„Ich würde es wieder machen“

Herr Beck, Sie nutzen in Ihrer Kanzlei den Automatisierungsservice Rechnungen schon seit es ihn gibt. Wie kamen Sie dazu?

Ich habe damals irgendwo gelesen, dass es diesen Service gibt und dass er funktionieren soll. Wir haben das dann bei einem Mandat getestet, bei dem mehrere Monate nachzubuchen waren. Fast 2.000 Rechnungen haben wir damals mit dem Automatisierungsservice gebucht, und das hat so gut funktioniert, dass wir beschlossen haben, wir stellen überall um, wo es möglich ist.

Können Sie kurz beschreiben, wie Sie damals bei der Einführung vorgegangen sind?

Ich habe mir einen Kollegen geschnappt und wir haben uns einen ganzen Freitag lang an einen Rechner gesetzt, haben jeden Buchhaltungsbestand durchgesehen und haben, wo es passte, den Automatisierungsservice einfach aktiviert.

Ohne Ihre Mitarbeiter einzubinden?

Ja, denn am Ende des Tages scheitert es genau daran, dass Mitarbeiter nicht umstellen oder eben mitteilen, dass die Unterstützung durch die KI nichts bringt.

Gab es denn Widerstände oder Ängste bei den Mitarbeitern, beispielsweise vor einem Arbeitsplatzverlust?

Diese Ängste gab es, nicht nur bei der KI. Wir haben hier ab 2019 massiv digitalisiert, da gab es auch schon die Angst, dass die Digitalisierung den Menschen die Arbeit wegnimmt. Dazu kommt, dass bei Einigen das Vertrauen in die Technik nicht da ist. Wenn man gestandene Buchhalter kennt, ich bin auch einer, die haben immer anhand von Belegen gebucht und das ordentlich gemacht. Diese Kontrolle verliert man, wenn man automatisch buchen lässt. Davor haben viele Angst.

Wie gehen Sie damit um?

Wir hatten die neue Funktion pilotiert, über die man in der Primanota oder beim Belege buchen gezielt die Buchungssätze sehen und prüfen kann, die automatisch gebucht wurden. Bei der Kontrolle kann so auf einen Blick gesehen werden, welche Buchungen automatisch gebucht wurden und welche manuell bestätigt wurden.
Damit gewinnen die Mitarbeiter mehr Vertrauen in die Technik.

Nachdem Sie jetzt sehr einfach kontrollieren können: Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem automatischen Buchen? Passieren da Fehler?

Sehr wenige, wenn der Buchführungsbestand geeignet ist. Der Automatisierungsservice ist kein Allheilmittel. Aber für einen Großteil der Buchführungen ist er einfach eine optimale Unterstützung. Die Fehlerrate ist sehr gering und die KI wird immer besser. Sogar unterschiedliche Steuersätze können gebucht werden.

Es werden jetzt auch automatisch die neuen dreistelligen Buchungsschlüssel vorbelegt. Nutzen Sie das?

Ja. Wir haben mit dem Automatisierungsservice umgestellt auf die drei- oder vierstelligen Buchungsschlüssel, um der KI die Möglichkeit zu geben, die differenzierten Umsatzsteuersachverhalte zu lernen. Das können die zweistelligen Umsatzsteuerschlüssel nicht, erst die dreistelligen geben diese Informationen mit. Ich würde auch empfehlen, das zu tun. Wenn man den Automatisierungsservice nutzt, dann bitte auch drei- oder vierstellige Umsatzsteuerschlüssel.

Um die KI anzulernen?

Genau. Ich war bei DATEV-Veranstaltungen als Referent dabei. Da habe ich auch mit den Kollegen gesprochen, die den Automatisierungsservice technisch vorstellen. Die sagen, die drei- beziehungsweise vierstelligen Umsatzsteuerschlüssel gibt es genau aus diesem Grund: Damit die KI die Steuersachverhalte lernt, auch alle neuen.

