Die Begriffe Kontenplan und Kontenrahmen werden häufig synonym verwendet. Das ist so nicht richtig – allerdings stehen sie miteinander in Zusammenhang. In der Buchhaltung bilden Kontenplan und Kontenrahmen die Grundlage für ein einheitliches Gliederungsschema der Konten. Dadurch wird in der Finanzbuchhaltung eine Vergleichbarkeit mit anderen Wirtschaftsjahren und auch anderen Unternehmen der Branche möglich
Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konten eines Unternehmens. Er ist ein elementarer Bestandteil der doppelten Buchführung und orientiert sich stets am Kontenrahmen des jeweiligen Wirtschaftszweiges.
Auf Basis eines Kontenrahmens können Unternehmen einen spezifischen Kontenplan erstellen. Anpassungen sind in der Regel notwendig. Denn Kontenpläne weichen in aller Regel von den zur Verfügung gestellten Kontenrahmen ab. Innerhalb des Kontenrahmens geführte Geschäftsvorfälle können überflüssig sein oder aber fehlen. Die Kontenklassen werden vom existierenden Kontenrahmen übernommen.
Demnach können die Anpassungen für die Kontenplanerstellung wie folgt aussehen:
Untergliederungen sind notwendig, um eine aussagekräftige Buchführung gewährleisten zu können. Allerdings können zu viele Untergliederungen in einem Kontenplan auch unübersichtlich sein. Deshalb sollten sie nur vorgenommen werden, wenn sie wirklich vonnöten sind. Ist ein Kontenplan einmal für das Unternehmen erstellt, erleichtert er viele weitere Prozesse in der Finanzbuchhaltung.
Der Kontenplan führt alle Konten, die ein Unternehmen standardmäßig benötigt. Für bestimmte Branchen gibt es spezielle Kontenrahmen, die sich dann auch in den dazugehörigen Kontenplänen widerspiegeln. Diese sind ausdrücklich auf Unternehmen dieser Branche zugeschnitten, was das Anlegen neuer oder das Streichen unnötiger Konten überflüssig macht.
Kontenpläne können zwar unterschiedlich aufgebaut sein, allerdings gibt es Konten zu bestimmten Positionen, die in jedem Kontenplan enthalten sein müssen:
Hauptsächlich werden in kleineren und mittleren Unternehmen die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 von DATEV verwendet. Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerkanzlei kann Sie hierzu beraten. Alle Kontenrahmen können hier heruntergeladen werden: Kontenrahmen (SKR) . Über den gewählten Kontenrahmen von DATEV sollte umgehend der Kontenplan erstellt werden. Für die Übergangszeit lassen sich unter Umständen „Auffangpositionen" verwenden – eine Zwischenlösung für Konten, die sich nicht zuordnen lassen.
Einen Kontenplan zu erstellen, ist nicht weiter schwierig. Es wird der bevorzugte Kontenrahmen gewählt und den individuellen Bedürfnissen des Unternehmensangepasst. Wenn kein spezieller Kontenrahmen für die Branche existiert, werden die beiden Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 eingesetzt. Auf welchen die Wahl fällt, hängt von den Präferenzen bezüglich der Gliederung ab.
Die Geschäftsvorfälle werden auf der untersten Gliederungsebene des Kontenplans gebucht. Demnach wird jeder Buchungsvorgang auf Einzelkonten durchgeführt. In die höhere Gliederungsebene der Kontengruppen oder Kontenklassen wird zu bestimmten Stichtagen oder zur Analyse aggregiert. Zuletzt wird daraus der Jahresabschluss in Form einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt.
Als Kontieren wird das Festlegen des Buchungssatzes für die spätere Verbuchung des Geschäftsvorfalls bezeichnet. Dabei werden auf dem Buchungsbeleg die Konten vermerkt, die durch den Geschäftsvorfall angesprochen werden. Es kann auch der zu buchende Betrag notiert werden. Das Kontieren lässt keinen Entscheidungsspielraum offen: Es muss sich an den Kontenplan gehalten werden. Darum ist es so wichtig, den auf dem Kontenrahmen beruhenden Kontenplan gewissenhaft auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Ist das einmal erledigt, können die Geschäftsvorfälle einfach einem Konto zugeordnet werden.
Auch beim Kontieren laufender Geschäftsvorfälle sind Kenntnisse der Buchhaltung von Vorteil. Individuelle rechtliche Wertungen spielen bei der Bildung der Buchungssätze keine Rolle. Nach festen Buchhaltungsregeln werden die Buchungsbelege den Geschäftsvorfällen zugeordnet, um dann im Kontenplan zugeteilt zu werden.
Bei der Kontierung von Belegen wird nur ein schematischer Abgleich des Kontos mit dem Belegsachverhalt der Geschäftsvorfälle durchgeführt. Es wird bei diesem Prozess nicht noch einmal überprüft, inwieweit beispielweise Aufwendungen für Geschenke zu den Betriebsausgaben gehören oder nicht. Aus dem Kontenplan werden, dem Vorgang entsprechend, Konto und Gegenkonto herausgesucht.
Der Kontenplan ersetzt nicht die Kontierung. Einzelne Geschäftsvorfälle werden nicht zwingend und eindeutig einem Konto zugeordnet, die Entscheidung liegt beim jeweiligen Kontierer.
Das Kontieren stellt noch keine steuerliche Beurteilung dar: Diese nimmt der Steuerberater bei der Erstellung des Jahresabschlusses vor. Ein gutes Beispiel dafür sind Aufwendungen für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Grundstücke und Gebäude). Während der Kontierung wird noch nicht entschieden, ob die Güter abgeschrieben werden können.
Ihre Steuerkanzlei oder Ihr Steuerberater kann Sie auch am besten beraten, wie Sie Ihren Kontenplan aus den bewährten DATEV-Kontenrahmen erstellen. Das Arbeitsmaterial laden Sie oder Ihr Steuerberater einfach im DATEV-Shop herunter.
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