MyDATEV Kanzlei - einfach mit Mandanten zusammenarbeiten

Über MyDATEV können Sie Dokumente zentral zur Verfügung stellen und umgekehrt Dokumente von Ihrer Mandantschaft empfangen. Drag & Drop-Funktionen sorgen für eine schnelle und einfache Handhabung. Es ist sicherer als der Versand per E-Mail, eine E-Mail-Verschlüsselung ist nicht erforderlich.

Zusätzlich können Sie anhand von Such- und Filtermöglichkeiten innerhalb des Dokumentbestands suchen.

Schicken Sie Ihren Mandanten Nachrichten. Sie können auch Dokumente zusammen mit einer Nachricht an Ihre Mandantschaft senden oder  Nachrichten zu einer Aufgabe austauschen, wenn es z. B. eine Rückfrage gibt.

Unterhaltungen können nun abgeschlossen werden. Sie werden im standardmäßig aktiven Filter „Offene Unterhaltungen” für Kanzlei und Mandant ausgeblendet. Mandanten können keine Nachrichten in abgeschlossenen Unterhaltungen schreiben. Erfasst die Kanzlei in einer abgeschlossenen Unterhaltung eine Nachricht, wird die Unterhaltung wieder geöffnet.
Die Kanzlei kann abgeschlossene Unterhaltungen auch ohne neue Nachricht wieder öffnen. Abgeschlossene Unterhaltungen werden in den Filtern „Alle Unterhaltungen” und „Abgeschlossene Unterhaltungen” angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in „Unterhaltung abschließen” in MyDATEV Kommunikation (Dok.-Nr. 1048643).

Erstellen Sie direkt Aufgaben für Ihre Mandanten, wenn diese beispielsweise Dokumente zur Prüfung senden sollen. Dabei können Sie unter anderem die Fälligkeit und die Zuständigkeit angeben.

Mit dem neuen Freigabeprozess in MyDATEV Kanzlei kann Ihre Kanzlei Steuererklärungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder E-Bilanzen direkt aus den Fachanwendungen zur Freigabe an Ihre Mandanten senden.

Ihr Mandant wird über MyDATEV und/oder per E-Mail benachrichtigt, prüft die Unterlagen online und erteilt die Freigabe mit einem Klick. Offene Aufgaben können durch Erinnerungsfunktionen nachverfolgt werden. Es ist möglich, mehrere Freizeichner einzubinden und zusätzliche Dokumente anzuhängen. Nach erfolgter Freigabe erhält der Kanzleimitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung.

Hinweis: Es können mehrere Freizeichner angegeben werden, beispielsweise bei zusammenveranlagten Ehegatten oder Gesellschaftern von Personen- und Kapitalgesellschaften. EST-Erklärungen mit Einzelveranlagung von Ehegatten sowie EST-, BESt- oder GuE-Erklärungen, bei denen nur die in der Steuererklärung erfasste Anlage EÜR elektronisch übermittelt werden soll, können hingegen nicht freigezeichnet werden.

Mit dem neuen Rechtekonzept ist es möglich, themenspezifische Berechtigungen an Kanzleimitarbeiter und Mandanten zu vergeben.

Ab sofort können Rechte gezielt nach Themen vergeben werden. Damit lassen sich Zugriffe flexibel und sicher an die individuellen Anforderungen Ihrer Kanzlei anpassen. Alle bestehenden Benutzer behalten automatisch das Zugriffsrechte auf alle Themen, da standardmäßig alle Themen freigegeben sind. Erst mit der bewussten Vergabe von Themenrechten wird die Sichtbarkeit verändert.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält nicht das Recht, das Thema Lohn einzusehen. Damit sind für den Mitarbeiter in MyDATEV Kanzlei keine Objekte sichtbar, die ausschließlich dem Thema Lohn zugeordnet sind.

Hinweis: Sollte eine Unterhaltung sowohl das Thema Lohn als auch Allgemein enthalten, ist die Unterhaltung sichtbar, da der Benutzer Zugriff auf das Thema Allgemein besitzt.

Mit dieser neuen Funktion schaffen Sie mehr Sicherheit, Flexibilität und Übersicht in der digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten.

Mit den neuen Mustertextbausteinen wird die Kommunikation mit Ihren Mandanten noch effizienter. Die Textbausteine unterstützen Sie bei wiederkehrenden Kommunikationssituationen, z. B. bei Terminvereinbarungen, Rückfragen oder Informationsanforderungen. So sparen Sie Zeit und schaffen eine einheitliche, professionelle Ansprache. 

Sie können dabei die DATEV-Mustertextbausteine nutzen oder sie duplizieren und bearbeiten, um eigene Kanzleibausteine anzulegen. In der aktuellen Ausbaustufe sind die Textbausteine in den Freigabeprozessen und Unterhaltungen in MyDATEV Kanzlei integriert. Sie werden  sukzessive in weitere Bereichen (z. B. Aufgaben) integriert. 

Mehr Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument "Textbaustein anlegen" (Dok.-Nr. 1048409). 

Sie haben die Möglichkeit, die Benachrichtigung einer neuen Unterhaltung spezifisch zu steuern. Dafür wählen Sie einfach die entsprechende Person im dazugehörigen Feld "Benachrichtigung" aus.

• Differenziertes Rechtekonzept auf Kanzlei- und Mandantenseite: Rechte für Funktionen (voauss.. 2026) und vertrauliche Kommunikation (voraussichtlich 2027)
• Kontinuierliche Erweiterung der Integration leistungserstellender Anwendung, Start mit DATEV Meine Steuern und DATEV Personal (vorauss.. 2. Halbjahr 2026)
• Mandanten-App (MyDATEV App) für einen einfachen Zugang zur Kommunikation mit der Kanzlei (vorauss.. 1. Halbjahr 2026)
• Erweiterter Freigabeprozess: DATEV und FP Sign arbeiten im Rahmen von MyDATEV Kanzlei daran, voraussichtlich Ende 2026 eine fortgeschrittene Signatur im Rahmen einer Pilotphase anzubieten.