Gehen wir einen Schritt zurück zur künstlichen Intelligenz. Die muss in der Regel lernen, bevor sie richtig effektiv arbeitet. Haben Sie diese Erfahrung auch gemacht?

Ja, diese Erfahrung haben wir auch gemacht. Wir nutzen inzwischen auch den  den Automatisierungsservice Bank, da sieht man auch wieder diese Lernkurve: im ersten Monat läuft es an und im dritten, vierten Monat hatte ich mithilfe der KI schon eine Trefferquote von bis zu 95 Prozent. Man muss der Technik auch eine Chance geben – und natürlich in das Rechenzentrum sichern. Das ist sehr wichtig, sonst lernt nämlich die KI nichts.

Kontrollieren Sie, ob Sie durch die Automatisierung Zeit einsparen?

Ja, natürlich, mit Hilfe des Mandantenanalysetools von DATEV. Wir haben beispielsweise einen Buchführungsfall, der ist von vier Tagen Bearbeitungszeit pro Monat runter auf einen Tag.

Nur durch die Automatisierungsservices?

Nein, das waren nicht nur die beiden Automatisierungsservices, sondern auch anderen Maßnahmen wie der Einsatz der Lerndatei, das Einspielen von Belegen über Unternehmen online und so weiter – was DATEV halt so anbietet.

Abgesehen von der Zeitersparnis, was hat Ihnen die Automatisierung unter dem Strich gebracht?

Die Zeitersparnis spielt schon eine große Rolle. Dadurch konnten wir in anderen Bereichen, in denen ich die automatische Unterstützung nicht habe, die Arbeitszeit besser einsetzen. Und wir konnten eine höhere Qualität in der Buchführung schaffen, weil wir uns viel intensiver damit beschäftigen können. Wir haben mehr Zeit für Schulungen für die Mitarbeiter, speziell zur Digitalisierung, und wir konnten den Termindruck minimieren und sogar noch weitere Aufträge im Bereich der Fibu annehmen.

Würden Sie sagen, der Automatisierungsservice Rechnungen ist bei Ihnen ausgereizt oder sehen Sie noch Optimierungspotenzial?

Wir haben den momentan weitestgehend ausgereizt, weil wir ihn bei allen Buchhaltungsbeständen bestellt haben, bei denen es ging.

Bei wie vielen Ihrer Bestände setzen Sie den Automatisierungsservice ein?

Wir haben gut dreihundert Buchführungsbestände. Bei etwa einem Drittel setzen wir den Automatisierungsservice ein.

Warum nicht bei den anderen Beständen?

Entweder liegt es am Bestand, mit dem die Automatisierung noch nicht zurechtkommt oder ich brauche den Automatisierungsservice nicht, weil die Ausgangsrechnungen über Schnittstellen eingespielt werden. Das ist beispielsweise bei Onlineshops der Fall. Da würde ich nie den Automatisierungsservice bestellen. Hier als Tipp: Schnittstelle geht vor Automatisierungsservice.

Gibt es Features, die Sie sich noch wünschen würden?

Features nicht, aber ich wünsche mir, dass die Automatisierung auch bei weiteren Beständen funktioniert, bei Beständen mit Ärzte-Kontenrahmen beispielsweise oder bei Beständen, die über DATEV Unternehmen online erweitert laufen.

Können Sie Ihren Berufskollegen Tipps für die Einführung des Automatisierungsservice Rechnungen mitgeben?

Man sollte sich mithilfe der von DATEV zur Verfügung gestellten Hilfedokumente die Bestände angucken und dann gezielt die geeigneten Buchführungen umstellen. Man sollte sich nicht von Mitarbeitern sagen lassen, dass das nicht funktioniert. Und man braucht ein regelmäßiges Controlling, denn es bringt nichts, den Automatisierungsservice zu bestellen, wenn die Mitarbeiter ihn nicht nutzen, sondern letztendlich alles analog buchen.

Ihr Fazit?

Ich würde es wieder machen.