Aufträge steuern. Prozesse verbinden. Kanzleiarbeit neu denken.
Mit den DATEV Kanzleimanagement-Lösungen steuern Sie Ihre Kanzleiprozesse strukturiert, effizient und nachvollziehbar. Das zentrale Element ist der Auftrag, in dem beispielsweise Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus oder Zeiten gebündelt werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände und Abrechenbarkeit.
Die Kombination aus auftragsorientiertem Arbeiten, klar definierten Leistungspaketen und dynamischer Prozessführung schafft Verbindlichkeit und Transparenz – intern wie gegenüber Ihren Mandantinnen und Mandanten.
DATEV Kanzleimanagement wird schrittweise die DATEV Eigenorganisationslösungen ablösen.
Warum sind einige Kanzleien derzeit keinem Umstellungszeitraum zugeordnet?
DATEV Kanzleimanagement (basis) wird derzeit kontinuierlich erweitert. Kanzleien mit komplexeren Nutzungsszenarien, beispielsweise durch den Einsatz von DATEV Eigenorganisation comfort, DATEV DMS oder DATEV ProCheck, benötigen teilweise Funktionen, die in DATEV Kanzleimanagement (basis) noch nicht vollständig verfügbar sind. Sobald der für Ihre Kanzlei erforderliche Funktionsumfang bereitsteht, startet Ihr Umstellungsprozess und Sie werden rechtzeitig über die nächsten Schritte informiert. Gerne können Sie sich schon heute Ihre Prozesse optimieren und sich mit dem Weg in die Cloud vertraut machen: go.datev.de/cloud-nutzen
Und das können die DATEV Kanzleimanagement-Lösungen
Alle Angebote des DATEV Kanzleimanagements bauen aufeinander auf, unterscheiden sich jedoch klar in ihrer fachlichen Ausrichtung - vom grundlegenden Einstieg über die integrierte Kanzleiorganisationslösung bis hin zu automatisierten, systemgesteuerten Kanzleiprozessen. Es kann jederzeit unkompliziert auf das höherwertige Produkt gewechselt werden.
DATEV Kanzleimanagement basis
DATEV Kanzleimanagement basis bietet als Einstiegslösung grundlegende Funktionen zur Kanzleiorganisation und unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Es ist ideal für Kanzleien, die einen einfachen und einen schnellen Einstieg in die Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe. Wenn Sie vor allem Ihre Rechnungsschreibungsprozesse modernisieren, gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen und grundlegende Kanzleiprozesse effizienter gestalten möchten, bietet Ihnen die Lösung genau den passenden Funktionsumfang. Sie unterstützt Sie dabei, Leistungen und Aufträge digital zu erfassen und Rechnungen ohne großen Aufwand zu erstellenund zu versenden.
DATEV Kanzleimanagement
DATEV Kanzleimanagement baut auf den Funktionen von DATEV Kanzleimanagement basis auf und erweitert diese um Funktionen zur gezielten Kanzleiorganisation Die Lösung ermöglicht die Steuerung der Kanzlei, integriert Controllingprozesse nahtlos in die täglichen Abläufe und bietet eine Übersicht über Fristen und Bearbeitungsstatus der Aufträge und sorgen so für mehr Transparenz. Zusätzlich wird mit Funktionen rund um die interne Kommunikation die Zusammenarbeit in der Kanzlei weiter unterstützt. So bilden Kanzleien ihre Organisation transparent, effizient undzukunftssicher digital ab.
Mandantenbetreuung
Durchgängige Prozesse bei der Angebotserstellung*
- Auftragskalkulation für Interessenten und Mandanten
- Übernahme von Angaben in Angebote und Aufträge
Transparentes Leistungsprofil
- Definition von Leistungen mit zugehörigen Honoraren – inklusive individueller Paketlösungen – zur transparenten Darstellung für Interessenten und Mandanten
Einfaches Onboarding*
- Digitaler Austausch von Informationen und Dokumenten
- Ein Interessent lässt sich einschließlich seiner Stammdaten und sämtlicher relevanter Informationen direkt in ein Mandatsverhältnis überführen.
SEPA-Mandatsverwaltung
- Zentrale Speicherung von SEPA-Lastschriftmandaten im DATEV-Rechenzentrum
* Nur in DATEV Kanzleimanagement enthalten
Aufträge
Übersicht über anstehende Aufgaben*
- Strukturierung der zu erbringenden Leistungen über Aufträge
Filterbares Kanzleiboard
- Ermöglicht einen zentralen Überblick über den Arbeitsfortschritt aller Aufträge.
