DATEV Automatisierungsservice Rechnungen

Aufwendige manuelle Eingaben sind passé: Mit dem DATEV Automatisierungsservice Rechnungen optimieren Sie das digitale Belegbuchen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Kanzlei-Rechnungswesen.

Der KI-basierte DATEV Automatisierungsservice Rechnungen generiert Buchungsvorschläge auf Basis digitaler Eingangs- und Ausgangsrechnungen und aus der Buchungshistorie in der DATEV-Cloud. Die Weiterverarbeitung läuft wie gewohnt in Kanzlei-Rechnungswesen.

Der Service lernt mit jedem gebuchten Beleg dazu. Sie müssen lediglich dafür sorgen, dass die Buchungsdaten regelmäßig an das DATEV-Rechenzentrum gesendet werden.

Und das kann der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen:

Buchungsvorschläge automatisiert erstellen

Die Buchungsvorschläge werden von einer künstlichen Intelligenz erstellt. Dazu werden die Rechnungen analysiert und mit dem Wissen aus dem bisherigen Buchführungsbestand abgeglichen. Sobald ein Buchungsvorschlag bestätigt oder geändert wird, lernt die KI dazu. So werden die Buchungsvorschläge immer besser.

Buchungsvorschläge als sicher, unsicher oder unvollständig kennzeichnen

In der Belegübersicht werden die Buchungsvorschläge anhand von Symbolen als sicher, unsicher oder unvollständig gekennzeichnet. Weitere Symbole in der Buchungszeile lassen auf einen Blick erkennen, welche Felder gegebenenfalls noch geprüft oder vervollständigt werden müssen.

Sicher eingestufte Belege automatisch buchen

Als sicher eingestufte Belege können Sie automatisch buchen lassen. Prüfen Sie Ihre Buchführung auch in diesen Fällen wie gewohnt.

Steuerlicher Sachverhalt wird automatisch ermittelt

Die KI analysiert die ausgewiesenen Steuerinformationen auf dem Beleg,
vergleicht sie mit früheren Buchungen und schlägt dann den passenden Steuer-/Buchungsschlüssel vor.
Für Belege, die nach unterschiedlichen Steuersätzen aufzuteilen sind, werden mehrere Buchungsvorschläge generiert und es wird automatisch in die Aufteilung gewechselt.

Geschäftspartner-Konto wird automatisiert ermittelt oder automatisch angelegt

Durch Analyse früherer Belege und Buchungen kann das jeweilige Geschäftspartner-Konto künftig noch häufiger automatisiert ermittelt werden. Auch bei neuen Geschäftspartnern nutzt die künstliche Intelligenz gelernte Sachverhalte aus anderen Belegen und Beständen, um passende Buchungsvorschläge zu erstellen.
Wenn bei neuen E-Rechnungen kein Geschäftspartner ermittelt werden kann, können anhand der Adressdaten neue Geschäftspartnerkonten vorgeschlagen und beim Buchen automatisch angelegt werden.

Automatisierungsservice und die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung fördert die Automatisierung in der Finanzbuchführung. Eine wesentliche Rolle dabei spielt die Verwendung von strukturierten Daten anstelle von OCR-erkannten Daten. Mit diesen qualitativ hochwertigeren Daten kann der Automatisierungsservice deutlich bessere Sachkontobuchungen vorschlagen. Automatisierungsservice und E-Rechnung sind somit ein perfektes Paar.

Einblick in den Automatisierungsservice Rechnungen

Digitale Belege buchen

Als sicher eingestufte Belege werden in der Belegübersicht mit einem grünen Haken gekennzeichnet. In der Buchungszeile sind in diesem Fall alle Pflichtfelder ausgefüllt. Belege, die als unsicher oder unvollständig eingestuft werden, sind mit gelben oder roten Symbolen gekennzeichnet. In der Buchungszeile werden die unsicheren oder leeren Pflichtfelder ebenfalls markiert. So erkennen Sie sofort, welche Felder überprüft oder ergänzt werden müssen.

Automatisierungsservice Rechnungen kurz erklärt

Eine Kanzlei berichtet aus der Praxis

Ihre Vorteile

Höhere Buchungsqualität
Die KI-gestützte Generierung von Buchungsvorschlägen anstelle manueller Eingaben verbessert die Qualität der Finanzbuchführung.
Mehr Komfort beim Buchen
Symbole zeigen auf einen Blick die Qualität des KI-generierten Buchungsvorschlags.
Zeit sparen beim Buchen
Die Nutzung des Automatisierungsservices führt zu einer echtenZeitersparnis bei der Erstellung der Buchführung. Das ist besonders dann der Fall, wenn das automatische Durchbuchen sicher eingestufter Buchungsvorschläge in die bestehenden Buchführungsprozesse integriert wird.
Weniger Routinearbeiten
Der Einsatz neuester Technologien in der Finanzbuchführung entlastet die Kanzlei – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.

Voraussetzungen prüfen und den Service ausprobieren

Sind diese Einsatzvoraussetzungen erfüllt:

Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04
DATEV Unternehmen online (Belege online) in der Bearbeitungsform Standard
Bearbeitung mit Offener-Posten-Buchführung
Archivierung der Daten im DATEV-Rechenzentrum

können Sie den DATEV Automatisierungsservice Rechnungen ganz einfach aktivieren. Wählen Sie dazu in Kanzlei-Rechnungswesen in der Mandantenbuchführung den Menüpunkt Bestand | Automatisierungsservices.

Spätestens nach 24 Stunden (ohne Sonn- und Feiertage) steht Ihnen der Service für neu hochgeladene Belege zur Verfügung.

Kundenstimme

Für einen Großteil der Buchführungen ist der Automatisierungsservice Rechnungen eine optimale Unterstützung. Er hat uns vor allem Zeitersparnis gebracht, bei weniger komplexen Buchführungen bis zu 50%. Das variiert von Bestand zu Bestand. Die Fehlerrate ist sehr gering und die KI wird immer besser. Kurz gesagt: Ich würde es wieder machen!

Torsten Beck

Deist und Hellmer Steuerberatungsgesellschaft mbH, Rotenburg