Digitale Betriebsprüfung: Begriffserklärung
Unternehmer sind verpflichtet, steuerrelevante Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Belege oder Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Seit dem Jahr 2002 müssen die Unterlagen zudem so archiviert werden, dass sie den Finanzbehörden bei einer Betriebsprüfung elektronisch/digital zur Verfügung gestellt werden können. Zu den steuerlich relevanten Daten zählen u. a. die Finanzbuchführung, die Anlagenbuchhaltung und die Lohnbuchführung.
Die gesetzliche Basis dafür lieferten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)". Die GDPdU wurden Anfang 2015 von den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" abgelöst.
Zweck der GDPdU war es, die Abgabenordnung (AO) sowie das Umsatzsteuergesetz (UStG) hinsichtlich der Regelungen zur digitalen Aufbewahrung von Bilanzen, Belegen und Rechnungen zu erweitern und zu konkretisieren. Darüber hinaus legen sie die Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei einer digitalen Betriebsprüfung fest.
Rechtsgrundlage der Betriebsprüfung laut GDPdU
Mit dem Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vom 16. Juli 2001 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Kompetenzen von Betriebsprüfern erweitert und konkretisiert. Die Änderungen der §§ 146 und 147 Abgabenordnung (AO) hatten zur Folge, dass es den Finanzbehörden nun möglich war, im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung auch auf die EDV von Unternehmen zuzugreifen. Dem Betriebsprüfer sollte es künftig erlaubt sein, gespeicherte steuerrelevante Daten einzusehen oder sie auf einem Datenträger zu verlangen. Die Auswertung der Daten erfolgt anschließend mithilfe eines Prüfprogramms oder direkt im Datenverarbeitungssystem (DV-System) des Unternehmens. Zudem muss der Steuerpflichtige die Vorschriften der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" beachten.
Mit den GDPdU haben sich auch Änderungen hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Belegen ergeben: Der Steuerpflichtige muss innerhalb der zehnjährigen Frist sicherstellen, dass er die steuerrelevanten Daten einem Prüfer jederzeit zur Verfügung stellen kann. Nach § 146 Abs. 5 S. 2 sowie § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO müssen die Daten darüber hinaus unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Dafür müssen sie nicht unbedingt im zuvor benutzten System gespeichert sein, sondern können auch in einem Archivierungssystem abgelegt werden. Die Aufbewahrungspflicht von steuerrelevanten Daten in gedruckter Form wurde aufgehoben.
Am 1. Januar 2002 traten die GDPdU in Kraft. Am 1.Januar2015 wurden sie durch die GoBD abgelöst, die die GDPdU und die GoBS zusammenführten.
Zugriffsmöglichkeiten des Betriebsprüfers nach GDPdU
Die Finanzbehörden sind befugt, die betriebliche Außenprüfung eines Unternehmens zu veranlassen und seit Inkrafttreten der GDPdU auch auf die Firmen-EDV zuzugreifen. Dabei dürfen sie lediglich die steuerlich relevanten Daten einsehen. Grundsätzlich wird der Unternehmer über eine anstehende Prüfung vorab informiert. Er erhält eine Prüfungsanordnung sowie Fragebögen, die er ausfüllen und innerhalb von ein bis drei Wochen den Finanzbehörden zukommen lassen muss. Anhand dieser Fragebögen kann sich der Betriebsprüfer ein Bild von der unternehmensinternen IT machen, sich in die Buchhaltung und Archivierung der steuerrelevanten Daten einarbeiten und sich auf diese Weise auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Anschließend stehen dem Betriebsprüfer laut § 147 Abs. 6 AO drei Wege zur Verfügung, um auf die archivierten Unternehmensdaten zuzugreifen:
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Unmittelbarer Datenzugriff (Z1): Der Betriebsprüfer hat lediglich eine Leseberechtigung für die steuerrelevanten Unternehmensdaten. Dadurch ist er in der Lage, die Buchhaltung, Stammdaten sowie Verknüpfungen zu überprüfen. Dabei greift er direkt auf das DV-System des Unternehmens zu. Als Unterstützung bekommt er einen Mitarbeiter zur Seite gestellt, der mit dem System vertraut ist. Der Prüfer ist nicht befugt, Auswertungen mithilfe eigener Software durchzuführen.