Aufträge bündeln Informationen
- Übersicht über Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus, Planzeiten*, Fristen* und entstandene Kosten
* Nur in DATEV Kanzleimanagement enthalten
Rechnungen
Automatisch erstellte Rechnungsvorschläge
- Erfasste Zeiten und übergebene Gegenstandswerte werden automatisch anhand der vereinbarten Kalkulation übernommen
- Automatische Übernahme in einen Rechnungsentwurf
Automatisierte Erstellung wiederkehrerender Rechnungen*
- z.B. Vorschüsse und Stichtagspauschalen
Digitale Rechnungsausgabe
- Verknüpft zur SEPA-Mandatsverwaltung für Einzug per Lastschrift
- Individualisierung mit Kanzleilogo und Textbausteinen
Digitaler Rechnungsversand als E-Rechnung
- Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben an den E-Rechnungsversand
- Entfallen von manuellem Bearbeitungsaufwand z.B. für Kuvertieren
Rechnungsausgangsbuch
- Übersicht über gestellte Rechnungen mit automatisch vergebener fortlaufender Rechnungsnummer
- Archivierung der Rechnung in der DATEV Cloud
- Überblick zum Zahlungsstatus durch automatische Kennzeichnung bezahlter Rechnungen in Verbindung mit DATEV Bank online
* Nur in DATEV Kanzleimanagement enthalten
Dokumente verwalten, Eingänge, Fristen* und Ausgänge
- Dokumentenkorb als zentrale Übersicht für eingehende und zu bearbeitende Dokumente und dem Abruf von digitalen Bescheiden und Dokumenten (DIVA I /DIVA II) der Finanzverwaltung
- Zentrale Dokumenteingangsverarbeitung mit integrierter Fristerfassung* und Eingangsdokumentation
- Eingänge und Ausgänge lassen sich zentral erfassen und im Ausgangsbuch nachvollziehbar dokumentieren.
- Das Fristenkontrollbuch dokumentiert Fristen und Bearbeitungsstatus nachvollziehbar und unterstützt den rechtssicheren Nachweis.*
- Fristüberwachung mit Benachrichtigungsfunktion*
- Das integrierte Dokumentarchiv ermöglicht eine transparente, kollaborative Arbeitsweise in der Kanzlei (in Verbindung mit MyDATEV Kanzlei auch im Zusammenspiel mit Ihren Mandanten)
- Integrierte Volltextsuche für PDF- und Bilddokumente ermöglicht schnelles Auffinden relevanter Inhalte.
- Zentrale Ausgangsdokumentation über alle die Kanzlei verlassende Unterlagen.
- Erstellung von Auszügen aus dem Fristen*- und Ausgangsbuch für Gerichtszwecke.
- Bescheidmanagement direkt aus dem Eingang heraus zur Prüfung aufgerufen.
- Ausgelesenen Bescheiddaten automatisch den Erklärungsdaten gegenüberstellen und Abweichungen sichtbar machen.
- In DATEV Kanzleimanagement zugehörige Fristen zusätzlich überwachen und bei Abschluss der Bescheidprüfung mit „In Ordnung“ oder „Einspruch“ erledigen.*
* Nur in DATEV Kanzleimanagement enthalten
Intern kommunizieren*
- Unterhaltungen führen: Informationen und Abstimmungen digital innerhalb der Kanzlei austauschen*
- Aufgaben organisieren: Aufgaben erstellen und Mitarbeitenden zuordnen*
* Nur in DATEV Kanzleimanagement enthalten
Kanzleicontrolling
Prozessintegration
- Bereitstellung der relevanten Kennzahlen für das operative Controlling im Auftrag* und in der Rechnung
Controlling-Dashboard*
- Analysen über Kanzlei, Mitarbeitende und Mandanten
- Visuelle Aufbereitung relevanter Kennzahlen
Controlling-Informationen im Rechnungsentwurf
- Einsicht in wichtige Daten zur Wirtschaftlichkeit des Auftrags parallel zu Rechnungserstellung, z.B. zum Deckungsbeitrag
- Möglichkeit zum prozessbegleitenden Nachjustieren
* Nur in DATEV Kanzleimanagement enthalten
Ausblick: Die DATEV Kanzleimanagement-Lösungen entwickeln sich weiter
Die bisherigen Eigenorganisation-Pakete werden schrittweise durch drei neue Cloud-Angebote abgelöst. Alle drei Versionen basieren auf einer gemeinsamen technischen Plattform, bauen fachlich aufeinander auf und ermöglichen dadurch ein unkompliziertes Upgrade. Sie unterscheiden sich jedochklar in Umfang und Ausprägung der unterstützten Prozesse.
- DATEV Kanzleimanagement basis bietet als Einstiegslösung grundlegende Funktionen zur Kanzleiorganisation und unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, z.B. E-Rechnung.
