Unternehmen, die ihre Buchführung in Zusammenarbeit mit einem DATEV-Steuerberater erstellen oder von diesem erstellen lassen, können auf die bereits bei Betriebsprüfungen bewährten DATEV-Lösungen zur digitalen Betriebsprüfung zugreifen. Mit der Rechnungswesen-Archiv-DVD bzw. Lohn-Archiv-DVD ist der Steuerberater auf bevorstehende Betriebsprüfungen vorbereitet. Die elektronische Betriebsprüfung wird durch den Einsatz dieser DVDs für die Datenbereitstellung wesentlich einfacher - weder Buchführung noch Kanzlei werden tagelang in Beschlag genommen. Die Aufbewahrung digital auswertbarer Daten ist Aufgabe des Steuerpflichtigen. Der Steuerberater kann die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum für den Steuerpflichtigen als Dienstleistung anbieten. Nach der Betriebsprüfung hat der Mandant mit der Rechnungswesen-Archiv-DVD jederzeit Zugriff z.B. auf Konten.
Archivierung im Rechenzentrum
Im DATEV-Rechenzentrum werden die Buchführungsdaten über den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren archiviert. Über den gesamten Zeitraum ist sichergestellt, dass die Daten gelesen und ausgewertet werden können. Bei Bedarf kann der Steuerberater eine Rechnungswesen-Archiv-DVD bzw. Lohn-Archiv-DVD abrufen, die genau den zu prüfenden Mandantenbestand und die zu prüfenden Jahre entsprechend der Prüfungsanordnung enthält. Neben diesen Daten ist auf jeder DVD auch ein Programm, um die Daten in Form der ursprünglichen Auswertung darzustellen und diese nach verschiedenen Kriterien zu suchen. Auf diese Weise können die Daten vor der Prüfung vom Mandanten oder in der Kanzlei gesichtet werden. Die DVD enthält außerdem eine Schnittstelle mit GDPdU-Beschreibung, die den Datenexport ins Prüfprogramm der Finanzbehörde möglich macht. So können die Archiv-DVDs sowohl beim Direktzugriff als auch bei der Datenträgerüberlassung eingesetzt werden.
USB-Sticks werden nicht in allen Bundesländern angenommen.
Datenschutz und Datensicherheit
Bei der Archivierung steuerrelevanter Daten im DATEV-Rechenzentrum über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum muss der Datenbestand weder separat archiviert noch geprüft oder für neue Programmversionen konvertiert werden. Datenschutz und Datensicherheit sind gewährleistet. Durch die Archivierung im Rechenzentrum kann der Berater steuerrelevante Daten auch nach einem Systemwechsel problemlos wieder herstellen. Sorge und Mehrkosten für zusätzliche technische Ausstattungen und häufige Wartung der Hardware entfallen.
Die Daten sind jederzeit verfügbar und der Zugriff der Finanzverwaltung kann beim Abruf der Rechnungswesen-Archiv-DVD oder Lohn-Archiv-DVD auf die steuerlich relevanten Daten beschränkt werden. Die Daten selbst sind im DATEV-Rechenzentrum und auf der Rechnungswesen- und Lohn-Archiv-DVD durch Kennwortschutz vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Das Haftungsrisiko für verlorene oder unverschlüsselte Datenträger entfällt.
Lösungen in den Programmen der Eigenorganisation
Auch Rechnungen, die in den Eigenorganisationsprogrammen geschrieben und in DATEV-DMS abgelegt werden, enthalten steuerlich relevante Daten. Auf diese Daten kann analog der Rechnungswesen-Programme über einen GDPdU-Export zugegriffen werden. Die Kanzlei bzw. der Betriebsprüfer können daraus die notwendigen Daten generieren und in ein entsprechendes Format zur weiteren elektronischen Verarbeitung bringen.