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Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Der Betriebsprüfer greift nicht selbst auf das DV-System des Unternehmens zu, sondern ordnet die Auswertung der steuerrelevanten Daten durch den Steuerpflichtigen oder einen beauftragten Dritten an. Anschließend erhält der Betriebsprüfer einen Lesezugriff. Dafür kann er zusätzlich die Auswertungsmöglichkeiten des verwendeten DV-Systems anfordern.
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Datenträgerüberlassung (Z3): Das Unternehmen muss den Finanzbehörden die prüfungsrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger wie einer CD oder DVD zur Verfügung stellen. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.
IDEA – die Software zur digitalen Betriebsprüfung der Finanzverwaltungen
Für die Auswertung der Daten nutzen Betriebsprüfer das Programm IDEA in Verbindung mit AIS TaxAudit. Die Daten werden in das System importiert und anschließend Datenanalysen aufbereitet. Die von den Finanzbehörden eingesetzten Prüfroutinen sind nicht allgemein zugänglich. Wer seine Daten vorab prüfen lassen möchte, findet die dafür passende Software-Lösung bei DATEV. Die Programme DATEV Datenprüfung compact, classic und comfort unterstützen den Anwender bei allen Schritten der digitalen Datenanalyse von Anlagegütern, der Lohnbuchführung, der Buchführung und des Jahresabschlusses. Plausibilitätsprüfungen sowie diverse mathematisch-statistische Verfahren machen Auffälligkeiten in der Datensammlung sichtbar.
DATEV-Lösungen für die Datenbereitstellung
Um bestens auf eine anstehende digitale Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, vertrauen Sie auf die Expertise Ihres Steuerberaters und die Kompetenz von DATEV. Greifen Sie auf die bewährten DATEV-Lösungen wie die Rechnungswesen-Archiv-DVD oder Lohn-Archiv-DVD zurück.
Die DVDs enthalten zahlreiche Auswertungen Ihrer Buchführung. Eine Schnittstelle mit Beschreibungsstandard ermöglicht den Datenexport ins Prüfprogramm der Finanzbehörden. Zudem können Sie den Zugriff der Finanzverwaltung beschränken. Ein Kennwort schützt Ihre Daten zusätzlich. Rechnungen oder andere Belege enthalten oftmals ebenfalls Daten, die für eine digitale Betriebsprüfung relevant sind. Auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD können die mit den Buchungen verbundenen Belege aus Belege online mit ausgegeben werden.
Die Archivierung der steuerrelevanten Daten im Rechenzentrum erfolgt über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Selbst nach einem Systemwechsel, einer Software- oder Hardware-Umrüstung kann Ihr Steuerberater die steuerrelevanten Daten wiederherstellen. DATEV garantiert Ihnen dabei einen umfassenden Schutz Ihrer Daten sowie absolute Datensicherheit. Darüber hinaus ist die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum nach den GoBD zertifiziert. Mit DATEV wird die digitale Betriebsführung nicht nur einfacher und sicherer, sondern Sie sparen darüber hinaus wertvolle Zeitkapazitäten.
Prozessbegleitende Prüfungsvorbereitung mit DATEV
Große Datenmengen sorgen dafür, dass Buchführungen schwer zu überschauen sind und sich Fehler unbemerkt einschleichen. Um die Qualität Ihrer Buchführung und des Jahresabschlusses sicherzustellen und Fehler zu vermeiden, enthalten alle DATEV-Programme umfassende Prüfmechanismen. Wenn Sie die Vorbereitung Ihrer digitalen Betriebsprüfung prozessbegleitend in die Hand nehmen, haben Sie zudem genügend Zeit, Fehler frühzeitig aufzuspüren und zu beseitigen. Darüber hinaus lassen sich Auffälligkeiten schon im Vorfeld klären und dokumentieren. Eine unterjährige Buchführung mithilfe von DATEV-Programmen sichert die Qualität Ihrer steuerrelevanten Daten nachweislich und ist eine gute Basis für anstehende digitale Betriebsprüfungen.