Ersetzendes Scannen

Gehen Sie mit Ihren Mandanten den nächsten Schritt in der Digitalisierung: Das Ersetzende Scannen ermöglicht, dass Ihre Mandanten originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahren müssen. Bieten Sie Ihren Mandanten eine Verschlankung der Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten.

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Ablauf der Archivierung beim Ersetzenden Scannen

Die wesentliche Grundlage haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) mit der im Berufsrechtlichen Handbuch veröffentlichen Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen geschaffen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützen zusätzlich durch klarstellende Ausführungen den Prozess des Ersetzenden Scannens von Buchungsbelegen.

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen

  • Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind
  • Archivierungssoftware, für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist, wie z.B. DATEV Unternehmen online

TR RESISCAN - Unternehmen online wurde zertifiziert

Die Arbeitsabläufe im Zusammenspiel mit DATEV wurden gemäß "Technischer Richtlinie RESISCAN" des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Damit ist nachprüfbar die Einhaltung technischer, personeller und organisatorischer Anforderungen an den Scan- und Verarbeitungsprozess bestätigt. So kann der Beweiswert des Originalbelegs im gescannten Beleg erhalten werden.

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Zertifikat

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Fragen zum Thema Ersetzendes Scannen beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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