse nutzen. Das Bundesfinanzministerium nennt insbesondere die Weiterverarbeitung ohne Medienwechsel und die Vermeidung doppelter Erfassung als Potenziale der E-Rechnung.
E-Rechnung ist nicht gleich PDF-Rechnung
Für die Umstellung ist zunächst wichtig zu verstehen, was eine E-Rechnung überhaupt ausmacht. Eine Rechnung, die als einfache PDF-Datei per E-Mail verschickt wird, ist seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich sind insbesondere die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
Zu den in Deutschland gängigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. Beide ermöglichen die strukturierte elektronische Verarbeitung von Rechnungsdaten, unterscheiden sich aber in ihrer Darstellung.
XRechnung: strukturierte Daten im XML-Format
Die XRechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz. Die Rechnungsinformationen sind damit maschinenlesbar und können von geeigneter Software automatisiert verarbeitet werden.
Anders als eine klassische PDF-Rechnung besitzt die XRechnung keine eigene visuelle PDF-Komponente. Für die menschliche Betrachtung kann sie mithilfe entsprechender Software visualisiert werden.
ZUGFeRD: PDF und strukturierte Daten kombiniert
ZUGFeRD verfolgt einen hybriden Ansatz. Das Format verbindet ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten XML-Daten. So kann die Rechnung wie ein gewohntes PDF betrachtet werden. Gleichzeitig kann geeignete Software auf die strukturierten Rechnungsdaten zugreifen und sie elektronisch weiterverarbeiten.
ZUGFeRD ab Version 2.0 kann die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Entscheidend ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Die nächste Stufe der E-Rechnung beginnt nicht erst am 1. Januar 2027 – die Umstellung ist bereits in vollem Gange.
Für Unternehmen ist deshalb jetzt ein guter Zeitpunkt, den eigenen Rechnungsprozess zu prüfen und Empfang, Verarbeitung und Versand gemeinsam zu betrachten. Wer frühzeitig die passenden Strukturen schafft, kann die kommenden Anforderungen planbar umsetzen und zugleich die Möglichkeiten digitaler Rechnungsprozesse nutzen.
Informieren Sie sich jetzt, wie Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereiten und Ihre Rechnungsprozesse digital gestalten können.