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Die Einführung der E-Rechnung verändert weit mehr als den Rechnungsaustausch. Sie betrifft die gesamten Prozesse rund um den Rechnungseingang, die Verarbeitung und die Archivierung. Wer die Umstellung ausschließlich als technische Aufgabe versteht, verschenkt Potenziale und riskiert vermeidbare Fehler bei Verarbeitung, Archivierung und Compliance.
Im Interview erklärt Dipl.-FinWirt (FH) Stefan Werner, worauf Unternehmen jetzt achten sollten, welche organisatorischen Maßnahmen entscheidend sind und wie sich die E-Rechnung als Chance für effizientere Prozesse nutzen lässt.
Das größte Risiko
„Aus meiner Sicht liegt das größte Risiko nicht im Dateiformat selbst, sondern in den Unternehmensprozessen.“
Diplom-Finanzwirt (FH) Stefan Werner
Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick
- Die E-Rechnung ist mehr als ein digitales Rechnungsformat – entscheidend sind die dahinterliegenden Prozesse.
- Die Originaldatei der E-Rechnung muss vollständig, unverändert und revisionssicher archiviert werden.
- Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse frühzeitig überprüfen und klare Abläufe für Empfang, Speicherung und Archivierung schaffen.
- Die Steuerberatung unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf durchgängige E-Rechnungsprozesse.
- Strukturierte Rechnungsdaten verbessern Analysen, stärken die Rechtssicherheit und unterstützen betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Viele Unternehmen sehen die E-Rechnung zunächst als technisches Format. Wo beginnt aus Ihrer Sicht das eigentliche Risiko im Unternehmensalltag?
Aus meiner Sicht liegt das größte Risiko nicht im Dateiformat selbst, sondern in den Unternehmensprozessen. Eine E-Rechnung ist weit mehr als ein digitales Dokument – sie besteht aus strukturierten Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Gehen diese Daten verloren, weil die Rechnung beispielsweise nur ausgedruckt oder als einfache PDF-Datei abgelegt wird,
kann das später zu Problemen bei der Verarbeitung oder Aufbewahrung führen. Unternehmen sollten deshalb den gesamten Rechnungsprozess betrachten – nicht nur die technische Umsetzung.
Warum reicht es künftig nicht mehr aus, eine Eingangsrechnung auszudrucken oder als einfaches PDF in der Buchhaltung abzulegen?
Das Entscheidende ist: Bei einer E-Rechnung ist die Originaldatei der maßgebliche Beleg. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie zeigt zwar den sichtbaren Inhalt, enthält aber nicht zwangsläufig alle strukturierten Informationen. Deshalb muss die Originaldatei vollständig, unverändert und revisionssicher archiviert werden. Nur so bleiben sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die Möglichkeiten der digitalen Weiterverarbeitung erhalten.
Welche Rolle spielt die Steuerberatung in der Übergangsphase, wenn Unternehmen bereits heute E-Rechnungen empfangen, sie aber möglicherweise nur ausgedruckt weitergeben?
Die Steuerberatung ist in dieser Phase ein wichtiger Partner. Sie unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Abläufe zu überprüfen und an die neuen Anforderungen anzupassen. Gemeinsam lässt sich klären, wie E-Rechnungen künftig im Originalformat übergeben, verarbeitet und archiviert werden. So entstehen durchgängige digitale Prozesse, von denen beide Seiten profitieren.
In E-Rechnungen stecken deutlich mehr strukturierte Daten als bisher in der Finanzbuchhaltung landen. Welche Chancen ergeben sich daraus für Controlling, Einkauf, Kalkulation oder Betriebsprüfung?
Aus meiner Sicht wird häufig unterschätzt, welches Potenzial in den strukturierten Daten einer E-Rechnung steckt. Informationen wie Artikel, Mengen oder Preise stehen maschinenlesbar zur Verfügung und lassen sich automatisiert auswerten. Dadurch lassen sich Controlling, Einkauf und Kalkulation mit deutlich präziseren Informationen unterstützen. Gleichzeitig verbessern strukturierte Daten die Nachvollziehbarkeit gegenüber der Finanzverwaltung und schaffen eine fundierte Grundlage für Betriebsprüfungen. Unternehmen profitieren damit gleich mehrfach: Sie schaffen Rechtssicherheit, steigern die Effizienz ihrer Prozesse und gewinnen eine belastbare Datengrundlage für fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnung?
Darauf kommt es jetzt an
Die E-Rechnung ist weit mehr als ein neues Rechnungsformat. Sie schafft die Grundlage für durchgängige digitale Prozesse und eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Finanz- und Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
Wer bereits heute die organisatorischen Voraussetzungen schafft, ist nicht nur für die gesetzlichen Anforderungen gut vorbereitet, sondern kann die Potenziale der Digitalisierung nachhaltig nutzen.
Sie sind noch nicht bereit für die E-Rechnung?
Wir unterstützen Sie mit passender Software und hilfreichen Informationen rund um die Umsetzung der E-Rechnungspflicht.