Kanzleimanagement

Legen Sie den Grundstein für das DATEV Kanzleimanagement, indem Sie Ihre Eigenorganisation analysieren und bereinigen. DATEV Bestandsoptimierung Eigenorganisation unterstützt dabei, offene Mandate und Aufträge, unfertige Arbeiten, abrechnungsrelevante Sachverhalte sowie abgelaufene Fristen und möglicherweise löschbare Dokumente zu erkennen.

So verbessern Sie Ihre Datenqualität, erkennen Optimierungspotentiale und starten später mit einem aufgeräumten Bestand in das neue DATEV Kanzleimanagement.

Was haben Sie davon?

Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle

• Offene Kosten und Gebühren werden bei der Umstellung nach Kanzleimanagement automatisch übernommen
• Ohne vorherige Bereinigung entstehen viele neue Aufträge in Kanzleimanagement. Das gilt auch für alte, noch nicht abgerechnete Gebühren und Kosten
• Ohne Bereinigung kann nach der Umstellung zusätzlicher manueller Bereinigungsaufwand entstehen
• Reduzieren Sie den Umstellungsaufwand auf das Wesentliche

Dokumente (ab 08/2026)

• Cloud‑Speicher ist nach Verbrauch des Freivolumens kostenpflichtig (DATEV Hilfe-Center: Informationen zu MyDATEV Dokumentenspeichervolumen)
• Durch das Löschen nicht mehr benötigter Dokumente sparen Sie Speicherplatz
• Filter zeigen Dokumente, die aufgrund Größe oder Dateityp nicht in die Cloud migriert werden können. Diese können vorab angepasst oder aussortiert werden.
   

Warum ist das wichtig?

• Alte offene Kosten, Gebühren, Dokumente oder nicht mehr benötigt Sachverhalte vor Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement berinigen, um Nacharbeiten zu vermeiden
• Aufgeräumter Bestand erleichtert die Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement deutlich
• Bestandsoptimierung ermöglicht eine massenhafte Bearbeitung des gesamten Eigenorganisation-Bestands
• Ein vergleichbar leistungsfähiges Werkzeug steht in DATEV Kanzleimanagement derzeit nicht zur Verfügung
   

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

• Mandanten sind nicht betroffen, es geht ausschließlich um Kanzleidaten
• Die Analyse des Datenbestands erfolgt sehr schnell
• Der Aufwand ist gering, wenn
  • zeitnah abgerechnet wurde
  • ein gepflegtes Fristenkontrollbuch vorliegt
• Gruppierungen, Suchen und Bereinigungen sind einfach und direkt ausführbar

Starten Sie jetzt
Je eher Sie starten, desto früher profitiert Ihre Kanzlei von einem aufgeräumten Eigenorganisations-Bestand, insbesondere bei der Rechnungsschreibung. 

Unterstützungsangebote

Informieren

• DATEV Hilfe-Center: Informationen zu MyDATEV Dokumentenspeichervolumen

Intensivieren

• Lernvideo (Vortrag): DATEV Eigenorganisation compact/classic - Bestandsoptimierung
• DATEV Hilfe-Center: Bestandsoptimierung Eigenorganisation compact / classic
• DATEV Hilfe-Center: Bestandsoptimierung Eigenorganisation comfort

Das Leistungsprofil ist die Grundlage für das effiziente Arbeiten in DATEV Kanzleimanagement. Über die DATEV Mandatsanbahnung erhalten Kanzleien Zugriff auf das Leistungsprofil und können individuell festlegen, wie Leistungen strukturiert, kalkuliert und später abgerechnet werden. Gleichzeitig sollte die Mandatsanbahnung gezielt genutzt werden, um frühzeitig mit zukünftigen Mandantinnen und Mandanten in den Austausch zukommen und Dokumente sowie Informationen auszustauschen.

Was haben Sie davon?

• Sie strukturieren Ihre Leistungen nach Auftragsbereichen und Leistungspaketen
• Sie schaffen bereits heute die Grundlage für das auftragsbezogene Arbeiten mit DATEV Kanzleimanagement
• Sie starten später mit klar definierten Leistungen, statt diese erst während der Umstellung festlegen zu müssen
   

Warum ist das wichtig?

