Schaubild Arbeiten auf einem Bestand Rechnungswesen

Das Rechnungswesen von morgen – und wie Sie sich heute darauf vorbereiten

Mit dem zukünftigen Rechnungswesen von DATEV entwickelt sich die Finanzbuchführung zu einem durchgängigen, cloudbasierten Prozess. Die Grafik zeigt beispielhaft, wie Kanzlei und Unternehmen künftig auf einem gemeinsamen Datenbestand zusammenarbeiten können. Digitale Belege, Automatisierung und integrierte KI unterstützen den Weg von der Rechnung bis zu Auswertungen und Deklaration. Im Mittelpunkt steht eine effiziente Zusammenarbeit mit stets aktuellen Daten und weniger manuellen Tätigkeiten.

Der neue Rechnungswesenprozess im Überblick

Eine gemeinsame Datenbasis für Kanzlei und Unternehmen

Künftig können Kanzlei und Unternehmen auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten. Unternehmen stellen ihre E-Rechnungen und sonstige Belege digital bereit. Die Informationen stehen der Kanzlei aktueller zur Verfügung und werden automatisiert weiterverarbeitet. Rückfragen, Kommentare und Klärungen erfolgen direkt im Prozess – zum Beispiel am Beleg oder an der Buchung. Das reduziert Medienbrüche, vermeidet doppelte Arbeit sowie Rückfragen und schafft mehr Transparenz.

Vom Erfassen zum Prüfen und Steuern

Im heutigen Rechnungswesen liegt ein großer Teil der Arbeit auf der manuellen Erfassung und Aufbereitung von Daten. Im Rechnungswesen von morgen verschiebt sich der Schwerpunkt: Standardfälle werden stärker automatisiert verarbeitet, während die Kanzlei die Ergebnisse prüft, Ausnahmen bearbeitet und die Qualität der Buchführung sichert.

Das bedeutet: Die fachliche Kompetenz im Kanzleiteam bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie kommt künftig noch gezielter dort zum Einsatz, wo sie den größten Mehrwert schafft – bei komplexen Sachverhalten, fachlichen Entscheidungen, Qualitätssicherung und Beratung.

Mehr Aktualität und Qualität für Auswertungen und Beratung

Durch den digitalen Datenfluss stehen Informationen schneller und vollständiger zur Verfügung. QS-Services unterstützen bei der Erkennung von Auffälligkeiten. Auf Basis aktueller Daten kann die Kanzlei die Buchführung schneller analysieren, betriebswirtschaftliche Entwicklungen früher erkennen und Mandanten gezielter beraten.
Im Interview sprechen Tina Schulz, Geschäftsleitungsmitglied der DATEV eG, und Steuerberater Volker Andres, Mitglied des Vertreterrats der DATEV eG, über das zukünftige Rechnungswesen, die veränderte Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant sowie die Herausforderungen der Transformation. Volker Andres gibt außerdem Einblicke in die Umsetzung in seiner Kanzlei und teilt seine Empfehlungen für Berufskolleginnen und Berufskollegen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Weniger manuelle Erfassung und Nacharbeit
  • Schnellere Klärung direkt an Buchung und Beleg
  • Mehr Transparenz in der Zusammenarbeit mit Mandanten
  • Höhere Prozessqualität durch Automatisierung und QS-Services
  • Zukunftssicher durch E-Rechnung, Cloud und integrierte Datenflüsse
  • Mehr Freiraum für Analyse, Beratung und Jahresabschluss

Was Sie bereits heute tun sollten

Rechnungswesenbestände im DATEV-Rechenzentrum sichern

Für zukünftige Cloud-Lösungen im Rechnungswesen müssen relevante Daten im DATEV-Rechenzentrum vorliegen. Die frühzeitige, aktuelle und vollständige Archivierung (Finanzbuchführung, Jahresabschluss, Kosten- und Leistungsrechnung und Anlagenbuchführung) ist das unverzichtbare Fundament für eine Migration in die Cloud. Der Aufwand ist gering und mit wenigen Klicks zu erledigen.

Mit der DATEV IT-Service- und Sicherheitspauschale sichern Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten zentral und geschützt im DATEV-Rechenzentrum. Sie erhalten darüber viele Leistungen rund um die Datenübermittlung und -archivierung zu einem besonders attraktiven Preis. Sie müssen diese Pauschale nicht bestellen oder freischalten. Die Dienstleistung wird aktiviert, indem Sie einen Datenbestand in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen an das DATEV Rechenzentrum senden. 

 

Was haben Sie davon?

  • Für die Migration in die Cloud müssen alle relevanten Rechnungswesendaten im Rechenzentrum vorhanden sein, u. a.: Finanzbuchführung, Jahresabschluss, Kostenrechnung, Anlagenbuchführung, inkl. aller Wirtschaftsjahre 
  • Die Bereitstellung ermöglicht einen reibungslosen Übergang in DATEV‑Cloud‑Lösungen und die Datenmigration
  • Auch Altdaten, die aus gesetzlichen Gründen aufzubewahren sind, müssen im DATEV-Rechenzentrum vorliegen
  • Nach dem Ende der heutigen DATEV-Programme kann der Zugriff über diese Anwendungen nicht mehr vorausgesetzt werden
     

Warum ist das wichtig?    

  • Cloud-Lösungen sind nur nutzbar, wenn Ihre Daten im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sind
  • Die Sicherung Ihrer Daten im DATEV‑Rechenzentrum bedeutet maximale Sicherheit, revisionssichere Ablage und die Gewissheit, alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig zu erfüllen
  • Einfacher unterjähriger Datenaustausch von Stammdaten und Buchungsstapeln 
     

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

  • Der Aufwand ist gering
  • Die Daten können direkt aus dem laufenden Rechnungswesen ins Rechenzentrum gesendet werden
  • Auch das Senden im Rahmen eines Periodenabschlusses ist möglich
  • Nach dem initialen Senden werden nur noch Änderungen übertragen
     

Starten Sie jetzt

Senden Sie Ihre Rechnungswesenbestände (Finanzbuchführung, Jahresabschluss, Kostenrechnung, Anlagenbuchführung) inklusive aller Wirtschaftsjahre jetzt schrittweise ins DATEV-Rechenzentrum. Starten Sie mit aktiven und regelmäßig genutzten Beständen und prüfen Sie anschließend, ob alle relevanten Bereiche vollständig und aktuell gesichert sind.

Senden Sie auch Altdaten, die aus gesetzlichen Gründen aufzubewahren sind, ins DATEV-Rechenzentrum. So schaffen Sie frühzeitig die Grundlage für die spätere Cloud-Migration und behalten Tempo und Reihenfolge selbst in der Hand.

 

Unterstützungsangebote

DATEV Unternehmen online

Für die künftige Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant in der DATEV-Cloud ist DATEV Unternehmen online in Kombination mit Belege online der entscheidende Grundstein. Mit der Lösung tauschen Sie Belege, Dokumente und Buchungsinformationen sicher und digital aus. Die automatisierte Belegverarbeitung und die direkte Anbindung an die DATEV Rechnungswesen-Programme senken den manuellen Aufwand deutlich und erhöhen die Qualität der Buchführung.

Digitale Belege bilden die Basis für durchgängig automatisierte Prozesse – von der Buchung bis zur Auswertung. Ihre Mandanten profitieren von effizienteren Abläufen, etwa beim Überweisen von Rechnungen, Einziehen von Lastschriften oder beim Abrufen von Auswertungen.

Auch im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht bietet DATEV Unternehmen online die GoBD-konforme Weiterverarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen. Zudem legt es in der Lohnabrechnung das digitale Fundament für eine reibungslose Zusammenarbeit.

 

Was haben Sie davon?

  • Rechtssichere Archivierung von (E-)Rechnungen
  • Ein durchgängiger digitaler Prozess vom E‑Rechnungspostfach über DATEV Unternehmen online bis ins Rechnungswesen 
  • Der Einstieg erleichtert den späteren Übergang in das neue Rechnungswesen 
  • Kanzlei und Mandanten lernen frühzeitig den zukünftigen Standardprozess kennen
  • Grundlage für Automatisierung und KI‑Unterstützung im Rechnungswesen in der Cloud
  • Deutlich weniger manuelle Tätigkeiten und bessere Skalierbarkeit
     

Warum ist das wichtig?

  • Belege und Zahlungen werden laufend digital erfasst und revisionssicher archiviert
  • Digitale Belege sind die Grundlage für automatisierte Prozesse und KI-gestützte Funktionen
  • Ermöglicht eine effiziente und transparente Zusammenarbeit in Finanz- und Buchführungsprozessen
  • Medienbrüche entfallen
     

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

  • Die Einführung von DATEV Unternehmen online erfordert Zeit, Planung und Begleitung und ist schrittweise sinnvoll
  • Mitarbeitende und Mandanten müssen aktiv eingebunden werden
     

So starten Sie jetzt

Bringen Sie erste Mandanten jetzt in die digitale Zusammenarbeit. Wählen Sie Mandanten mit regelmäßigem Belegaufkommen aus, richten Sie DATEV Unternehmen online beziehungsweise Belege online ein und etablieren Sie den digitalen Belegprozess Schritt für Schritt. Je früher Kanzlei und Mandanten den Prozess einüben, desto leichter gelingt die spätere Umstellung.

