Der Betriebsprüfer hat laut § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung drei Möglichkeiten, auf die gespeicherten Daten zuzugreifen: im mittelbaren oder unmittelbaren Datenzugriff (Z1 und Z2) und per Datenträgerüberlassung (Z3). Von welcher dieser Möglichkeiten der Prüfer Gebrauch macht, liegt in seinem Ermessen. Er kann auch mehrere Alternativen parallel in Anspruch nehmen.
Datenträgerüberlassung
Bei der Datenträgerüberlassung muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. DVD) zur Verfügung stellen. Das gilt auch, wenn sich die Daten bei Dritten befinden. Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen) müssen ebenfalls in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Hierfür empfiehlt sich die Rechnungswesen- bzw. Lohn-Archiv-DVD. Über den GDPdU-Export in den Rechnungswesen-Programmen können die steuerrelevanten Daten außerdem exportiert und eine DVD in Eigenregie vor Ort erstellt werden.
Mittelbarer Datenzugriff
Beim mittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer nicht selbst auf das EDV-System des Steuerpflichtigen zu. Die steuerlich relevanten Daten müssen nach den Vorgaben der Finanzbehörde durch den Steuerpflichtigen oder einen von ihm beauftragten Dritten ausgewertet werden. Zur maschinellen Auswertung darf der Außenprüfer die im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten anfordern. Auswertungen, die das EDV-System nicht vorsieht, müssen nicht erstellt werden. Die Kosten muss das Unternehmen tragen.
Unmittelbarer Datenzugriff
Beim unmittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer direkt auf das Datenverarbeitungssystem, mit dem die steuerrelevanten Daten erfasst worden sind, zu. Im Nur-Lesezugriff prüft er die Buchführungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (z. B. zwischen Tabellen einer relationalen Datenbank). Dabei muss der Prüfer durch eine mit dem DV-System vertraute Person unterstützt werden. Der Nur-Lesezugriff umfasst hierbei das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten unter Nutzung der im betrieblichen DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Eigene Auswertungsroutinen darf die Außenprüfung hierbei nicht einsetzen.
Beim unmittelbaren Datenzugriff sollte dem Betriebsprüfer ein netzunabhängiger PC mit den verwendeten Programmen und den kopierten Datenbeständen der zu prüfenden Jahre vorbereitet werden. Gezielte Zugriffsrechte für die eingesetzten Programme lassen sich über die Nutzungskontrolle (NUKO) einrichten. Verzeichnisse, Server, Laufwerke und DVD-Laufwerke sind durch das Betriebssystem bzw. Netzbetriebssystem sperrbar.