Liquidität ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Umso gravierender sind die Folgen, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, weil E-Rechnungen den gesetzlichen oder vereinbarten Anforderungen nicht entsprechen – nicht, weil Kunden zahlungsunwillig sind, sondern, weil Rechnungen zurückgewiesen werden: Das verzögert den Zahlungseingang, verursacht zusätzlichen Klärungsaufwand und belastet die Liquidität unmittelbar. Das eigentliche Problem liegt jedoch selten in der Rechnung selbst. Es liegt in den zugrunde liegenden Prozessen, Daten und Systemen.
Über die Autorin
Nina Harms, Geschäftsführerin Bonpago GmbH
Nina Harms berät seit über zehn Jahren anbieterneutral Unternehmen – sowohl national als auch international – insbesondere zu Themen rund um die E-Rechnung. Sie kennt die Herausforderungen der Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausch sowohl aus Projektsicht als auch von Seiten des Marktes. Nina Harms engagiert sich zudem als Referentin in verschiedenen Verbänden und Initiativen und ist Vorstandsvorsitzende mehrerer Arbeitskreise.
Der Handlungsdruck wächst. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden. Wer seine Ausgangsrechnungsprozesse bis dahin nicht anpasst, riskiert nicht nur regulatorische Probleme. Fehlerhafte Stammdaten, fehlende Bestellreferenzen, uneinheitliche Leistungsbeschreibungen oder Medienbrüche zwischen ERP-Systemen, Excel-Dateien und manuellen Prozessen können dazu führen, dass Rechnungen nicht automatisiert verarbeitet oder sogar zurückgewiesen werden. Die Auswirkungen treffen unmittelbar den Cashflow.
Viele Unternehmen betrachten die E-Rechnung nach wie vor als reines IT-Thema oder als notwendiges Mittel, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Tatsächlich bietet sie weitere Möglichkeiten. Erstmals stehen Rechnungsdaten in einer einheitlichen, strukturierten Form zur Verfügung. Unternehmen können damit Abläufe vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) und vom Auftrag bis zum Zahlungseingang (Order-to-Cash) einfacher digitalisieren. Die Daten lassen sich außerdem für die Finanz- und Liquiditätsplanung (moderne Treasury-Lösungen) sowie für künftige nationale und europäische Meldesysteme nutzen.
Auch die Liquidität lässt sich damit gezielter steuern. Unternehmen können zum Beispiel Preisnachlässe für frühzeitige Zahlungen (Dynamic Discounting) nutzen oder ihren Finanzierungsbedarf entlang der Lieferkette (Supply-Chain-Finance) besser steuern.
Deshalb sollten Unternehmen nicht isoliert über die Einführung der E-Rechnung nachdenken, sondern ihr finanzielles Betriebssystem weiterentwickeln. Es beschreibt das Zusammenspiel von Menschen, Prozessen, Daten, IT-Systemen und externen Partnern entlang des gesamten Finanzprozesses. Es verbindet Rechnungsaussteller und -empfänger ebenso wie Banken, Finanzdienstleister, Steuerberater und Behörden. Innerhalb des Unternehmens verknüpft es ERP-Systeme, Workflow-Lösungen, Steuerlogik, Zahlungsverkehr, Treasury und Archivierung zu einem durchgängigen digitalen Prozess.
Ein leistungsfähiges finanzielles Betriebssystem entsteht jedoch nicht allein durch neue Software. Entscheidend sind hochwertige Stammdaten, standardisierte Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und ein konsequentes Change-Management. Die Erfahrung aus Transformationsprojekten zeigt, dass technische Herausforderungen meist lösbar sind. Schwieriger ist es, unterschiedliche Bereiche auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Eine unabhängige externe Perspektive kann dabei helfen, Prioritäten zu setzen, Zielkonflikte aufzulösen und den Veränderungsprozess wirksam zu begleiten.
Die eigentliche Herausforderung bei der E-Rechnung besteht also nicht darin, ein neues Format einzuführen. Vielmehr ist entscheidend, dass Rechnungen bereits beim ersten Versand die erforderliche Qualität besitzen und ohne Rückfragen verarbeitet werden können. Nur dann bleibt die Liquidität gesichert. Die E-Rechnung ist somit nicht das Ziel der Digitalisierung, sondern das Fundament eines leistungsfähigen finanziellen Betriebssystems.
Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick
E-Rechnungen wirken sich direkt auf die Liquidität aus.
Werden Rechnungen aufgrund fehlerhafter oder unvollständiger Angaben zurückgewiesen, kann sich der Zahlungseingang verzögern.
Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht.
Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Grundlage, Finanzprozesse durchgängiger zu digitalisieren und zu automatisieren.
Daten- und Prozessqualität werden zum Erfolgsfaktor.
Hochwertige Stammdaten, vollständige Bestellreferenzen, einheitliche Leistungsbeschreibungen und möglichst wenige Medienbrüche unterstützen eine reibungslose Verarbeitung.
Durchgängige Prozesse verbessern die Steuerungsmöglichkeiten.
E-Rechnungsdaten unterstützen Prozesse von Purchase-to-Pay und Order-to-Cash bis zur Finanz- und Liquiditätsplanung.
Ein finanzielles Betriebssystem verbindet die relevanten Bereiche.
Menschen, Prozesse, Daten, IT-Systeme und externe Partner werden entlang des Finanzprozesses miteinander verzahnt.
Technologie allein reicht nicht aus.
Klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Abläufe und konsequentes Change-Management sind ebenso wichtig wie geeignete Software.
Die E-Rechnung ist das Fundament, nicht der Endpunkt.
Rechnungen sollten bereits beim ersten Versand die erforderliche Qualität besitzen und ohne unnötige Rückfragen verarbeitet werden können.
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