- DATEV Kanzleimanagement bietet Kernfunktionen zur gezielten Kanzleiorganisation. Möglichkeiten zur Zusammenarbeit verbessern die Kanzleiabläufe und Controllingfunktionen sorgen für mehr Transparenz.
- DATEV Kanzleimanagement plus (aktuell in Konzeption) umfasst alle Funktionen zur ganzheitlichen Kanzleisteuerung unterstützt durch Automatismen. Die Lösung bietet Kanzleien mit komplexeren Strukturen erweiterte Funktionen für Controlling, Kapazitätsplanung sowie KI‑gestützte Automatisierung – für mehr Transparenz, Effizienz und eine zukunftssichere Organisation der Kanzlei.
Einblick ins DATEV Kanzleimanagement und DATEV Kanzleimanagement basis
Screenshots DATEV Kanzleimanagement
Kanzleiboard
Leistungsprofil
Kalkulation
Auftrag
Rechnungspositionen
Auftrag zur Abrechnung freigeben
Dokument ablegen
Eingänge und Fristen in der Übersicht
Ausgang erfassen
Rechnungsausgangsbuch
Unterhaltungen führen
Aufgabe erstellen
Produktvergleich
| Hauptfunktion | DATEV Kanzleimanagement basis | DATEV Kanzleimanagement | |
|---|---|---|---|
| Allgemein | |||
| Vorlagenverwaltung (On-Premise) | ✓ | ✓ | |
| Schriftguterstellung (On-Premise) | ✓ | ✓ | |
| Textbausteine | ✓ | ✓ | |
| Leistungsprofil | ✓ | ✓ | |
| Mandatsanbahnung | |||
| Interessenten verwalten | ✓ | ✓ | |
| Mandanten onboarden | ✗ | ✓ | |
| Angebote erstellen | ✗ | ✓ | |
| Aufträge | |||
| Filterbares Kanzleiboard | ✓ | ✓ | |
| Aufträge erstellen | ✓ | ✓ | |
| Aufträge planen | ✗ | ✓ | |
| Auftragszeiterfassung für Mandanten | ✓ | ✓ | |
| Interne Zeiterfassung | ✗ | ✓ | |
| Abwesenheiten erfassen | ✗ | ✓ | |
| Prozessvorlagen und Prozesssteuerung | ✗ | Voraussichtlich ab Q4/2027 | |
| Rechnungen | |||
| Rechnung erstellen und versenden (inkl. E-Rechnung) | ✓ | ✓ | |
| automatische Vorschussrechnungen | ✗ | ✓ | |
| Debitorensollstellung erzeugen | ✓ | ✓ | |
| Zahlungssätze erzeugen (DATEV Unternehmen online) | ✓ | ✓ | |
| DATEV Kosten einlesen (Rechnung) | ✗ | Voraussichtlich ab Q3/2027 | |
| Rechnungsausgangsbuch | ✓ | ✓ | |
| Dokumente verwalten | |||
| Dokumentenkorb | ✓ | ✓ | |
| Dokumente verwalten | ✓ | ✓ | |
| Erstellen und Verarbeiten von beSt-nachrichten | Voraussichtlich ab 12/2026 | Voraussichtlich ab 12/2026 | |
| Intern kommunizieren | |||
| Unterhaltungen führen | ✗ | ✓ | |
| Aufgaben erstellen und zuteilen | ✗ | ✓ | |
| Eingangs- und Ausgangsdokumentation, Fristverwaltung | |||
| Eingänge und Ausgänge erfassen | ✓ | ✓ | |
| Fristen erfassen | ✗ | ✓ | |
| Fristüberwachung | ✗ | ✓ | |
| Bescheideingang und Bescheidprüfung | |||
| Bescheidabgleich aus Bescheidmanagement | ✓ | ✓ | |
| Digitale Bescheide und Dokumente vom Finanzamt abrufen | ✓ | ✓ | |
| Kanzleicontrolling | |||
| Übergreifende Auswertungen im Controlling-Dashboard | ✗ | ✓ | |
| Prozessbegleitendes Controlling | ✓ | ✓ | |
| Schnittstellen | |||
| Schnittstellen für externen Zugriff | ✗ | vstl. ab 2028 |
Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement - Erfahrungsberichte
Selbständig auf das neue DATEV Kanzleimanagement wechseln, ohne externe Hilfe, nur mit einem Umstellungscockpit und digitalen Assistenten Steuerberaterin Sabrina Bode hat es ausprobiert. Ihr Urteil: Geht einfach und unkompliziert.
Als Einmannkanzlei hat Aram Schekho neue Softwarelösungen von DATEV getestet. Sein Fazit: Sie bieten mehr Übersicht und weniger Technikstress. Sein Tipp: die Vorbereitung bei der Umstellung nicht unterschätzen.