Zweimal Zeit aufwenden wollte Steuerberater Eugen Nazarenus (Foto: 5PICS Photography) nicht. Vor gut drei Jahren gründete er seine eigene Kanzlei in Frankfurt am Main. Als er erfuhr, dass die bewährte Software DATEV Eigenorganisation durch ein in der Cloud laufendes Kanzleimanagement ersetzt wird, traf er eine pragmatische Entscheidung und meldete sich als Pilotanwender. „Ich möchte nicht in drei Jahren noch mal Zeit in die Kanzleiorganisation investieren“, sagt Nazarenus. Er wolle „lieber von Anfang an mit der neuesten Software die Kanzleiorganisation optimieren“.
Er erinnert sich noch gut an frühere Softwareumstellungen, die er damals als Assistent erlebt hat. Diese Umstellungsarbeiten seien stets mit viel Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden gewesen, und die Ausfallzeiten hätte man effektiver nutzen können. Aufgrund dieser Erfahrung war es für die Nazarenus Steuerberatung sehr wichtig, für die eigene Kanzlei möglichst früh eine Lösung einzuführen, die die Bearbeitung der Managementaufgaben unterstützt und Prozesse effizient gestaltet.
Dass der Umstieg auf die Cloud-Lösung Kanzleimanagement mehr als nur ein Softwarewechsel war, merkte Nazarenus, als er das Umstellungscockpit öffnete. „Man hat die Vorbereitung komplett unterschätzt“, sagt er. Aus einer erwarteten Softwareumstellung wurde eine Reihe grundlegender Entscheidungen, die neben dem laufenden Kanzleialltag getroffen werden mussten.
Die Umstellung hieß für Nazarenus vor allem: Dokumente lesen, Entscheidungen treffen, Zusammenhänge verstehen. Nicht jeder Zusammenhang war auf Anhieb sichtbar. Dazu kamen Fragen zu Lizenzen, Berechtigungen und Freischaltungen. Die Einführung war kein Selbstläufer, sondern erforderte Zeit, Analyse und eine klare Vorstellung von der eigenen Kanzlei- und Mandantenarbeit.
Umstellungscockpit gibt Orientierung
Doch er hielt durch. Das Umstellungscockpit gab ihm Orientierung. „Zu jedem Schritt wird erklärt, was du zu tun hast“, sagt Nazarenus. Es sei ein „richtig guter roter Faden“ erkennbar, und es sei logisch aufgebaut. Entscheidend sei, „sich früh genug damit auseinanderzusetzen“. Am ersten Arbeitstag danach begann für Nazarenus die Praxisphase: „Wo sind meine Aufträge, was suche ich jetzt, wie fange ich an?“ Im Alltag spürt er die Veränderung vor allem beim Erstellen von Rechnungen sowie bei der Übersicht über Aufträge und Zeiten. „Du arbeitest jetzt auftragsbezogen.“ Leistungen ließen sich leichter zuordnen, Zeitaufwände schneller kontrollieren. Kanzleimanagement sei für ihn „viel, viel intuitiver und wirtschaftlicher geworden“. Insgesamt sei die Arbeit übersichtlicher.
Nazarenus sammelte diese Erfahrungen als freiwilliger Pilotanwender in einer frühen Phase von DATEV Kanzleimanagement. Für die regulären Umstellungen ist der Ablauf klar strukturiert: Die relevanten Informationen und Aufgaben sind im DATEV Umstellungscockpit gebündelt. Es zeigt, welche Schritte anstehen, und begleitet die Kanzlei durch Vorbereitung und Umstellung. In der Regel erfahren Kanzleien rund sechs Monate im Voraus von ihrem persönlichen Umstellungszeitraum. Diese Zeiträume berücksichtigen unter anderem die individuelle Nutzung, weitere Produktumstellungen sowie technische und organisatorische Voraussetzungen.
Bereit für die nächsten Schritte
Trotz der anfänglichen Schwierigkeiten überwiegt für den Frankfurter Steuerberater nach der ersten Umstellung jedoch das Positive. Jetzt wisse er, „wie das funktioniert“ und sei bereit für die nächsten Schritte. Bei weiteren Programmumstellungen habe er eine Chance, von Anfang an ein stabiles Fundament für die Kanzleiverwaltung aufzubauen.
Bedenken hatte Nazarenus vor der ersten Pilotierung keine. „Das, was neu kommt, ist unvermeidbar, und das muss nicht schlechter sein“, sagt er.
Was für Nazarenus aus eigener Initiative begann, wird für die kommenden Umstellungen zum Prinzip: rechtzeitig vorbereiten, den individuellen Umstellungszeitraum nutzen und Schritt für Schritt in der neuen Lösung ankommen.