• Leistungsprofil strukturiert Dienstleistungen über Auftragsbereiche und Leistungspakete
• Spätestens im Rahmen der Umstellung aud DATEV Kanzleimanagement muss ein Leistungsprofil aktiv sein
• Das Leistungsprofil wird im Rahmen der Umstellung aktiviert
• Ohne eigenes Profil arbeiten Sie mit dem DATEV-Standard-Leistungsprofil, das jederzeit individuell angepasst werden kann
   

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

• Mandanten sind nicht betroffen
• Sie haben zwei mögliche Wege:
  • Übernahme des DATEV-Standard-Leistungsprofil -> geringer Aufwand
  • Individuelle Anpassung des Leistungsprofils -> höherer Aufwand, ggf. mit externer Beratung (z.B. Honorarberatung)  

Wichtige Hinweise:

• Das DATEV‑Standard‑Leistungsprofil wird aktuell überarbeitet
• Das Leistungsprofil ist Voraussetzung, Sie müssen aber ihren Mandatsanbahnungsprozess nicht über die DATEV Mandatsanbahnung durchführen. Um das Leistungsprofil zu sehen oder zu bearbeiten müssen Sie daher auch keine neue Mandatsanbahnung starten 
• Die Mandatsanbahnung ist nur für Kanzleien mit DATEV Eigenorganisation classic oder DATEV Eigenorganisation comfort zubuchbar 
• Kanzleien mit EO compact sehen das Leistungsprofil erst nach Aktivierung von DATEV Kanzleimanagement und können dann vor Start des Assistenten noch Einfluss nehmen

Starten Sie jetzt
Gestalten Sie Ihr Leistungsprofil jetzt aktiv. Prüfen Sie, ob das DATEV Standard-Leistungsprofil ausreicht oder ob Sie Ihre Kanzleileistungen individueller strukturieren möchten.

Unterstützungsangebote

Informieren

• Informationsseite: go.datev.de/mandatsanbahnung
• Erfahren Sie, wie Sie einen digitalen Prozess zur Anbahnung Ihrer Mandate durchführen können: go.datev.de/digitale-mandatsanbahnung

Implementieren

• DATEV Shop-Seite: DATEV Mandatsanbahnung
• DATEV Hilfe-Center: Erste Schritte in DATEV Mandatsanbahnung
• DATEV Hilfe-Center: Leistungsprofil anpassen in DATEV Angebotsassistent
• DATEV Hilfe-Center: Für Kanzleien: Daten erfassen und bearbeiten in der Interessentenverwaltung in Verbindung mit DATEV Onboarding
• DATEV Hilfe-Video: Einblick ins Leistungsprofil

Mit MyDATEV Kanzlei erleichtern Sie den digitalen Austausch mit Ihren Mandanten. Dokumente, Nachrichten und Aufgaben können strukturiert bereitgestellt und bearbeitet werden. Auch digitale Freigaben, zum Beispiel für Steuererklärungen lassen sich frühzeitig erproben. So lernen Kanzlei, Mitarbeitende und Mandanten die DATEV-Cloud schrittweise kennen, bevor weitere Anwendungen umgestellt werden.

Was haben Sie davon?

• Ihre Kanzlei, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Mandanten sammeln frühzeitig Erfahrungen mit dem browserbasierten Arbeiten in der DATEV-Cloud
• Sie lernen die neuen Oberflächen der Cloud-Lösungen bereits vor der Umstellung kennen
• Dokumente, Aufgaben und Unterhaltungen stehen nach der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement auch für die interne Nutzung zur Verfügung
• Die Bedienung bleibt nach der Umstellung unverändert
• Mit DATEV Kanzleimanagement basis stehen die Dokumente für die interne Nutzung zur Verfügung
• Unterhaltungen über MyDATEV Kommunikation können die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation ersetzen und dadurch Aufwand reduzieren
   

Warum ist das wichtig?

• MyDATEV Kanzlei ermöglicht einen frühen Einstieg in browserbasiertes Arbeiten und digitale Zusammenarbeit
• Nach der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement können die Funktionen Dokumente, Aufgaben und Unterhaltungen auch für den internen Austausch weiterverwendet werden, abhängig vom eingesetzten Funktionsumfang
   

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

• Der Einstieg kann zunächst mit wenigen Mandanten und Mitarbeitenden erfolgen
• Anschließend kann ein flächendeckender Rollout erfolgen
• Durch die Nutzung von MyDATEV Kommunikation kann an anderer Stelle Aufwand eingespart werden
   

Starten Sie jetzt
Machen Sie erste Mandanten jetzt mit MyDATEV Kanzlei vertraut. Starten Sie mit Dokumentenaustausch, Nachrichten, Aufgaben oder digitalen Freigaben und bauen Sie die Nutzung schrittweise aus. So gewöhnen sich Kanzlei, Mitarbeitende und Mandanten frühzeitig an die browserbasierte Zusammenarbeit.

Unterstützungsangebote

Informieren

• Unsere Empfehlung: Mit der neuen Produkttour auf tour.datev.de erhalten Sie und Ihre Mandanten einen kompakten Überblick über die zentralen Funktionen und Mehrwerte von MyDATEV Kanzlei. Erfahren Sie, wie Sie einfach und sicher mit Ihren Mandanten zusammenarbeiten und sich austauschen können. Tour starten
• Informationsseite: go.datev.de/mydatev-kanzlei

Implementieren

• Online-Seminar (Vortrag): Veränderungen mit dem Team aktiv gestalten am Beispiel von MyDATEV Kanzlei
• Online-Seminar (Vortrag): Zusammenarbeit neu denken - Kollaboration mit Mandanten gestalten

Digitalisieren und standardisieren Sie Ihren Rechnungsschreibungsprozess. DATEV Kanzleimanagement setzt auf digitale Abläufe und eine integrierte Übergabe an die Kanzleibuchführung.

Dazu gehören insbesondere DATEV Unternehmen online inklusive Bank online für die Kanzlei, die Verknüpfung zentraler Mandanten mit Debitorenkonten, die Übergabe von Buchungssätzen aus der Finanzbuchführung und die Nutzung digitaler Rechnungsformate. Durch standardisierte Abläufe, von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, schaffen Sie zugleich eine verlässliche Grundlage für aussagekräftige Auswertungen.

Was haben Sie davon?

• Rechnungen, Buchungssätze und Zahlungsinformationen können effizienter verarbeitet werden
• Der spätere Einstieg in DATEV Kanzleimanagement wird erleichtert
• Die Abläufe von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung werden standardisiert
• Sie schaffen eine verlässliche Grundlage für aussagekräftige Auswertungen
• Ihre Rechnungsprozesse laufen bereits vor der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement digital und stabil
   

Warum ist das wichtig?

• DATEV Kanzleimanagement setzt auf digitale Abläufe und eine integrierte Übergabe an die Kanzleibuchführung
• Eine digitale Rechnungsausgabe, eine korrekte Debitorenstruktur und die Anbindung an die Kanzleibuchführung sind für einen vollständigen und effizienten Prozess dringend empfohlen
• Nicht jede einzelne Teilmaßnahme ist technisch zwingend erforderlich
• Fehlende digitale und standardisierte Abläufe erschweren die spätere Arbeit mit DATEV Kanzleimanagement
   

Starten Sie jetzt
Digitalisieren Sie Ihren Rechnungsschreibungsprozess jetzt Schritt für Schritt. Prüfen Sie DATEV Unternehmen online inklusive Bank online, Debitorenstruktur, FIBU-Buchungssätze und digitale Rechnungsformate. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnungsprozesse vor der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement stabil laufen.

Empfohlene Teilmaßnahmen

• DATEV Unternehmen online inklusive Bank online für die Kanzlei einrichten und nutzen. Hinweis: Für DATEV Kanzleimanagement ist der Bearbeitungsstand „erweitert“ erforderlich.
• Zentrale Mandanten und Debitorenkonten in der Kanzleibuchführung verknüpfen
• FIBU-Buchungssätze aus der Rechnungsschreibung abstellen
• E-Rechnungsformat nutzen und Rechnungsausgabe digitalisieren
• Papierrechnungen nur noch im Ausnahmefall ausgeben 
  

Unterstützungsangebote

Informieren

• Informationsseite: E-Rechnungen in der Kanzlei erstellen und versenden

Implementieren

• Lernvideo (Vortrag): DATEV Eigenorganisation - E-Rechnung und andere digitale Rechnungsformate
• DATEV Hilfe-Center: E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung (Eigenorganisation compact/classic), E-Rechnung einrichten und versenden in Eigenorganisation comfort

• Belege liegen direkt in der jeweiligen Cloud-Anwendung
• Belegverknüpfungen bleiben stabil - auch bei Kanzlei- oder Beraterwechsel
• Belege in DATEV Meine Steuern ermöglichen die Nutzung von RABE (Referenzierung auf Belege) -> weniger Nachbearbeitung in der Steuerdeklaration
• Mandanten werden frühzeitig an den digitalen Bereitstellungsprozess herangeführt

Warum ist das wichtig?

