Der gesetzliche Hintergrund

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen - so die Änderung der §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes. Der Betriebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. De facto bedeutet das eine Kompetenzerweiterung für die Betriebsprüfer.

Die Anforderungen dieser Gesetzesänderung werden im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" konkretisiert. Außerdem müssen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden.

Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Zudem müssen diese Daten unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§§ 146 Abs. 5 S. 2, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das bedeutet jedoch nicht, dass die Daten im ursprünglich benutzten System gespeichert bleiben müssen. Sie können auch in entsprechende Archivierungssysteme ausgelagert werden. Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sind Rückstellungen zu bilden. Nachdem §§ 147 Abs. 2 S. 2 AO a. F. und die Ergänzung des Abs. 2 S. 1 Nr. 2 gestrichen worden sind, ist die Aufbewahrung in gedruckter Form nicht mehr erforderlich. Geprüft werden, wie bisher, die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden die Anforderungen der geänderten Abgabenordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen. Mögliche Maßnahmen sind z. B. Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzung.