Baustein der Unternehmenssteuerung

Personalkennzahlen

Personalkennzahlen sind das wesentliche Controlling-Instrument, wenn es darum geht, den Personal- und Ressourceneinsatz sinnvoll zu koordinieren.

Betriebliche Kennzahlen helfen, Entwicklungen im Unternehmen einzuschätzen, zu beurteilen und entsprechende Entscheidungen zu treffen. Das gilt auch für den Personalbereich.

Personalkennzahlen bilden komplexe Sachverhalte in einfachen Zahlen ab. So behält die Unternehmensführung den Überblick über den Personalbestand und die relevanten personalbezogenen Entwicklungen. Auf Basis dieser Informationen kann sie die Effektivität und Effizienz der Maßnahmen im Personalbereich überprüfen und in Beziehung zu den Unternehmenszielen setzen. Auch wenn das Management in kleinen Unternehmen in der Regel noch durch eigenes Erleben ein Gefühl dafür hat, wie es um sein Personal bestellt ist. Für Unternehmen ab einer Größe von etwa 60 Beschäftigten empfiehlt es sich, Personalkennzahlen systematisch zu erfassen und ein Personal-Controlling einzuführen.

Wertvolle Entscheidungshilfe

Personalkennzahlen helfen, personalwirtschaftliche Prozesse und Ergebnisse zu dokumentieren und bilden eine Grundlage für Entscheidungen. So belegen Kennzahlen, wie wirksam eine getroffene Entscheidung war. Auch Risiken und Fehlentwicklungen in der Personalpolitik werden erkennbar. Darüber hinaus zeigen die Erhebungen, welche Entwicklungstrends künftig von Bedeutung sein werden und wo entsprechender Handlungsbedarf existiert.

Allerdings sind Personalkennzahlen kein Wundermittel: Sie können weder Missstände beheben noch Erfolge erzwingen. Auch ein gut gepflegtes Kennzahlensystem zeigt lediglich Informationen an, auf deren Basis Maßnahmen getroffen werden müssen. Es gibt eine Vielzahl an möglichen Personalkennzahlen – die einschlägige Literatur kennt mehr als einhundert.

Unterstützung durch Software

Die Einführung und Nutzung von Personalkennzahlen verursacht auch Arbeitsaufwand. Einen großen Teil davon nimmt heute moderne Personal-Management- und Analyse-Software den Unternehmen bereits ab - schließlich sind die nötigen Basisinformationen dort bereits gespeichert. So lassen sich zum Beispiel in den von DATEV angebotenen Lohnbuchführungsprogrammen und Personal-Managementsystemen etliche Standardauswertungen bei Bedarf per Klick erstellen:

  • Aufstellungen über Personalkosten
  • Lohnarten- und Kostenstellenlisten
  • Urlaubs- und Geburtstagslisten
  • Fluktuation
  • Regelaltersrente
  • Demographische Entwicklung und Ähnliches

Darüber hinaus beherrschen die DATEV-Programme auch noch die Kür: Die Möglichkeit, individuelle Auswertungen über die Kombination verschiedener Parameter zu definieren – etwa, indem Formeln hinterlegt, Summen oder Schnittmengen gebildet werden. Je nach Ausprägung gewährt das genutzte Programm auch noch die Möglichkeit, die Gestaltung von Berichten selbst zu editieren, um eigene Schwerpunkte zu betonen. Dabei ist professionelle Software-Unterstützung nicht nur etwas für große Unternehmen. Die Personal-Managementsysteme von DATEV gibt es beispielsweise in abgestuften Versionen für jede Unternehmensgröße.

So gut die genutzte Software aber auch ist, eines kann sie nicht leisten: Die notwendigen Ableitungen und Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe herunterbrechen. Das bleibt die Aufgabe der Unternehmensleitung beziehungsweise des sie betreuenden Beraters.