Fragen und Antworten

DATEV Kanzleimanagement ist künftig konsequent auftragsorientiert aufgebaut. Das bedeutet: Leistungen und Prozesse werden grundsätzlich über Aufträge gesteuert – unabhängig davon, welches Paket genutzt wird.

Ein Arbeiten vollständig ohne Auftragsbezug ist künftig nicht vorgesehen. Ausnahmen gibt es nur für bestimmte Bereiche wie Dokumente, Posteingänge, Postausgänge und Fristen; diese können auch ohne direkten Auftragsbezug geführt werden.

Kanzleien sollten sich daher frühzeitig mit ihrem Leistungsprofil beschäftigen. Dieses wird bereits heute im Rahmen der Mandatsanbahnung erfasst und kann auf Basis eines bereitgestellten Standards weiter genutzt oder individuell angepasst werden.

Der Einrichtungsaufwand für die Individualisierung des Leistungsprofils liegt erfahrungsgemäß bei 1–2 Stunden. Danach profitieren Kanzleien von automatisierten Abrechnungsprozessen, besserer Steuerung und datenbasierten Entscheidungen im Kanzleialltag.

Eine funktionale 1:1-Nachfolgelösung für DATEV DMS ist nicht vorgesehen. Die zentralen Dokumentenfunktionen werden künftig in die neuen DATEV-Kanzleimanagement-Pakete integriert.

Dazu gehören insbesondere Funktionen wie Dokumentenablage, Suche, Fristenmanagement und Aufgabensteuerung. Die künftige Lösung wird modular in DATEV Kanzleimanagement eingebunden und orientiert sich am Konzept eines modernen Enterprise Content Managements.

Ziel ist nicht nur, bestehende Funktionen in die neue Produktwelt zu überführen, sondern Dokumentenprozesse insgesamt weiterzuentwickeln. Geplant sind unter anderem verbesserte Workflows, ein erweiterter Posteingangsassistent, konfigurierbare Fristbenachrichtigungen und Möglichkeiten zur kollaborativen Bearbeitung direkt in der Anwendung.

Das konkrete Angebot einer DMS-Nachfolge wird derzeit noch geprüft. DATEV informiert rechtzeitig, sobald verbindliche Aussagen zu Funktionsumfang, Verfügbarkeit und Umstellung möglich sind.

Das neue DMS richtet sich weiterhin ausschließlich an Kanzleien und ist als zentrale Lösung für das digitale Dokumentenmanagement im DATEV-Umfeld vorgesehen.  Eine Nutzung durch Mandanten ist nicht vorgesehen.

Eine automatisierte Übernahme von Dokumentenbeständen in die Cloud ist vorgesehen. Ganz ohne Vorbereitung wird die Migration jedoch nicht in jedem Fall möglich sein.

Vorab kann es notwendig sein, Dokumentenbestände zu bereinigen, insbesondere bei sehr großen Dateien, speziellen Dateiformaten oder nicht migrierbaren Inhalten. In solchen Fällen können Anpassungen wie eine Verkleinerung oder ein Formatwechsel erforderlich sein.

Die Verfahren zur Bereinigung und Migration werden derzeit im Zusammenhang mit DATEV Kanzleimanagement mit Dokumentenablage pilotiert. Ziel ist es, den Aufwand für Kanzleien so gering wie möglich zu halten und die Migration strukturiert vorzubereiten.

Kanzleien, bei denen aktuell noch keine konkrete Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement ansteht, können sich bereits heute mit einer Reviewberatung vorbereiten. Dafür stehen Beratungsangebote zu DATEV Eigenorganisation compact/classic oder Eigenorganisation comfort zur Verfügung.
Im Rahmen der Beratung wird das bestehende Eigenorganisations-System analysiert. Darauf aufbauend werden konkrete Optimierungsmaßnahmen abgeleitet, die bereits in der bestehenden Eigenorganisations-Software umgesetzt werden können.

