Ab 01.01.2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich in der Breite zur Pflicht. Doch auch heute schon stellen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auf dieses neue Format um. Daher sollten Unternehmen und Steuerberatung drei Fragen bereits heute klären:
- Empfängt oder sendet das Unternehmen E-Rechnungen?
- Sind sie standardkonform aufgebaut?
- Wurden sie unveränderbar archiviert?
Seit 1. Januar 2025 mit Übergangsregelungen bis 01.01.2028 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ist die elektronische Verarbeitung nicht möglich oder sind die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht enthalten, berechtigt diese Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug.
Ein Ausdruck reicht nicht
Schon an dieser Stelle kann ein großes Risiko entstehen: Wenn Mandanten E-Rechnungen ausdrucken und an die Steuerberatung geben, ist für die Kanzlei anhand des Ausdrucks nicht erkennbar, ob ursprünglich eine E-Rechnung vorlag. Besonders in der Übergangszeit erhalten Mandanten E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, also einer Kombination von PDF mit eingebettetem XML-File. Anhand des Ausdrucks lässt sich nicht feststellen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt und ob der XML-Teil standardkonform aufgebaut ist.
Nur die Originaldatei gilt
Steuerberater sollten ihre Mandanten deshalb unbedingt jetzt darauf hinweisen, dass sie Eingangsrechnungen im Originalformat weitergeben müssen. Die Datei selbst ist aufbewahrungspflichtig, nicht nur ihr Ausdruck. Digitale Unterlagen müssen digital, vollständig, geordnet, unverändert und auswertbar aufbewahrt werden.
Da E-Rechnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt oder empfangen werden, stellt sich im Prüfungsfall auch die Frage des Datenzugriffs nach § 147 VI AO in Verbindung mit § 147 I Nr. 2 und 3 AO. Ab 2028 wird das Finanzamt zudem wissen, dass in vielen Fällen E-Rechnungen hätten vorliegen müssen. Sind nur Ausdrucke vorhanden oder gescannte PDFs ohne Original-XML, wird die Diskussion schwierig.
In den Datensätzen stecken Informationen, die bisher oft gar nicht in der Buchhaltung landen: Positionen, Mengen, Einzelpreise, Leistungsbeschreibungen, Warengruppen und Lieferantenangaben. Diese berühren unmittelbar auch die gesonderten Aufzeichnungen nach § 143 AO – den Wareneingang. Eine getrennte Dateiablage ohne Original-XML genügt dann auch nicht der Aufbewahrungserleichterung nach §146 V AO.
Wenn strukturierte Rechnungsdaten vorhanden sind, werden Kalkulationen in Betriebsprüfungen konkreter werden: nach Warengruppe, Lieferant, Artikelbereich oder Zeitraum. Gerade dort, wo pauschale Richtsatzvergleiche an Grenzen stoßen, wird die E-Rechnung eine wesentlich bessere Grundlage für betriebsbezogene Auswertungen liefern.
Für die Steuerberatung heißt das:
Die Originaldatei sichern, validieren, unverändert aufbewahren & Prozess dokumentieren.
Sind Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten schon bereit für die E-Rechnung?
Sie sind noch nicht bereit für die E-Rechnung?
Wir unterstützen Sie mit passender Software und hilfreichen Informationen rund um die Umsetzung der E-Rechnungspflicht.