Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung bei Geschäften zwischen Unternehmen drohen vielen Firmen unbemerkt steuerliche Nachteile: Die neue digitale Form der Rechnungsstellung hat nämlich direkten Einfluss auf den Vorsteuerabzug. Die wichtigste Voraussetzung für diesen Abzug bleibt zwar formal bestehen, wonach stets eine korrekte und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen muss.
Sind Unternehmen jedoch gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, gelten Dokumente ohne die entsprechenden digitalen Vorgaben rechtlich nicht länger als ordnungsgemäß im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine einfache PDF-Datei oder eine klassische Papierrechnung genügt den Anforderungen dann nicht mehr. Vielmehr müssen die Abrechnungen zwingend in einem strukturierten maschinenlesbaren Format wie beispielsweise der XRechnung oder dem Standard ZUGFeRD ab der Version 2.0 vorliegen. Ist das nicht der Fall, entfällt die Berechtigung zum Vorsteuerabzug vollständig.
Dieses Risiko wird schon in Kürze für viele Betriebe real. Bereits mit dem Jahresbeginn 2027 läuft die gesetzliche Übergangsregelung für die Rechnungsstellung bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro aus. Stellen diese Akteure nach diesem Stichtag weiterhin herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien aus, berechtigen diese den Empfänger nicht mehr zum Abzug der Vorsteuer.
Vor diesem Hintergrund ist damit zu rechnen, dass der Versand fehlerhafter Dokumente über den Stichtag hinaus zu aufwendigen Korrekturschleifen führt. Zudem drohen handfeste Konflikte mit den eigenen Unternehmenskunden bis hin zu weitreichenden Haftungsfragen für die Geschäftsführung.
Dem Rechnungsempfänger drohen zu diesem frühen Zeitpunkt zwar noch keine direkten Konsequenzen, da für ihn keine gesetzliche Pflicht besteht, den genauen Vorjahresumsatz seines Lieferanten aktiv zu prüfen. Im Rahmen der üblichen kaufmännischen Sorgfalt darf er darauf vertrauen, dass der Rechnungssteller die geltenden Übergangsregelungen korrekt anwendet.
Der Aussteller ist dagegen gesetzlich verpflichtet, das Dokument unverzüglich zu korrigieren oder neu auszustellen. Dadurch entsteht in der Praxis ein erheblicher administrativer Aufwand; es kommt zu Verzögerungen im Zahlungsverkehr, und das Frustrationspotenzial zwischen den Geschäftspartnern steigt. Daraus ergibt sich ein Liquiditätsrisiko für den Lieferanten: Wenn Rechnungen wegen formaler Mängel vom Empfänger digital nicht verarbeitet werden können und reklamiert werden müssen, verschiebt sich die Bezahlung. In Unternehmen mit geringem finanziellen Spielraum kann dies existenzbedrohende Auswirkungen haben.
Zudem fallen solche formalen Fehler häufig erst Jahre später auf. Für den betroffenen Betrieb zieht das schlimmstenfalls schmerzhafte Steuernachzahlungen und hohe Zinsbelastungen nach sich. Eine rechtzeitige Anpassung der eigenen Buchhaltungsprozesse schützt somit effektiv vor unliebsamen Überraschungen.