• Belege, dir künftig in der Buchführung oder Steuererklärung verknüpft werden sollen, müssen in den dafür vorgesehenen Cloud-Lösungen vorliegen
• So stellen Sie sicher, dass Belege korrekt zugeordnet, weiterverarbeitet und bei Bedarf einfacher übergeben werden können, z.B. bei einem Mandatswechsel
   

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

• Bei lokaler Ablage sind Mandanten meist nicht beteiligt
• Buchführung
  • Mandantenregistrierung für DATEV Unternehmen online erforderlich
  • Entscheidung über Kanzlei- oder mandantengenutzte Beraternummer
  • DATEV Unternehmen online bestellen und einrichten
• Einkommensteuer
  • Nach Bereitstellung der Basisdaten online kann DATEV Meine Steuern genutzt werden
  • Für aktive Belegzulieferung ist ebendalls eine Mandantenregistrierung notwendig
  • Starten mit DATEV Meine Steuern

Wichtig:

• Bestehende Beleglinks bleiben so lange abrufbar, wie die Programme lokal installiert sind
• Planen Sie den konsequenten Wechsel spätestens zum Jahreswechsel 2026/2027 
• Werden Sie bereits 2026 auf DATEV Kanzleimanagement umgestellt, erfolgt der Wechsel unterjährig
• Wenn Sie nicht umstellen können Belege weiterhin in Dokumente in DATEV Kanzleimanagement abgelegt werden, stehen jedoch nicht zur Buchung oder Belegverknüpfung in Kanzlei-Rechnungswesen und Einkommensteuer zur Verfügung
• Für künftige Belegverknüpfungen ist daher die Ablage in Meine Steuern, enthalten in der E-Steuernpauschale oder kostenpflichtig in Belege online beziehungsweise DATEV Unternehmen online erforderlich

Starten Sie jetzt

Beginnen Sie frühzeitig, optimalerweise zum Jahreswechsel 2026/2027.  Klären Sie jetzt, wo digitale Belege künftig bereitgestellt werden müssen. Prüfen Sie für Buchführung und Einkommensteuer, ob Belege online, DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern benötigt werden.

Unterstützungsangebote

Informieren

• Produkttour: DATEV Unternehmen online für Steuerberater

Implementieren

• DATEV Hilfe-Center: DATEV Unternehmen online bestellen und einrichten
• DATEV Hilfe-Center: Starten mit DATEV Meine Steuern
• DATEV Hilfe-Center: RABE (Referenzierung auf Belege)

• Eine frühzeitige Bereinigung ist deutlich einfacher und sicherer als eine spätere Korrektur im laufenden Betrieb
   

• Nur bei korrekter organisatorischer Zuordnung können die beteiligten Kanzleien in der DATEV-Cloud mit den jeweils richtigen zentralen Mandanten arbeiten
• Wird keine Trennung vorgenommen, stehen der zweiten Kanzlei keine zentralen Mandanten in der DATEV-Cloud zur Verfügung
• Eine Umstellung der Leistungen ist dann nicht möglich
   

• Kanzleien mit DATEV Eigenorganisation classic benötigen die Unternehmensstrukturen
• Hier müssen einmalig die beiden Kanzleien erfasst werden
   

Starten Sie jetzt

Prüfen Sie als Bürogemeinschaft frühzeitig Ihre organisatorische Zuordnung. Stellen Sie sicher, dass zentrale Mandanten den richtigen Unternehmen beziehungsweise Niederlassungen zugeordnet sind. So vermeiden Sie Zugriffseinschränkungen und Verzögerungen bei späteren Cloud-Prozessen.

Informieren

• DATEV Hilfe-Center: Szenarien für die Bereitstellung der Basisdaten online

Implementieren

• DATEV Hilfe-Center: Basisdaten online über Niederlassungen administrieren