Gleichzeitig werden vorbereitende Schritte für die spätere Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement berücksichtigt. So können Kanzleien ihre Bestände frühzeitig strukturieren, Bereinigungsbedarfe erkennen und den späteren Umstieg gezielter vorbereiten.

Die Finanzbuchführung der Zukunft ist digital, automatisiert und vernetzt. Das kommende cloudbasierte DATEV Rechnungswesen, ermöglicht ein gemeinsames Arbeiten auf einem Datenbestand und geht weg von der manuellen Erfassung von Buchungssätzen hin zur Kontrolle und Optimierung eines weitgehend automatisierten Systems mit integrierter KI. Die Grundlage bildet ein digitaler Belegaustausch mit den Mandant:innen über DATEV Unternehmen online. Die DATEV E-Rechnungsplattform dient als zentraler Knotenpunkt für strukturierte Rechnungsdaten und verbindet Kanzleien, Unternehmen und Behörden. Durch die Anbindung von Vorsystemen der Mandate über standardisierte Schnittstellen, wird die Effizienz zudem gesteigert und ein medienbruchfreier Datenaustausch ermöglicht.

Dabei steht nicht mehr das einzelne Produkt im Fokus, sondern der durchgängige Prozess – von der Rechnung bis zur Auswertung. So entsteht ein effizienter, zukunftsfähiger Finanzbuchführungsprozess, der Beratung und Mandantenbindung stärkt.

KI-basierte Automatisierung wird künftig ein fester Bestandteil des Rechnungswesens sein. Die Software nutzt intelligente Funktionen, um Buchungen weitgehend automatisch zu verarbeiten – insbesondere im Zusammenspiel mit strukturierten Daten aus E-Rechnungen. Dennoch bleibt die fachliche Verantwortung beim Menschen: Die KI unterstützt bei Routineaufgaben, ersetzt aber nicht die Sachbearbeitung. Zusätzlich sorgen integrierte Qualitätssicherungsmechanismen dafür, dass die Ergebnisse zuverlässig und nachvollziehbar bleiben. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und Nachkontrollen gezielt zu minimieren.

Nein, ein vollständiger Umstieg erfolgt nicht sofort. Im Jahr 2027 startet zunächst eine Pilotphase mit wenigen ausgewählten Kanzleien. Erst in den darauffolgenden Jahren werden nach und nach weitere Buchführungsbestände in die neue Lösung überführt, sobald der Funktionsumfang wächst. Alle Kanzleien werden rechtzeitig über die nächsten Schritte informiert. Wichtig ist, sich frühzeitig auf die neuen Arbeitsweisen in der Cloud vorzubereiten.

Ja. Auch im neuen cloudbasierten DATEV Rechnungswesen wird es weiterhin möglich sein, Buchungen manuell zu erfassen. Die Anwendung ist jedoch konsequent auf digitale und automatisierte Prozesse ausgerichtet. Die manuelle Erfassung sollte nur bei Kleinstbuchführungen oder Buchungen ohne Beleg genutzt werden. Es wird empfohlen sich unter Einbezug der Mandant:innen frühzeitig auf digitale Belegprozesse und Automatisierungsservices vorzubereiten, um die Vorteile der neuen Lösungen optimal zu nutzen.

Ja. Eine EÜR kann auch künftig ohne OPOS-Funktion gebucht werden. DATEV empfiehlt jedoch, in der Kanzlei einen möglichst einheitlichen Buchungsprozess mit OPOS-Funktion zu etablieren – unabhängig davon, ob es sich um eine Bilanzierung oder eine EÜR handelt. Nur so lassen sich die Vorteile automatisierter und digitaler Abläufe voll ausschöpfen. Die OPOS-Buchführung ist die Basis für effiziente Prozesse und eine reibungslose Zusammenarbeit mit Mandant:innen.

