Ein Einzelkämpfer zieht in die Cloud

Als Syndikus-Steuerberater und globaler Steuerleiter beim Automobilzulieferer GKN Powder Metallurgy kennt Schekho sowohl die Unternehmensprozesse als auch die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatung und Mandant in der eigenen Kanzlei. Seine Karriere begann bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC; parallel gründete er vor einigen Jahren die Steuerberatung Schekho, in der er die DATEV-Software nutzt. Dieser Umstand prägt sein Urteil über das Pilotprojekt und die Cloudtransformation: Es geht ihm nicht um technischen Enthusiasmus, sondern um die Frage, ob der Arbeitsalltag leichter und effizienter wird.

Es hat ihn „gecatcht“, wie er sagt, als es hieß, man könne künftig Rechnungen online über den Browser in der Cloud erstellen. Für Aram Schekho hat das durch seine Doppelrolle als Syndikus im Unternehmen und in der eigenen Kanzlei eine große Bedeutung. „Um eine Rechnung zu schreiben, brauchte ich immer den Rechner mit den DATEV-Anwendungen. Dass das aus dem Browser heraus funktionieren könnte, war für mich ein Grund, es auszuprobieren“, sagt er.

Die Umstellung empfand Schekho als methodisch gut strukturiert: Einladungen mit Timeslots, begleitende Onlinesessions, Dokumentation und ein zentrales Umstellungscockpit machten die Veränderung planbar: lesen, Videos anschauen, Webinare besuchen, Daten bereinigen. „Ich konnte mich gut an dieser Struktur entlanghangeln. Das lief reibungslos.“ Über mehrere Wochen verteilt investierte Schekho insgesamt sechs bis acht Stunden in die Umstellung. Die Zeit sei gut investiert gewesen, sagt er.

Allerdings glaubt er, dass er es als Einmannkanzlei womöglich leichter hatte als andere. Seine Kanzlei betreut rund 20 Unternehmen; insgesamt zählt er etwa 100 Mandate. Das ist ein überschaubarer Rahmen. Viele Standardeinstellungen konnte er übernehmen, was die Umstellung vereinfachte. In größeren Kanzleien mit mehreren Standorten oder zu integrierenden Vorsystemen könne das komplexer sein, so Schekho. In solchen Fällen sieht er die Unterstützung durch den DATEV-Support als unabdingbar an. Er selbst kam, von einem begleitenden Webinar abgesehen, zwar ohne individuellen Support aus. Dennoch sei es gut zu wissen, dass man bei Bedarf kompetente Hilfe erhalten kann.

Entscheidend für Schekho war die softwareseitige Prozessbegleitung: der Assistent im Rechnungsschreibungsprogramm und das DATEV Umstellungscockpit. Sie führten ihn sukzessive durch den Prozess. Besonders Letzteres habe es ihm angetan. Es verhindere das Überspringen wichtiger Schritte und fange typische Bedienfehler ab. „Ohne diese Unterstützung wäre es deutlich schwieriger gewesen. An einer Stelle im Prozess kam ich nicht weiter. Ich dachte, ich hatte alles erledigt, doch den letzten Haken hatte ich nicht gesetzt.“ Konstellationen wie diese prüft das Umstellungscockpit fortlaufend: Sind wirklich alle Schritte erledigt, oder „klicke ich mich gerade nur durch, um schnell abzuschließen?“, wie Schekho scherzt.

Wie genau das DATEV Umstellungscockpit Sie unterstützt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ihn an der Cloudlösung DATEV Kanzleimanagement basis überzeugt, ist die gute Bedienbarkeit: Die browserbasierte Oberfläche wirke modern, der prozessbasierte Ansatz verschaffe ihm mehr Übersicht, und die Arbeitsweise sei einfacher. Wenn er einen Mandanten aufrufe, sehe er auf einen Blick, was abrechenbar, in Arbeit oder bereits abgeschlossen ist.

Ein Wermutstropfen aber bleibt aus Schekhos Sicht: das Fehlen einer direkten Verknüpfung von Buchungsbeleg und Rechnung. Früher reichte ein Doppelklick, jetzt seien mehr Klicks und ein Systemwechsel in die On-Premise-Welt nötig. Das ist zwar eine vorübergehende Erscheinung in der Hybridphase, nichts für ewig. Doch für einen Praktiker wie Schekho bedeuten solche Mikrobrüche Mehraufwand. Er würde den Weg in die Cloud deswegen nicht ablehnen. Es zeigt nur, dass dieser Weg nicht zur Hälfte gegangen werden kann.

In der Portfolioentwicklung bei DATEV sieht Schekho mehr als einen Trend. „Ich bin froh darüber, dass DATEV diesen Weg geht, und würde mir noch mehr solche Projekte wünschen, nicht nur hinsichtlich des Umstellungsprozesses.“

Insgesamt sieht Schekho viele Vorteile in der Cloud, gerade was Datensicherheit und IT-Infrastruktur angeht. So entfalle zum Beispiel die Notwendigkeit, selbst für regelmäßige Backups zu sorgen. „Wenn DATEV mit eigenen Servern eine permanente Datensicherung gewährleistet, ist das für mich als Kanzleiinhaber eine Sorge weniger.“ Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter gestalte sich einfacher: „Statt erst Hardware einzurichten, genügen künftig Zugangsdaten, damit Kollegen sofort über die Cloud loslegen können.“

In einem Punkt wünscht er sich aber mehr Tempo: bei der Zusammenarbeit mit Mandanten. Schekho denkt dabei etwa an mobile Apps für die wichtigsten Anwendungen. Kleinere Softwareanbieter erlaubten es längst, Aufgaben per Smartphone oder Tablet zu erledigen, während bei DATEV produktives Arbeiten bisher nur am Rechner möglich sei. „Mandanten sind es oft gewohnt, auf dem Tablet oder Handy per App Dinge zu erledigen. Es wäre gut, wenn es eine App gäbe, mit der man Belege hochladen kann und in der ich sehe, dass sie hochgeladen sind, sodass ich mich deswegen nicht an den Rechner setzen muss.“ Er erkenne allerdings an, dass große, genossenschaftliche Strukturen behutsam in mehreren Schritten verändert werden müssten und nicht alles auf einmal gehe.

Sein abschließender Rat an Berufskolleginnen und -kollegen ist ein praktischer: rechtzeitig loslegen, die erforderlichen Zeiten einplanen, Lehrmittel und Unterstützungsmöglichkeiten nicht erst im Umstellungsprozess anschauen – und die Daten bereinigen. Gute Vorbereitung reduziere Zeitaufwand, Stress und Fehler.