Rechnungen schreiben: Das gilt es zu beachten

Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen gehört das Schreiben von Rechnungen zum Arbeitsalltag. Üblicherweise werden sie in Papierform erstellt und verschickt, unter bestimmten Umständen auch auf elektronischem Weg. In jedem Fall dürfen Pflichtangaben nicht fehlen. Die Rechnungssoftware von DATEV erleichtert Ihnen die Arbeit und weist Sie auf alle notwendigen Angaben hin.

Rechnungen schreiben: Begriffserklärung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das einer Lieferung beiliegt oder für das Erbringen einer Dienstleistung ausgestellt wird. Grundsätzlich sind Rechnungen in Papierform zu erstellen. Nur wenn der Rechnungsempfänger sein Einverständnis gibt, ist die Erstellung auch auf elektronischem Weg möglich. Die Rechnung wird in diesem Fall als unveränderliches PDF-Dokument via E-Mail versendet.

Wird die Rechnung als Fax verschickt, ist nur der Versand von Standard-Telefax an Standard-Telefax möglich. Für elektronische Faxe gelten die gleichen Anforderungen wie für elektronische Rechnungen. Wenn Thermopapier zum Faxen benutzt wird, empfiehlt es sich, eine Kopie auf normalem Papier anzufertigen, um die zehnjährige Aufbewahrungsfrist einzuhalten. Denn für Rechnungen gelten die in der Buchhaltung üblichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie Rechnungen erstellen

Es gibt einige Aspekte, die jeder Selbstständige und jedes Unternehmen bei der Rechnungserstellung beachten muss. Einige erleichtern den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Wirtschaftsprüfung, andere schreibt der Gesetzgeber vor.

Pflichtangaben:

  • Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller: Es muss eindeutig aus der Rechnung hervorgehen, wer Empfänger und wer Aussteller ist.
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Allerdings ist das Format flexibel.
  • Rechnungspositionen: Unter der Position versteht man, was Sie Ihren Kunden konkret berechnen. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Lohn für Dienstleistungen sein. Dabei sind die Positionen übersichtlich und in logischer Reihenfolge anzugeben.
  • Rabatte und Skonto: Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags muss in der Rechnung vermerkt sein, wenn sie nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt wurde.
  • Leistungszeitraum: Aus dieser Angabe muss hervorgehen, wann die Lieferung bzw. die Leistung erfolgte.
  • Ausweisung der Umsatzsteuer: Unternehmen und Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die Mehrwertsteuer auf ihrer Rechnung ausweisen.
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer: Auf jeder Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers angegeben sein.
  • Handelsregistereintrag: Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen auf der Rechnung neben ihrer exakten Anschrift auch die Gesellschafter bzw. Geschäftsführer, die Handelsregisternummer sowie das zuständige Gericht angeben.
  • Zahlungsbedingungen: Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne fällig wird, hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen ab.
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht: Der Rechnungssteller ist dazu verpflichtet, bei allen grundstücksbezogenen Lieferungen und Leistungen an Privatleute darauf hinzuweisen, dass die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren ist.
  • Eigentumsvorbehalt: Es ist möglich, dass sich der Rechnungssteller bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung das Eigentum an der Ware vorbehält. Falls der Kunde Insolvenz anmeldet, geht die Ware nicht in die Insolvenzmasse über.
  • SEPA-Lastschrift-Vorabinformation (Prenotification): Wenn der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen werden soll, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Kunden vor dem Einzug per Prenotification darauf hinzuweisen. Dies kann über die Rechnung geschehen.

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie diese Punkte berücksichtigen. Deshalb bietet es sich an, Rechnungsvorlagen zu nutzen, die sich jedes Mal an die Gegebenheiten anpassen lassen. Das Rechnungsprogramm von DATEV übernimmt diese Aufgabe für Sie. Vorlagen und Textbausteine lassen sich leicht damit erstellen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Aufwand.

Elektronische Rechnungen erstellen und versenden

Immer mehr Unternehmen erstellen elektronische Rechnungen. Das Verfahren spart Porto, Druck und Papier. Der Versandaufwand ist wesentlich geringer, was Prozesse im Unternehmen verschlankt. Allerdings sind auch hierbei gesetzliche Vorgaben zu beachten. Dazu gehört beispielsweise, dass eine elektronische Signatur Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. Die Pflichtangaben einer elektronischen Rechnung entsprechen denen der Papierform.

In der Regel werden elektronische Rechnungen als Anhang einer E-Mail und in Form eines PDF-Dokuments versendet. Die Übermittlung kann aber auch über eine DE-Mail, durch ein Computer-Fax, als Download auf der Website oder durch elektronischen Datenaustausch erfolgen. Der elektronische Austausch von Ein- und Ausgangsrechnungen bedeutet für Unternehmen deutliche Einsparungen. Das gilt nicht nur für das Schreiben von Rechnungen, sondern auch für deren Empfang und Ablage.

Über das DATEV Online-Portal SmartTransfer lassen sich Rechnungen sowie Gutschriften und Mahnungen einfach versenden. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formate zur Verfügung, die Sie nach den Bedürfnissen Ihres Geschäftspartners auswählen. Das Gleiche gilt für die Belege. Diese erhalten Sie in dem Format, das Sie für die Verarbeitung benötigen.

Außerdem ermöglicht Ihnen DATEV SmartTransfer den einfachen und schnellen Datenaustausch mit Ihrem steuerlichen Berater über DATEV Unternehmen online. Direkt aus dem Portal lassen sich die versendeten und empfangenen Rechnungen an Unternehmen online transferieren und dort ablegen. Der Steuerberater greift dort auf die Daten zu und kann sie prüfen.

Beim Rechnungenschreiben auf Nummer sicher gehen

Mit einem Rechnungsprogramm von DATEV senden oder empfangen Sie elektronische Rechnungen einfach und sicher. Denn: Diese Software prüft, signiert und archiviert elektronische Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie Fehler, die leicht entstehen, wenn Sie Programme wie Microsoft Excel verwenden, bei denen es sich nicht um eine dezidierte Rechnungssoftware handelt. So sind Sie bestens gewappnet, wenn ein Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug für jede ihrer elektronischen Rechnungen kontrolliert.

DATEV bietet unterschiedliche Softwarelösungen für Unternehmen an, über die Sie Rechnungen erstellen und Ihre Dokumentenablage erledigen können. Unsere Programme erleichtern Ihnen das Schreiben von Angeboten und Rechnungen und ermöglichen Ihnen, Daten zu Preisen und Kunden zentral zu pflegen und digitale Dokumente strukturiert zu verwalten. So überschauen Sie leicht, wie viele Angebote und Rechnungen noch offen sind.

Unterschiedliche Lösungen für verschiedene Bedürfnisse

Bei der Rechnungssoftware handelt es sich um Zusatzmodule zu DATEV Unternehmen online. Sie sind jeweils auf die unterschiedlichen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten. So eignet sich DATEV Auftragswesen online für Unternehmen, die an mehreren Standorten arbeiten und jederzeit auf die Daten zugreifen möchten und die nur über eine Preisliste verfügen. Zum Teil andere Ansprüche erfüllt dagegen DATEV Mittelstand Faktura. Hiermit lassen sich beispielsweise von einem zentralen Standort aus mehrere Preislisten führen.

Auf die Rechnungsprogramme von DATEV ist Verlass. Seit mehr als 50 Jahren erfüllt die Genossenschaft DATEV die hohen Ansprüche ihrer Kunden. Durch unsere Software erleichtern wir Ihnen die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Rechtsanwälten oder Wirtschaftsprüfern.