Auch wenn Mandanten DATEV Unternehmen online nicht nutzen möchten, bleibt die Buchung einer EÜR weiterhin möglich. In diesem Fall erfolgt die Bearbeitung jedoch stärker manuell und ist daher weniger effizient.

DATEV empfiehlt, mindestens den digitalen Belegaustausch über DATEV Unternehmen online zu etablieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant:innen, reduziert Medienbrüche und ist auch mit Blick auf die E-Rechnung ein wichtiger vorbereitender Schritt.

Wer vollständig auf digitale Belegprozesse verzichtet, muss mit zusätzlichem manuellem Aufwand rechnen, etwa bei Nacharbeiten oder der Sicherstellung korrekter Auswertungen.

Die Empfehlung lautet daher: Auch bei einer EÜR sollte die Kanzlei frühzeitig auf digitale Belegprozesse und möglichst standardisierte Abläufe hinwirken.

Die Migrationsprüfung für DATEV Lohn steht in einer Basisversion bereit und wird schrittweise erweitert. Weitere Fachgebiete, zum Beispiel Pfändung, werden sukzessive in die Prüfung aufgenommen, damit relevante Abrechnungssachverhalte vor der Umstellung berücksichtigt werden können.

Voraussetzung für die Migrationsprüfung ist eine vorhandene RZ-Sicherung. Bei LODAS erfolgt diese automatisch. Bei Lohn und Gehalt muss eine aktive RZ-Sicherung vorhanden sein.

Zusätzlich ist vor der tatsächlichen Migration eine finale Prüfung vorgesehen. Dadurch sollen mögliche Fehler frühzeitig erkannt und die Migrationsfähigkeit der Daten verlässlich bewertet werden.

Die Aufteilung eines Unternehmens auf mehrere Mandanten in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt kann unterschiedliche fachliche oder organisatorische Gründe haben. Die dahinterliegenden Anforderungen werden derzeit im Zusammenhang mit dem neuen DATEV Lohn analysiert.

Bis zur abschließenden Bewertung gilt: Neue anwendungsspezifische Sonderfälle sollten möglichst vermieden werden. Grundsätzlich sollte ein Unternehmen einem zentralen Mandanten zugeordnet werden.

Ob bereits bestehende organisatorisch getrennte Strukturen künftig zusammengeführt werden müssen oder weiterhin abgebildet werden können, ist derzeit noch nicht abschließend entschieden. DATEV berücksichtigt dabei auch den möglichen Aufwand für Kanzleien und Unternehmen.

Sobald hierzu verbindliche Aussagen möglich sind, wird DATEV rechtzeitig informieren.

Der Import von ASCII-Dateien soll perspektivisch auch in DATEV Lohn möglich bleiben. Das betrifft zum Beispiel selbst erstellte Lösungen zur Erfassung von Bewegungsdaten.

Dabei kann es jedoch Anpassungen bei den importierbaren Feldern und Formaten geben. Kanzleien und Unternehmen sollten daher prüfen, ob bestehende individuelle Importlösungen künftig angepasst werden müssen.
DATEV empfiehlt, möglichst auf standardisierte Schnittstellenlösungen umzusteigen. Dadurch lässt sich die Anbindung an DATEV Lohn stabiler gestalten, und Service- sowie Pflegeaufwände können reduziert werden.

Ja. Die monatliche RZ-Sicherung für aktive Mandant:innen ist kostenfrei und über den Abrechnungsgrundpreis abgedeckt.

Kosten können nur entstehen, wenn Mandant:innen über einen längeren Zeitraum nicht bearbeitet wurden. Nach zwölf Monaten gelten hierfür die Regelungen der DATEV-Preisliste.

Die RZ-Sicherung ist zudem Voraussetzung für:

• die automatisierte Prüfung,
• die frühzeitige Erkennung von Fehlern,
• und die Information über die Migrationsfähigkeit der Daten im Umstellungscockpit.