 

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Intensivieren

OPOS-Buchführung etablieren

Sowohl in den aktuellen Rechnungswesen-Programmen als auch in der künftigen Cloud-Lösung DATEV Rechnungswesen für Kanzleien ist OPOS die Basis für Schnittstellen, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Automatisierungsservices.

Nur mit aktivierter Funktion „Offene-Posten-Buchführung nutzen“ – insbesondere bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung – können Sie das volle Potenzial der Automatisierung in der Finanzbuchführung ausschöpfen.

 

Was haben Sie davon?

  • Digitale Prozesse reduzieren manuelle Buchungen und steigern die Effizienz
  • Einheitliche Buchungsprozesse inkl. der Unterlagenbeschaffung erleichtern Ihnen und Ihren Mandanten die Abläufe und reduzieren Aufwände
  • Buchhaltungen können laufend bearbeitet werden, so dass sich Arbeitsspitzen über längere Zeiträume verteilen lassen
     

Warum ist das wichtig?

  • Durch die Nutzung von OPOS verbinden Sie klassische EÜR-Regeln mit modernen Auswertungslogiken und schaffen die Voraussetzung für durchgängig automatisierte Buchhaltungsprozesse
  • OPOS-Listen bieten dabei einen zentralen Überblick über offene Rechnungen, Zahlungen, Stornierungen und Gutschriften und ermöglichen so maximale Transparenz
  • Ein einheitlicher Buchungsprozess für alle Mandanten steigert nicht nur die Effizienz, sondern gewährleistet auch eine  reibungslose Vertretung z. B. im Krankheitsfall Ihrer Sachbearbeiter
     

Starten Sie jetzt

Nutzen Sie jetzt die Chance, geeignete Mandanten auf OPOS-Buchführung umzustellen. Besonders sinnvoll ist der Einstieg bei Beständen, in denen offene Rechnungen, Zahlungen und Mahnprozesse eine zentrale Rolle spielen. Der Start muss dabei nicht zwingend zum Wirtschaftsjahreswechsel erfolgen. Auch ein klar definierter Monats- oder Quartalswechsel kann ein passender Zeitpunkt sein. So gewinnen Sie mehr Transparenz und schaffen die Grundlage, Ihre Buchführungsprozesse gezielt weiter zu automatisieren.

 

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DATEV Automatisierungsservice Rechnungen

Die Buchführung befindet sich im Wandel: Rechnungen werden künftig nicht mehr manuell gebucht, sondern automatisch verarbeitet. Mit dem KI-gestützten DATEV Automatisierungsservice Rechnungen läuft dieser Prozess im Hintergrund – schnell, sicher und mit höchster Präzision. So profitieren Sie von automatisierten Prozessen – auf Basis der hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards von DATEV.

Aus digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Buchungshistorie im DATEV-Rechenzentrum erstellt das System eigenständig Buchungsvorschläge. In der Belegübersicht zeigen Symbole sofort, ob ein Vorschlag als sicher, unsicher oder unvollständig gilt. Sicher eingestufte Belege können direkt automatisiert verbucht werden – das reduziert manuelle Routinen und führt zu einer echten Zeitersparnis.

Die Automatisierung verändert dabei nicht nur Prozesse, sondern auch Rollen in der Kanzlei: Aus manueller Erfassung wird gezieltes Prüfen und Freigeben. Wer diesen Wandel jetzt aktiv angeht, etabliert neue, effiziente Abläufe und sorgt dafür, dass Automatisierung zum festen Bestandteil einer modernen, leistungsfähigen Kanzlei wird.

 

Was haben Sie davon?

  • Buchungsvorschläge für Ein- und Ausgangsrechnungen werden automatisch erstellt
  • Sicher eingestufte Buchungsvorschläge können automatisch gebucht werden
  • Die manuelle Erfassung von Rechnungen wird reduziert
  • Mitarbeitende gewinnen Freiräume für andere Tätigkeiten
  • Der Einstieg in eine KI-gestützte Buchhaltung wird erleichtert
     

Warum ist das wichtig?

  • Automatisierung wird im Rechnungswesen der Zukunft zum Standardprozess
  • Kanzleien bauen frühzeitig Erfahrung und Vertrauen in die neue Arbeitsweise auf
  • Manuelles Erfassen von Buchungen rückt künftig in den Hintergrund, das Prüfen der Buchungen wird vorrangig
     

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

  • Inbetriebnahme erfolgt im jeweiligen Buchungsbestand und ist mit wenigen Schritten durchgeführt
     

Starten Sie jetzt

Sammeln Sie jetzt praktische Erfahrung mit automatisierten Buchungsvorschlägen. Aktivieren Sie den Automatisierungsservice zunächst für geeignete Bestände und lassen Sie Ihre Mitarbeitenden die neue Arbeitsweise im vertrauten Prozess erproben. So wächst frühzeitig Sicherheit im Umgang mit KI und automatisierter Buchführung.

Die größten Effizienzgewinne entstehen nach einer Lernphase, wenn sichere Buchungen direkt durchgebucht werden und nicht mehr alle einzeln geprüft oder manuell bestätigt werden müssen.

 

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DATEV Automatisierungsservice Bank

Auch Buchungssätze für Bankbuchungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden – sie entstehen automatisch im Hintergrund. Der DATEV Automatisierungsservice Bank übernimmt diese Aufgabe KI-gestützt, effizient und präzise und unter Einhaltung der hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards von DATEV.

Auf Basis elektronischer Kontoumsätze aus dem DATEV Bankdatenservice (Service-Rechenzentrumsverfahren, EBICS-Einzelverfahren oder PIN/TAN-Verfahren) erzeugt KI automatisch Buchungsvorschläge. Ein Kennzeichnungssystem zeigt in der Belegübersicht sofort, wie verlässlich diese sind. Sicher eingestufte Belege können automatisch verbucht werden.

Mit der Technik verändern sich auch die Rollen in der Kanzlei: Statt manuell zu buchen, prüfen und bewerten Mitarbeitende künftig automatisierte Vorschläge und schaffen sich so Freiräume für andere Tätigkeiten. Wer sich jetzt aktiv auf diesen Wandel vorbereitet, erleichtert seinem Team den Einstieg in die KI-gestützte Buchhaltung und legt den Grundstein für eine zukunftsorientierte, entlastende Arbeitsweise.

 

Was habe ich davon?

  • Buchungsvorschläge für Bankbuchungen werden automatisch erstellt
  • Sicher eingestufte Buchungsvorschläge können automatisch gebucht werden
  • Die manuelle Erfassung von Bankbuchungen wird reduziert
  • Mitarbeitende gewinnen Freiräume für andere Tätigkeiten
  • Der Einstieg in eine KI-gestützte Buchhaltung wird erleichtert
     

Warum ist das wichtig?

  • Automatisierte Bankbuchungen entlasten Ihre Kanzlei im Tagesgeschäft bereits heute
  • Sie bereiten sich schon jetzt auf einen stärker automatisierten Buchführungsprozess in der Cloud vor
     

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

  • Inbetriebnahme erfolgt im jeweiligen Buchungsbestand und ist mit wenigen Schirtten durchgeführt
     

Starten Sie jetzt

Automatisieren Sie jetzt erste Bankbuchungsprozesse. Starten Sie mit Mandanten, bei denen elektronische Kontoumsätze regelmäßig verfügbar sind, und prüfen Sie die erzeugten Buchungsvorschläge im laufenden Prozess. So reduzieren Sie bereits heute manuelle Routinetätigkeiten und bereiten Ihre Kanzlei auf automatisierte Abläufe vor.

 

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DATEV Datenservices Rechnungswesen

Automatisierte Prozesse entfalten ihr volles Potenzial, wenn Daten strukturiert und ohne Medienbrüche bereitgestellt werden. Mit DATEV Datenservices Rechnungswesen tauschen Sie Daten und digitale Belege sicher zwischen DATEV-Programmen sowie den vor- und nachgelagerten Systemen mit Ihren Mandanten aus.

 

Was haben Sie davon?

  • Strukturierte Daten können automatisiert importiert und exportiert werden
  • Vor- und nachgelagerte Prozesse lassen sich effizienter bearbeiten
  • Manuelle Tätigkeiten werden reduziert
     

Warum ist das wichtig?

  • Relevante Informationen fließen direkt in die Finanzbuchführung
  • Daten können für Controlling- und Auswertungszwecke genutzt werden
  • Datenqualität wird erhöht
  • Grundlage für durchgängige, automatisierte Prozesse
     

Wie aufwendig ist die Umsetzung?

  • Bei standardisierten Schnittstellen oder Partnerlösungen vom DATEV-Marktplatz ist der Aufwand gering
  • Unterstützung bietet das DATEV-Partner-Onboarding
     

Starten Sie jetzt

Prüfen Sie, welche Vorsysteme Ihre Mandanten einsetzen, und identifizieren Sie die DATEV-Datenservices im DATEV-Marktplatz. Richten Sie diese Online-Schnittstellen für einen Mandanten ein und die strukturierten Daten gelangen ohne Medienbrüche direkt in die Buchführung.

 

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Jetzt die Basis für die Cloud schaffen

Der Weg in die DATEV-Cloud beginnt mit den richtigen Grundlagen. Stellen Sie jetzt die Weichen: Bereitstellung der DATEV Basisdaten online, Einrichtung des DATEV-Kontos, Bereinigung des Mandantentyps 2 „Einzelunternehmer“ und weitere vorbereitende Maßnahmen schaffen die Basis für kommende Cloud-Anwendungen.

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